CHINESE 專區管理員：如何更新分會名冊、產生發票與代表專區繳交會費。

本指引對於尋求有效管理分會名冊、更新會員和幹部資訊以及處理發票和繳納會費的專區管理員來說，至關重要。指引提供了逐步說明來簡化這些流程，確保在產生發票之前會員記錄的準確性。透過遵循該指引，管理員可以避免處理延遲，提高營運效率並維護組織完整性。如需任何額外的支持，還提供直接聯絡資訊。

Grace Miller
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Salesforce

**專區管理員：使用者入門** 1. 更新分會名冊：終止會員、新增會員並更新會員聯絡資訊。請記住，每位會員都必須有一個有效的個人電子郵件信箱。 2. 更新分會幹部：根據需要編輯現有的領導隸屬關係，並添加新的分會幹部。 3. 審查並驗證每個分會名冊：**在產生發票之前，請確認您的名冊準確無誤。** 4. [產生發票並選擇付款方式。如果透過電匯或支票付款，請確認將備份檔案透過電子郵件傳送至siahq@soroptimist.org](mailto:%E7%94%A2%E7%94%9F%E7%99%BC%E7%A5%A8%E4%B8%A6%E9%81%B8%E6%93%87%E4%BB%98%E6%AC%BE%E6%96%B9%E5%BC%8F%E3%80%82%E5%A6%82%E6%9E%9C%E9%80%8F%E9%81%8E%E9%9B%BB%E5%8C%AF%E6%88%96%E6%94%AF%E7%A5%A8%E4%BB%98%E6%AC%BE%EF%BC%8C%E8%AB%8B%E7%A2%BA%E8%AA%8D%E5%B0%87%E5%82%99%E4%BB%BD%E6%AA%94%E6%A1%88%E9%80%8F%E9%81%8E%E9%9B%BB%E5%AD%90%E9%83%B5%E4%BB%B6%E5%82%B3%E9%80%81%E8%87%B3siahq@soroptimist.org) 和 [wires@soroptimist.org](mailto:wires@soroptimist.org)以避免處理延遲。 **需要支援嗎**？聯絡我們： [siahq@soroptimist.org](mailto:siahq@soroptimist.org)。

登入與設定語言首選項

瀏覽<https://soroptimistinternationaloftheameri.my.site.com/s/>

Click "Language Settings"

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專區個人檔案導覽

Click "Affiliated Contacts (1)"

Click "Clubs (5)"

Click "Invoice Generated?"

按分會篩選名單

Click here.

若要重設領導者和會員表的檢視以查看該專區的所有領導者和會員，請按一下每個表內的圓形箭頭按鈕。

如何終止會員

Click "Edit"

Click "Terminated"

輸入其會籍終止的結束日期。

Click here.

新增會員

在此範例中，我們將示範如何從「專區設定檔」頁面新增會員。按一下「新會員」按鈕。

Click "Next"

按一下「建立新會員」

Click the "Personal Email" field.

按一下「新增會員」

按一下「建立新會員」可繼續新增多個新會員。

按一下「提交與確認日期」

按一下這裡。

輸入「會籍開始日期」

點選「提交與繳會費」

按一下「完成」

添加分會幹部或領導

按一下「新增分會幹部按鈕」

選擇您想要指派角色的會員，在本例中為「Junko-日本分會-01 測試」

將其狀態設為「目前」。

輸入分會領導職位，在此範例中為「分會財務長」。

輸入他們開始擔任領導職務的開始日期，然後按一下「下一步」。

按一下「完成」

如何從專區設定檔頁面產成分會發票

**重要提醒！**在產生發票之前，請確認您的名冊準確無誤。 **Japanese:**\ **警告！** 請求書を作成する前に、会員名簿が正確であることを必ず確認してください。 **Korean:**\ **알림!** 인보이스를 생성하기 전에 회원 명단이 정확한지 반드시 확인하세요. **Chinese (Traditional):**\ **提醒！** 在產生發票之前，請務必確認會員名冊資料正確無誤。

確認分會名冊完整且準確後，按一下「**產生發票**」按鈕。

仔細檢查數字是否準確。 *注意：為了符合行動裝置要求，視窗的寬度可能會受到限制。*

如果數字看起來不準確或不正確，請按一下「請求調整」按鈕—一封電子郵件將傳送到 [siahq@soroptimist.org](mailto:siahq@soroptimist.org)

否則，繼續。聚沙成塔資金募集活動將自動計算。

如果您不想在此發票中支付聚沙成塔資金募集，您可以選擇捐款並按一下「刪除」按鈕。

要新增分會捐贈，請按一下「新增捐贈」

選擇「分會捐贈」選項。

輸入金額 (美元) 並按一下「新增」

選擇捐款是否佔「募款活動的 10% 或更多」。

選擇「電匯」選項。

按一下「產生發票」

按一下「下一步」

您做到了！

a cartoon of a red blob with the words you did it

重新整李您的「專區設定檔」頁面，您會注意到年度會費餘額將顯示在列中，並且會有一個勾選標記，表示已代表該分會產生了發票。

您還會注意到，專區未結餘額總額將會發生變化，顯示年度會費的未結餘額以及您添加到每個分會發票中的任何可選捐款 (包括聚沙成塔資金募集、分會捐贈、SI 基金會等)

**實用小提示！**產生每個分會的發票後，請查看「專區未結餘額當年會費」欄位，以了解電匯的總金額！

**重要提醒！**請記得在電匯付款時向我們傳送備份檔案。將備份文件傳送至 [siahq@soroptimist.org](mailto:siahq@soroptimist.org)和 [wires@soroptimist.org](mailto:wires@soroptimist.org)

非常感謝！

the words `` thank you '' are surrounded by watercolor hearts .

如何重新傳送付款收據

重要提醒！一旦我們在系統中處理了您的電匯，您將收到付款收據。請耐心等待我們的處理時間，因為每年的這個時候我們都非常忙碌！處理完成後，如果您找不到付款收據，請按照以下步驟操作。

按一下分會名稱，本例為「測試日本分會-05」

按一下「未結會費」連接，在本例中為：「測試日本分會-05 分會會費 07/01/2025 年度會費」

按一下「產生付款收據」

按一下「關閉」

若要查看所有「機會」或交易，請再次按一下分會名稱，在此範例中：「測試日本分會-05」

按一下「查看所有機會」

如何更正先前產生的發票

重要提醒！此範例假設您尚未發送電匯付款，因為發票仍在進行中。

我們假裝忘記在這個分會增加一名會員。我們需要更正我們的名冊並產生新的發票。

按一下產生發票按鈕。

這裡，它告訴我們，我們已經有一張今年分會的未結發票……我們將刪除未結發票並重新開始！

按一下「刪除未結發票」

按一下此圖示。

重新整理頁面。

注意分會年度會費餘額總額的變動以及專區未結餘額總額的變動。

調整您的名冊。在這個例子中，我假裝我需要新增一個新會員，然後才能產生更新的會費發票。

按一下「否，他們是新會員。」

按一下「下一步」

按一下「建立新會員」

按一下「新增會員」

按一下「提交與確認日期」

點選「提交與繳會費」

按一下「完成」

我已成功更新我的名冊。我現在準備為這個分會產生一張新發票。

按一下「產生發票」按鈕。

再次檢查您的數字和總數。

聚沙成塔資金募集活動是自動計算的；但是，如有必要，您可以按一下此處選擇並刪除它們。

按一下「新增捐贈」可將可選的分會捐贈新增至此發票。

選擇「分會捐贈」選項。

輸入金額 (美元)

按一下「新增」

標明此金額是否代表「10% 或更多的籌款努力」

如果透過電匯付款，請選擇付款方式下的「電匯」選項。

按一下「產生發票」

按一下「下一步」

重新整理「專區設定檔」頁面，並注意年度會費餘額如何反映正確的會費金額。

分會會費金額也將新增到專區餘額總額中。

遇到問題？請寄送電子郵件至 [siahq@soroptimist.org](mailto:siahq@soroptimist.org)。

a woman in a yellow jacket is sitting on a couch and applauding .

如何匯出專區名冊

按一下「開啟報告以匯出名冊」

您可以根據需要按列標題進行排序，在此範例中，我按分會名稱進行排序。

您可以看到誰擔任哪些領導職務。

並可以直接存取他們的聯絡電子郵件信箱。

要列印此名冊，您首先需要匯出到 Excel。按一下「匯出」

您可以選擇格式化報告或僅詳細資訊報告，它看起來像傳統的 Excel 或 CSV 表。

按一下「匯出」

有關從 Excel 列印的更多提示，請造問 [Microsoft 支援中心：列印工作表或工作簿。](https://support.microsoft.com/en-us/office/print-a-sheet-or-workbook-0f104967-ebce-406f-9c37-d3ab0dc02137)

CHINESE 專區管理員：如何更新分會名冊、產生發票與代表專區繳交會費。

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若要重設領導者和會員表的檢視以查看該專區的所有領導者和會員，請按一下每個表內的圓形箭頭按鈕。

如何終止會員

Click "Edit"

Click "Terminated"

輸入其會籍終止的結束日期。

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新增會員

在此範例中，我們將示範如何從「專區設定檔」頁面新增會員。按一下「新會員」按鈕。

Click "Next"

按一下「建立新會員」

Click the "Personal Email" field.

按一下「新增會員」

按一下「建立新會員」可繼續新增多個新會員。

按一下「提交與確認日期」

按一下這裡。

輸入「會籍開始日期」

點選「提交與繳會費」

按一下「完成」

添加分會幹部或領導

按一下「新增分會幹部按鈕」

選擇您想要指派角色的會員，在本例中為「Junko-日本分會-01 測試」

將其狀態設為「目前」。

輸入分會領導職位，在此範例中為「分會財務長」。

輸入他們開始擔任領導職務的開始日期，然後按一下「下一步」。

按一下「完成」

如何從專區設定檔頁面產成分會發票

確認分會名冊完整且準確後，按一下「**產生發票**」按鈕。

仔細檢查數字是否準確。 *注意：為了符合行動裝置要求，視窗的寬度可能會受到限制。*

如果數字看起來不準確或不正確，請按一下「請求調整」按鈕—一封電子郵件將傳送到 [siahq@soroptimist.org](mailto:siahq@soroptimist.org)

否則，繼續。聚沙成塔資金募集活動將自動計算。

如果您不想在此發票中支付聚沙成塔資金募集，您可以選擇捐款並按一下「刪除」按鈕。

要新增分會捐贈，請按一下「新增捐贈」

選擇「分會捐贈」選項。

輸入金額 (美元) 並按一下「新增」

選擇捐款是否佔「募款活動的 10% 或更多」。

選擇「電匯」選項。

按一下「產生發票」

按一下「下一步」

您做到了！

重新整李您的「專區設定檔」頁面，您會注意到年度會費餘額將顯示在列中，並且會有一個勾選標記，表示已代表該分會產生了發票。

**實用小提示！**產生每個分會的發票後，請查看「專區未結餘額當年會費」欄位，以了解電匯的總金額！

非常感謝！

如何重新傳送付款收據

按一下分會名稱，本例為「測試日本分會-05」

按一下「未結會費」連接，在本例中為：「測試日本分會-05 分會會費 07/01/2025 年度會費」

按一下「產生付款收據」

按一下「關閉」

若要查看所有「機會」或交易，請再次按一下分會名稱，在此範例中：「測試日本分會-05」

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如何更正先前產生的發票

重要提醒！此範例假設您尚未發送電匯付款，因為發票仍在進行中。

我們假裝忘記在這個分會增加一名會員。我們需要更正我們的名冊並產生新的發票。

按一下產生發票按鈕。

這裡，它告訴我們，我們已經有一張今年分會的未結發票……我們將刪除未結發票並重新開始！

按一下「刪除未結發票」

按一下此圖示。

重新整理頁面。

注意分會年度會費餘額總額的變動以及專區未結餘額總額的變動。

調整您的名冊。在這個例子中，我假裝我需要新增一個新會員，然後才能產生更新的會費發票。

按一下「否，他們是新會員。」

按一下「下一步」

按一下「建立新會員」

按一下「新增會員」

按一下「提交與確認日期」

點選「提交與繳會費」

按一下「完成」

我已成功更新我的名冊。我現在準備為這個分會產生一張新發票。

按一下「產生發票」按鈕。

再次檢查您的數字和總數。

聚沙成塔資金募集活動是自動計算的；但是，如有必要，您可以按一下此處選擇並刪除它們。

按一下「新增捐贈」可將可選的分會捐贈新增至此發票。

選擇「分會捐贈」選項。

輸入金額 (美元)

按一下「新增」

標明此金額是否代表「10% 或更多的籌款努力」

如果透過電匯付款，請選擇付款方式下的「電匯」選項。

按一下「產生發票」

按一下「下一步」

重新整理「專區設定檔」頁面，並注意年度會費餘額如何反映正確的會費金額。

分會會費金額也將新增到專區餘額總額中。

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如何匯出專區名冊

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您可以根據需要按列標題進行排序，在此範例中，我按分會名稱進行排序。

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並可以直接存取他們的聯絡電子郵件信箱。

要列印此名冊，您首先需要匯出到 Excel。按一下「匯出」

您可以選擇格式化報告或僅詳細資訊報告，它看起來像傳統的 Excel 或 CSV 表。

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