Belegmanagement OP effektiv nutzen und Zeit und Geld sparen

Unsere Anleitung wie Sie das Belegmanagement am effektivsten nutzen können. Vom Erhalt der Rechnung bis zur Bezahlung..

Beeth & Partner
37 steps
5 minutes

Rechnungen an das Belegmanagement weiteleiten, hochladen oder scannen

Klicken Sie im Portal auf den Beleghub.

Klicken Sie auf die Kachel "Eingangsrechnungen" und danach auf "Dateien hier ablegen oder auswählen". Hier können Sie Belege von Ihrem Computer auswählen und hinzufügen. Sie können alternativ auch Rechnungen per E-Mail weiterleiten oder unsere Scan App "Addison Direkt Scan" nutzen. Klicken Sie dafür auf "So funktioniert der Upload per E-Mail ..."

Nutzen Sie die bei **Ihnen angezeigte E-Mail Adresse,** um Rechnungen aus Ihrem E-Mail-Postfach an das Portal weiterzuleiten. Für Papierbelege nutzen Sie unsere Scan App "Addison Direkt Scan" diese können Sie ganz einfach über den abgebildeten QR-Code herunterladen.

Bitte laden Sie nur **PDF-Dateien** hoch. \ Keine Word-Rechnungen oder Zip-Dateien. Diese können nicht verarbeitet werden.

Wenn Sie alle Dokumente hochgeladen haben klicken Sie auf "übermitteln".

Achten Sie beim weiterleiten der E-Mail daran andere PDF-Anhänge wie Widerrufsbelehrungen oder AGB aus der E-Mail zu entfernen. Ansonsten werden auch diese als Rechnung wahrgenommen. Bei Rechnungen die per E-Mail weitergeleitet werden müssen nicht noch zusätzlich im Beleghub auf "übermitteln" klicken.

Lieferanten neu anlegen

Klicken Sie auf "Belegmanagement".

Klicken Sie im Belegmanagement auf "Belege erfassen".

Unsere übermittelte Rechnung ist bereits vorhanden. Der Lieferant ist bisher noch nicht angelegt, deswegen steht bei Kontoname "Differenzen Lieferantenkonten". Klicken Sie auf die Rechnung.

Es öffnet sich auf der rechten Seite die Erfassung.\ Auf der Linken Seite sehen Sie den Beleg und ein Hinweisfeld.

Prüfen Sie die Hinweise und klicken Sie ggf. auf den Kreis, um den Hinweis zu bestätigen.

Der Lieferant ist noch nicht als Kontakt angelegt. Um den Lieferanten anzulegen klicken Sie auf "neuer Kontakt".

Alle Informationen die aus dem Beleg ausgelesen werden konnten werden automatisch hinterlegt. Sie müssen nur den Bereich "Zahlungskonditionen" und "Zuordnung" nachpflegen.

Prüfen Sie bitte:\ \ Zahlungsart: Überweisung oder Lastschrift\ Zahlstatus: Immer "Offen" auswählen\ \ Skontoprozentsatz: Nur wenn Skonto vorhanden\ Skontotage: Nur wenn Skonto vorhanden\ Netto fällig: Nach wie viel Tagen die Rechnung zur Zahlung fällig wird.

Sie können bei einem Lieferanten hinterlegen, dass als Standard immer eine bestimmte Zuordnung vorausgefüllt wird. Das macht Sinn, wenn Sie bei einem Lieferanten immer Ware einkaufen oder z.B. bei Rechnungen von Telekom welche immer Telefonkosten sind.\ \ Beim Buchungstext tragen Sie bitte den Namen vom Lieferanten ein. Klicken anschließend auf "Speichern".

Wenn Sie eine Zuordnung bei einem Lieferanten eingeben, wird dieser zukünftig automatisch bei weiteren Rechnungen vorausgefüllt. Sie können diese aber immer noch ändern.

Der Kontakt wurde angelegt. Der Hinweis ist jetzt erledigt. Die Zuordnung "Wareneingang" wurde aus dem Kontakt übernommen.

vorerfasste Belege prüfen

Bitte prüfen Sie bei jedem Beleg insbesondere die folgenden Felder: 1. Datum 2. Belegnummer 3. Zuordnung 4. Brutto 5. Steuersatz Wenn Sie uns noch eine gesonderte Information zu diesem Beleg geben möchten, nutzen Sie dafür die Funktion "Notiz hinzufügen".

Wenn Sie mit Ihrer Prüfung durch sind klicken Sie auf den Reiter "Zahlungsinformationen".

Prüfen Sie die Zahlungsinformationen auf Richtigkeit. Insbesondere: 1. Zahlungsart 2. Zahlstatus 3. Fälligkeit Setzen Sie anschließend den Haken bei "Zahlungsinformationen speichern" und klicken unten rechts auf "Speichern".

Das Belegmanagement wertet jeden Beleg einzeln aus und füllt die Felder für Sie aus oder holt sich fehlende Informationen aus dem angelegten Kontakt.

Klicken Sie auf "Erfassung".

Setzen Sie im Reiter "Erfassung" bei "Erfassung abgeschlossen" einen Haken und klicken Sie anschließend auf "Speichern".

Fälligkeiten überwachen

Wechseln Sie in den Bereich "Belege bezahlen"

Klicken Sie auf den Reiter "offen".\ \ Hier werden Ihnen jetzt alle offenen Rechnungen angezeigt. Sie können diese nach "Fälligkeit" oder "Skonto bis" sortieren, um immer eine aktuelle Liste mit offenen Rechnungen zu haben.

Die Liste "offen" ist nur mit Rechnungen gefüllt, wenn Sie vorher bei "Belege erfassen" auch die Zahlungsinformationen gespeichert haben. Wenn Zahlungsinformationen in der Erfassung nicht gespeichert oder eine falsche Zahlungsart wie z.B . Lastschrift oder Sonstiges ausgewählt wurde tauchen die Rechnungen in dieser Liste nicht auf!

Rechnungen überweisen

Setzen Sie nun bei allen Rechnungen die Sie überweisen möchten einen Haken und klicken anschließend auf "Für Zahlung vormerken".

Wechseln Sie in den Bereich " Zahlungsvorschlag" hier ist jetzt Ihre vorgemerkte Zahlung. Über "Sammelzahlung für alle erstellen" können Sie die Rechnung überweisen.

Das Programm prüft, ob die Überweisung ausgeführt werden kann. Klicken Sie auf "Zahlungsvorschlag prüfen"

Klicken Sie auf "Bestätigen".

Klicken Sie auf "An Banking" um die Überweisung an das Online Banking zu übergeben.

Wechseln Sie in den Bereich "Zahlungen ausführen". Hier ist Ihre erstellte Überweisung. Klicken Sie diese an.

Hier sehen Sie alle Infomationen im Detail. Übernehmen Sie das gewünschte Ausführungsdatum für die Überweisung aus dem Belegmanagement.

In den Einstellungen kann hinterlegt werden, dass das Ausführungsdatum immer automatisch übernommen wird. Wenn Sie daran Interesse haben, sprechen Sie uns dafür gerne an.

Übernehmen Sie das Ausführungsdatum und klicken auf "ja".

Klicken Sie auf "schließen".

Hier sehen Sie noch einmal alle in dieser Sammelüberweisung vorhandenen Überweisungen. Sie können jede Überweisung jetzt noch ändern. Klicken Sie dafür einfach auf die Überweisung.

Wenn Sie die Zahlung an Ihre Bank übermitteln möchten klicken Sie auf "Zahlung freigeben".

Starten Sie die Zahlungsfreigabe und klicken auf "ja".

Klicken Sie auf "Weiter zu Ihrer Bank".

Der Anmeldeprozess kann bei jeder Bank unterschiedlich sein.

Melden Sie sich mit Ihren Zugangsdaten Ihrer Bank an und klicken Sie auf "Login".

Wählen Sie Ihr TAN-Verfahren aus und klicken Sie auf "Weiter". Je nach TAN-Verfahren müssen Sie eine Nummer eingeben, den Auftrag in Ihrer Banking-App freigeben oder einen QR-Code scannen.

Wenn Sie jetzt zurück in den Bereich "Zahlungen erstellen" gehen sehen Sie, dass die Rechnung vom Bereich "Zahlungsvorschlag" in den Bereich "Bezahlt" verschoben wurde.

Wir empfehlen Ihnen sich an diesen Arbeitsablauf zu halten, damit Sie immer eine aktuelle Liste mit offenen Rechnungen haben und diese fristgerecht überweisen können. Gerne können wir auch gemeinsam ein auf Sie zugeschnittenen Ablaufplan erstellen. Sprechen Sie uns dafür gerne an. Unsere Erfahrungen haben gezeigt, dass Sie am meisten Zeit sparen, wenn Sie alle Rechnungen per Mail erhalten und diese am besten täglich (morgens oder Abends) an das Belegmanagement weiterleiten. Die Bearbeitung/Prüfung der Rechnungen in Smart Connect selbst können Sie je nach Anzahl der Rechnungen alle drei Tage oder einmal die Woche erledigen. Am einfachsten ist es, wenn Sie sich einen festen Tag in der Woche dafür vornehmen. z.B. jeden Montag oder Freitag.