Crearea și gestionarea sarcinilor

În această secțiune se învață cum se pot crea, gestiona și urmări sarcini în Syntax Flow. Se pot adăuga sarcini noi, se pot seta responsabilități, termene și recurențe, se pot organiza activitățile pe proiecte și etichete, iar colaborarea se poate face prin sub-sarcini, comentarii și fișiere atașate.

Syntax Flow
30 steps
4 minutes

Selectarea companiei Se poate selecta compania în cadrul căreia se dorește crearea sarcinii. Alegerea corectă a firmei este importantă pentru ca activitatea să fie asociată direct cu documentele, proiectele și responsabilitățile acelui client. În acest mod, toate sarcinile rămân organizate și se pot urmări separat pentru fiecare companie.

Click "Sarcini" După ce compania este selectată, se poate accesa pagina *Sarcini* din meniul principal. Această secțiune reprezintă punctul central unde se pot vizualiza, adăuga, edita și organiza toate activitățile legate de companie.

„Crearea de sarcini noi

Prin apăsarea butonului „Creează Sarcină”, se deschide formularul dedicat configurării activității. Acesta este primul pas în definirea clară a responsabilităților.

Completarea detaliilor sarcinii În formular se pot introduce numele și descrierea sarcinii. Un titlu clar și o descriere detaliată ajută echipa să înțeleagă scopul activității și să evite confuziile.

Sarcina se poate încadra într-un proiect specific. Astfel, activitățile sunt grupate pe obiective mari, iar progresul echipei devine mai ușor de urmărit.

Definirea tipului de sarcină Se poate selecta tipul de activitate (de exemplu: contabilitate, declarații fiscale, administrativ). Această clasificare este utilă pentru raportări, statistici și filtrarea mai rapidă a sarcinilor.

Atribuirea responsabilului Sarcina se poate atribui unui membru al echipei. În acest mod, devine clar cine are responsabilitatea rezolvării și se evită situațiile în care sarcina rămâne nealocată.

Configurarea recurenței Dacă activitatea se repetă periodic (ex. declarație lunară), se poate seta frecvența de repetare. Această funcționalitate elimină necesitatea de a recrea manual aceeași sarcină la fiecare interval.

Stabilirea perioadei de execuție Se poate alege perioada de desfășurare a activității. Termenele limită clare ajută la prioritizarea muncii și la respectarea deadline-urilor.

Opțiuni pentru zile nelucrătoare Pentru sarcinile recurente, se poate configura dacă acestea trebuie să țină cont de weekenduri și zile libere.

După completarea formularului, prin apăsarea butonului „Adaugă sarcină”, activitatea este salvată și afișată în lista de sarcini a companiei.

Editarea sarcinilor existente:

Redeschiderea sarcinii pentru modificări O sarcină deja creată se poate redeschide în orice moment. Se pot adăuga fișiere noi, se pot modifica termenele sau se poate schimba persoana responsabilă.

Crearea de sub-sarcini Activitățile complexe se pot împărți în pași mai mici prin sub-sarcini. Această metodă permite o urmărire mai detaliată a progresului și ajută la o organizare mai clară.

**Adăugarea unei sub-sarcini noi** Prin opțiunea „Adaugă sub-sarcină”, se poate introduce o activitate secundară, dependentă de sarcina principală.

Marcarea sub-sarcinilor finalizate Odată finalizată o sub-sarcină, aceasta se poate bifa ca rezolvată. Sistemul o mută automat la finalul listei, pentru a evidenția ce mai rămâne de făcut.

Colaborare și comunicare

Adăugarea de comentarii la sarcini La fiecare sarcină se pot adăuga comentarii. Astfel, toate clarificările rămân în același loc, evitând pierderea informațiilor.

Prin funcția „Adaugă un comentariu nou”, se poate introduce un mesaj legat de sarcină. Acesta devine vizibil pentru întreaga echipă implicată.

Atașarea de fișiere la comentarii Comentariile pot avea fișiere atașate (documente, rapoarte, imagini).

După redactare, comentariul se poate publica pentru a fi vizibil imediat celorlalți membri ai echipei.

Editarea sau ștergerea comentariilor Comentariile existente se pot edita dacă informația s-a schimbat sau se pot șterge dacă nu mai sunt relevante.

Adăugare de etichete (tags)

Adăugarea de etichete (tags)\ La fiecare sarcină se pot adăuga etichete (tags) care permit o identificare mai rapidă. Aceste etichete funcționează ca marcaje vizuale și ajută la gruparea activităților pe categorii, priorități sau domenii de lucru.

Crearea unei etichete noi\ În cazul în care o etichetă necesară nu există, se poate crea una nouă direct din interfață.

Istoricul sarcinilor

Vizualizarea istoricului\ Prin accesarea secțiunii dedicate, se poate consulta istoricul unei sarcini. Aici se pot vedea toate activitățile și modificările efectuate (creare, editări, schimbarea responsabilului, comentarii adăugate).

Time Tracking

Urmărirea timpului alocat Pentru fiecare sarcină, se poate urmări separat timpul petrecut. Acest timp este înregistrat automat și poate fi consultat atât din fereastra sarcinii, cât și din rapoartele generale.

Operațiuni suplimentare:

Acțiuni rapide asupra sarcinilor Pentru fiecare sarcină, se pot face acțiuni suplimentare: partajare, deschidere într-o fereastră separată, copiere sau ștergere.

Filtre, sortare și sarcini inactive

**Activarea vizualizării sarcinilor inactive**\ Prin bifarea unei opțiuni dedicate, se pot afișa și sarcinile inactive, pentru a avea o imagine completă asupra tuturor activităților.

Căutarea sarcinilor inactive\ În bara de titlu se pot căuta direct sarcinile inactive, ceea ce permite identificarea rapidă a acestora atunci când este nevoie.

Configurarea filtrelor\ Prin opțiunile de filtrare și sortare, sarcinile pot fi grupate după proiect, tip, termen, responsabil sau stare.

Prin câmpul „Caută sarcini” se pot localiza rapid activitățile după cuvinte cheie, fără a fi nevoie de parcurgerea manuală a listelor.

Modificarea stării sarcinilor

Schimbarea stării Orice sarcină poate fi mutată cu ușurință dintr-o stare în alta (ex. *De făcut*, *În desfășurare*, *Finalizat*).