Installer l'application et saisir les notes de frais des mandants

Comment l'application fonctionne pour les fiduciaires, y compris le choix de l'utilisateur mandant.

Mike Schälchli
26 steps
11 minutes

Rendez-vous sur www.expensly.ch

Faites défiler jusqu'à "Lösung" (Solution) et choisissez le lien App Store ou Google Play Store

Dans l'App Store, touchez le bouton d'installation

Dans le Google Play Store, touchez le bouton d'installation

Connectez-vous avec votre e-mail et votre mot de passe. Pas encore de compte ? "Registrieren" (S'inscrire) ouvre l'inscription sur web.expensly.ch.

Première connexion après une invitation : connectez-vous avec le mot de passe temporaire reçu par e-mail, puis saisissez votre prénom, votre nom et un nouveau mot de passe (12 caractères min., majuscule et minuscule, chiffre, caractère spécial) et touchez "Passwort ändern" (Modifier le mot de passe).

Expensly se charge. Au premier démarrage, l'application demande l'autorisation d'envoyer des notifications push, au premier scan l'accès à l'appareil photo. Autorisez les deux.

**Uniquement avec remboursement :** si votre entreprise rembourse les frais via Expensly, l'écran "Rückvergütung Zahlungsangaben" (Coordonnées de paiement pour le remboursement) apparaît une seule fois. Saisissez votre IBAN et votre adresse, puis touchez "Speichern" (Enregistrer). Sans ces informations, aucun remboursement ne peut être déclenché.

**Uniquement si ce message apparaît :** "Zahlungsdetails aktualisieren" (Mettre à jour les informations de paiement) signifie que la période d'essai ou l'abonnement de l'organisation a expiré. Le responsable de l'organisation doit saisir les informations de paiement sur web.expensly.ch.

En tant que fiduciaire, vous sélectionnez d'abord l'utilisateur du mandant dont vous saisissez les dépenses : touchez le cercle en haut à droite.

Touchez ensuite le bouton "Alle Benutzer" (Tous les utilisateurs)

Sélectionnez l'utilisateur au nom duquel les dépenses doivent être saisies. Le menu affiche ensuite le nom de l'utilisateur au lieu de "Alle Benutzer". Si vous touchez un type de dépense sans avoir choisi d'utilisateur, "Bitte wähle zuerst einen Benutzer aus." (Veuillez d'abord sélectionner un utilisateur) apparaît.

Sous "Ausgabe erfassen" (Saisir une dépense), touchez le type de dépense correspondant.

Dans la boîte de dialogue "Beleg erfassen" (Saisir un justificatif), choisissez "Dokument scannen" (scanner avec l'appareil photo), "Aus Dateien wählen" (choisir dans les fichiers, PDF ou image) ou "Aus Galerie wählen" (choisir dans la galerie photo).

Posez le justificatif sur une surface contrastée. Le scanner le détecte automatiquement (cadre bleu) et le capture, sinon touchez le déclencheur.

La page capturée apparaît en bas à gauche. Justificatifs de plusieurs pages : scannez les pages suivantes, elles sont réunies en un seul PDF. Touchez la coche en haut à droite pour terminer.

Vérifiez ou modifiez le type de dépense (déjà présélectionné). Si votre entreprise utilise des références, choisissez-en une sous "Referenz (Kunde, Ort, etc.)".

Saisissez une description (obligatoire, 80 caractères max.) et touchez "Weiter" (Suivant). Le message "Transaktion wird analysiert" (La transaction est en cours d'analyse) s'affiche pendant la lecture du justificatif.

Vérifiez que la date, le montant total et le taux de TVA ont été lus correctement.

Le montant et la devise peuvent être modifiés ici

**Uniquement avec la méthode effective :** le taux de TVA peut être modifié ici. Le champ est masqué si votre entreprise applique la méthode des taux de la dette fiscale nette (Saldosteuersatz).

**Facultatif, second taux de TVA :** touchez "Steuersatz hinzufügen" (Ajouter un taux de TVA) pour ajouter un second taux (p. ex. hôtel avec petit-déjeuner).

**Uniquement avec deux taux de TVA :** le second taux peut au besoin être modifié dans la liste déroulante, deux taux de TVA au maximum par justificatif.

**Uniquement avec deux taux de TVA :** saisissez le montant du premier taux, le second est calculé automatiquement. La somme doit correspondre au montant total.

Pour terminer la saisie, touchez le bouton "Erfassen" (Saisir)

Si tout a fonctionné, le message "Transaktion wurde verbucht" (Transaction comptabilisée) apparaît. Vous retrouvez aussi vos transactions sur web.expensly.ch. Plus de détails dans le guide «Connexion web et fonctions pour les fiduciaires».

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Comment l'application fonctionne pour les fiduciaires, y compris le choix de l'utilisateur mandant.

Mike Schälchli
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