Tips & tricks nr. 84 Har vi styr på kontingentet?

Det meste af tiden kører kontingentopkrævningerne automatisk i Medlemsservice, men det er alligevel vigtigt at følge op engang imellem. I denne vejledning kan du se, hvordan du får overblik over, om der er styr på kontingentet.

Monica Ingerslev
17 steps
2 minutes

Spejdernet

Kontingentoversigten

Gå til Regnskab > Rapportering > Kontingentoversigt Her kan du se alt vedrørende kontingent.

Nora Nielsen og B HB herunder står begge helt rigtige. Nora er medlem. Hun har en primær kontingentsats, der er en dato for en kommende opkrævning, hun har intet tilgodehavende, hun har betalt i år og hun har en betaler (forælder). B HB er ikke medlem. Han står på listen, fordi han er forældrerepræsentant i bestyrelsen (Det kan man ikke se direkte på denne liste - men det ved kassereren). Han har ikke en kontingentsats.

Aktive medlemmer med restance

Tryk på overskriften "Kontingent-tilgodehavende" to gange.\ Nu bliver listen sorteret, så personer der skylder kontingent står øverst. Vi ser, at Gurli står med et tilgodehavende. Hun er et aktivt medlem, så det må være en fejl, at der ikke er betalt kontingent for hende. Vi trykker ind på hendes navn.

Nu står vi inde på Gurlis stamkort. Vi går til fanen Kontingent & bidrag. Nederst kan vi se listen over fakturaer. Tryk på Åbn faktura ud for den faktura der er ubetalt (Status er Faktureret)

Tryk på Send & print

Fjern fluebenet i Udskriv, medmindre du ønsker at downloade fakturaen som en PDF på din egen pc. Du kan evt. skrive lidt mere tekst i mailen. Tryk på Send.

Der er flere måder at minde folk om at betale kontingent. I Tips & tricks nr. 63 har vi samlet flere eksempler.

Inaktive med restance

Udgangspunktet er kontingent-oversigten. Brug favoritfilteret "Kontingent - Inaktive med restance"

Nu viser listen kun personer, der ikke har et aktivt medlemskab, men som har en kontingentrestance. Hvis I har opgivet at få pengene fra medlemmet, så skal I kreditere kontingentet. Tryk på personens navn.

Vi er nu inde på personens stamkort. Gå til fanen Kontingent & bidrag. Tryk på knappen Stop kontingent

Tag stilling til Åbne fakturaer. Sæt flueben i Kreditér alle åbne fakturaer, hvis I vil kreditere personens skyldige kontingent. Tag stilling til Kommende opkrævninger. Sæt flueben i Annullér kommmende opkrævninger, hvis personen ikke skal opkræves kontingent fremover. Tryk OK

Når et medlem meldes ud, så er det smart, at man tager stilling til kontingentet med det samme. Sørg for, at det er en kasserer eller økonomiassistent, der står for udmeldelsen. Så dukker boksen Stop kontingent op undervejs i udmeldelsesflowet. Se Tips & tricks nr. 7.

Aktive medlemmer uden kontingentkontrakt

Gå til Medlemmer > Funktioner og medlemskaber > Medlemskaber

Brug favorit-filteret "Medlemskaber: Kontingent ikke sat"

Nu viser listen de personer, der har et medlemskab i jeres gruppe/kreds, men ikke bliver opkrævet kontingent via Medlemsservice. Tryk ind på den person, du vil arbejde med ved at trykke på det blå menneske-ikon.

Nu er du inde på personens stamkort. \ Gå til fanen Kontingent & bidrag. Tryk på knappen "Kontingentguide".

Vælg den rigtige kontingentsats i feltet Produkt. Sæt en relevant startdato. Tryk OK.

Nu er du tilbage på personens stamkort. Hvis "Dato for næste fakturering" er overskredet, så sendes kontingentopkrævningen den efterfølgende nat.

Alle medlemmer skal betale minimum 75 kr. i kontingent hvert kalenderår. Læs mere om minimumskontingent i vedtægter/bestemmelser for din organisation.

22/9-26\ Monica Ingerslev