Ga in je RoomRaccoon-account naar de module **Documenten** **&gt; Instellingen**

Klik onder het document dat je wilt instellen op + Nieuw document toevoegen.

In dit voorbeeld gebruiken we het **voor aankomst document**.

In het **naamveld** kun je de naam van het document toevoegen, die ook de onderwerpregel van de e-mail wordt.

We raden je aan om de **automatische** templates te gebruiken.\
Als je een eigen document wilt toevoegen met je eigen html kun je dit in deze dropdown selecteren, maar houd er rekening mee dat we geen support kunnen geven op een eigen template.

Automatische template
Eigen template opmaken

Onze automatische templates zijn geoptimaliseerd voor het verzenden van alle reserveringsgegevens die we uit de reservering halen. Wanneer een eigen template wordt gebruikt, kunnen we het formaat waarin het document wordt verzonden niet controleren of garanderen.

Als je een uniek document wilt maken voor je verschillende kamercategorieën, kun je dat doen met deze dropdown.

Voor elke kamer
Kies categorieën en/of kamers

Als je aangepaste inhoud aan de automatische template wilt toevoegen, doe dat dan in het tekstvak.

Gebruik replace tags om documenten te personaliseren.

**Wat is een replace tag?** De waarde in de tag wordt vervangen door de informatie die gasten en boekers hebben ingevuld. Als je bijvoorbeeld: %guest_firstname% gebruikt, verschijnt de naam van de gast in de verstuurde e-mail.

De beschikbare replace tags die je in het document kunt gebruiken vind je in de tabel aan de rechterkant van het scherm.

Houd er rekening mee dat als de informatie in de replace tag niet beschikbaar is in de reservering, deze leeg wordt gelaten. Bijvoorbeeld: als de replace tag %guest_firstname% wordt gebruikt in je template, maar de gast heeft deze informatie niet ingevuld, dan worden er geen gegevens getoond in de e-mail.

Vergeet niet om  te “OPSLAAN” als je klaar bent met het instellen van het document.

De afbeelding in het document is altijd de eerste foto die in **mijn categorieën** is geüpload.**

Om een extra afbeelding aan je document toe te voegen, sleep je deze gewoon naar het tekstveld of kopieer/plak je de afbeelding.

Zorg ervoor dat je je documenten instelt in alle talen waarin je met je gasten wilt communiceren.

Om documenten in andere talen in te stellen, ga je naar **Documenten &gt; Instellingen** en klik je op de verschillende taaltabbladen. Voor elk document moet je hetzelfde proces doorlopen.

DOCUMENT
NL
DE
EN
ES
FR
HR
IT
PT
NO
SE
US
BOEKINGSBEVESTIGING
Buchungsbestätigung
ANNULERINGSBEVESTIGING
Bestätigung der Stornierung
BOEKINGSBEVESTIGING TERUGKERENDE GASTEN
Er is nog geen document aangemaakt voor dit type  Nieuw document toevoegen
BOEKINGSBEVESTIGING OTA (BOOKING.COM, EXPEDIA, ENZ.)
Er is nog geen document aangemaakt voor dit type  Nieuw document toevoegen
VOORSTEL
Er is nog geen document aangemaakt voor dit type  Nieuw document toevoegen
VOOR AANKOMST
Er is nog geen document aangemaakt voor dit type  Nieuw document toevoegen
NA VERTREK
Er is nog geen document aangemaakt voor dit type  Nieuw document toevoegen
BETAALVERZOEK
Er is nog geen document aangemaakt voor dit type  Nieuw document toevoegen
BETALINGSBEVESTIGING 
Er is nog geen document aangemaakt voor dit type  Nieuw document toevoegen
BEVESTIGING ONLINE CHECK-IN
Er is nog geen document aangemaakt voor dit type  Nieuw document toevoegen
REGISTRATIEFORMULIER
Meldeschein
FACTUUR E-MAIL
Er is nog geen document aangemaakt voor dit type  Nieuw document toevoegen
ONLINE CHECK-OUT
Online auschecken
ONLINE CHECK-OUT BEVESTIGING
Vielen Dank für Ihren Besuch
FACTUUROVERZICHT
Er is nog geen document aangemaakt voor dit type  Nieuw document toevoegen
LINK KAMERTOEWIJZING
Er is nog geen document aangemaakt voor dit type  Nieuw document toevoegen
OVERIGE DOCUMENTEN
Er is nog geen document aangemaakt voor dit type  Nieuw document toevoegen
BOEKINGSBEVESTIGING
Reservation confirmation
ANNULERINGSBEVESTIGING
Booking cancellation
BOEKINGSBEVESTIGING TERUGKERENDE GASTEN
Er is nog geen document aangemaakt voor dit type  Nieuw document toevoegen
BOEKINGSBEVESTIGING OTA (BOOKING.COM, EXPEDIA, ENZ.)
Er is nog geen document aangemaakt voor dit type  Nieuw document toevoegen
VOORSTEL
Er is nog geen document aangemaakt voor dit type  Nieuw document toevoegen
VOOR AANKOMST
Check in Online for your stay at the Golden Oldie
NA VERTREK
Er is nog geen document aangemaakt voor dit type  Nieuw document toevoegen
BETAALVERZOEK
Payment Request Hotel Golden Oldie
BETALINGSBE

Om de dag aan te passen waarop de documenten voor aankomst en na vertrek worden verzonden, ga je naar **Instellingen &gt;** scroll naar beneden naar de **e-mail** sectie.

Je kunt het aantal dagen hier veranderen.

Hetzelfde geldt voor de na vertrek mails.

De fallback taal kan hier ook worden aangepast.

Roomraccoon

Deze handleiding biedt stapsgewijze instructies voor het instellen van documenten in een RoomRaccoon-account. Het behandelt het maken en aanpassen van documenten, het gebruik van replace tags voor personalisatie, het toevoegen van afbeeldingen en het instellen van documenten in meerdere talen. Iedereen die effectief met gasten wil communiceren en hun documenten wil aanpassen, zou deze handleiding moeten bekijken.