So erstellst und exportierst du Vorlagen für Schülerdaten

Erfahre, wie du Schülerdatenexporte mit eigenen Vorlagen schneller und einfacher erstellst. Diese Anleitung zeigt dir, wie du Vorlagen einrichtest, für Exporte verwendest und die fertigen Datenpakete herunterlädst.

Knowledge Team
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Fotograf

Navigation in deinem Auftrag

Klicke anschließend auf den Reiter **Personen.**

Dort, klicke auf "**Schülerdatenexport**"

Die Vorlagen-Einstellungen

Im **Export erstellen** Dropdown, klicke auf "**Vorlagen verwenden**"

Klappe die Option **Angepasste Vorlage** auf. Diese wird von den meisten Fotografen für Schülerausweisexporte oder andere Zwecke verwendet.

In der Vorlage sind bereits **640 × 800 px als Bildgröße, Zuschnitt aus der Mitte und JPEG als Dateiformat** ausgewählt. Die Bilder werden **ohne Hintergrund und ohne CSV-Datei in einem gemeinsamen Ordner** exportiert.

Bei der **PSPA Vorlage** handelt es sich um ein Format, dass für Jahrbuchexporte verwendet wird. In der PSPA-Vorlage sind 640 × 800 px als Bildgröße, Zuschnitt aus der Mitte und JPEG als Dateiformat ausgewählt. Die CSV-Datei wird mit exportiert und die Fotos werden nach Album in Ordnern organisiert.

Wir kopieren nun die **Angepasste Vorlage** und passen sie an, um eine neue Vorlage zu erstellen. Du kannst bis zu **10 eigene Vorlagen** erstellen. Durch das Kopieren übernimmst du bestehende Einstellungen und sparst Zeit bei der Einrichtung. Klicke auf das "Kopieren"-Symbol neben der angepassten Vorlage.

Unter **Eigene Vorlagen** erscheint nun die neu erstellte Vorlage. Klicke auf das **Stiftsymbol**, um die Vorlage zu bearbeiten und die gespeicherten Einstellungen anzupassen.

Hier kannst du die Einstellungen der Vorlage anpassen, darunter **Dateigröße, Bildzuschnitt, Dateiformat und ob ein Hintergrund verwendet werden soll**. Außerdem kannst du festlegen, **welche Daten in der CSV-Datei enthalten sind und wie die Spalten benannt und angeordnet werden**. Klicke anschließend auf **Weiter**.

Überprüfe anschließend, ob die Vorlageneinstellungen deinen Anforderungen entsprechen: - Dateiname und Dateinamenstruktur - Daten, die du exportieren möchtest - Ob eine CSV-Datei eingebunden werden soll

Klicke dann auf "Weiter".

Auf der nächsten Seite siehst du eine **Übersicht über deine gespeicherten Vorlageneinstellungen**. Hier kannst du noch einmal alle Einstellungen prüfen. Wenn alles passt, kannst du die Vorlage umbenennen, damit du sie künftig schneller zuordnen kannst.

Klicke anschließend auf "Änderungen speichern", um deine Vorlage zu speichern.

Du siehst anschließend eine Erfolgsmitteilung und kannst über den Button "Zurück zur Übersicht" auf die Schülerdatenexport-Seite zurückkehren.

Nun schauen wir uns an, wie du eine bestehende Vorlage für einen Export nutzt und dabei Zeit sparst. Wähle unter **Export erstellen** im Dropdown-Menü **Vorlagen verwenden** aus.

Wähle deine erstellte Vorlage aus.

Klicke dann auf **Export generieren,**

Der Schülerdatenexport mit einer Vorlage

Wähle aus, wie der Export gefiltert werden soll: Nach Gruppen, Lehrern oder Alben.

Wenn du deine Auswahl getroffen hast, klicke auf **Weiter**.

Im nächsten Schritt kannst du noch einmal **alle Einstellungen überprüfen** und einen **Namen für den Export festlegen**. Wähle einen aussagekräftigen Namen, damit du den Export später schnell wiederfindest und zuordnen kannst. Klicke dann auf **Export erstellen.**

Der Export wird nun erstellt. Über den Button in der Bestätigung kannst du direkt zur Seite „Schülerdatenexport“ zurückkehren.

Die Export-Datei

Sobald der Export generiert wurde, kannst du ihn auf der **Schülerdatenexport-Übersichtsseite** unter **Aktionen > Paket herunterladen** herunterladen.