Le Bilan Pédagogique et Financier (BPF) est un rapport obligatoire que tous les organismes de formation doivent remettre à la DREETS. En 2024, la date limite de transmission est fixée au 31 mai 2024. Respecter cette échéance est crucial pour éviter la perte de votre NDA et l'impossibilité de réaliser des formations.
La fonctionnalité de SmartOF vous permet de calculer automatiquement les différentes valeurs demandées, à partir de vos sessions de formation. Les données sont agrégées et calculées automatiquement tout au long de l'année.
Pour plus d'informations sur la manière de remplir votre BPF, consultez notre guide ici : Guide BPF.
ℹ️ Pour l'ensemble des valeurs, nous utilisons les libellés officiels du BPF. Référez-vous au guide ci-dessus ou aux ressources juridiques pour savoir quelles valeurs sélectionner
Pour automatiser au maximum les saisies, il est recommandé de pré-remplir certaines informations dans votre base de données. Ces informations permettront d'initialiser par défaut votre BPF, avec la possibilité de les modifier plus tard si nécessaire.
📌 Si vous ne trouvez pas un des champs présenté ci-dessous, contactez le support SmartOF afin qu’ils les activent pour vous !
Remplissez le champ "Statut BPF par défaut". Lors de l'ajout d'un apprenant à une session, il sera initialisé avec ce statut. Vous pourrez mettre à jour cette valeur dans la fiche de l'apprenant si son statut évolue pour de futures sessions.
Remplissez le champ "Provenance par défaut". Cette valeur sera utilisée pour remplir la section "C" du BPF lorsque vous "Synchroniserez les produits du BPF à partir des factures d'une session". La valeur à sélectionner dépend du type de destinataire.
Remplissez le champ "Statut BPF par défaut". Cette valeur sera préremplie dans la session de formation lors de l'ajout du formateur.
💡 Astuce : Pour gagner en efficacité, vous pouvez modifier ces champs en masse (pour plusieurs formateurs, entreprises ou apprenants).
Paramétrez la configuration "BPF" de vos produits. Il sera toujours possible de modifier ces informations plus tard.
Remplissez deux champs :
La spécialité de formation (1) : SmartOF propose la liste de toutes les spécialités disponibles. Référez-vous à la notice officielle du BPF pour savoir laquelle choisir.
L'objectif de la formation (2) : Si vous sélectionnez "Formations visant un diplôme, un titre à finalité professionnelle ou un certificat de qualification professionnelle enregistré au RNCP", sélectionnez également le Niveau visé.
Vous pouvez aussi exclure ce produit de formation du BPF (case à cocher (3) ). Dans ce cas, toutes les sessions de formation créées à partir de ce produit ne seront pas comptées dans le BPF.
Pour un niveau de détail plus fin, vous pouvez exclure certaines lignes du BPF depuis l'onglet "Tarifs” :
SmartOF génère un "mini-BPF" dans chacune de vos sessions de formation, puis consolide l'ensemble dans votre BPF global. Il est donc nécessaire de traiter chaque session individuellement, dans l'onglet "Paramètres" (1) de votre session de formation, sous-onglet "BPF" (2). Les pastilles rouges vous indiquent les sections qui n’ont pas encore été remplies.
Champ Statut BPF (3) :
"En attente" : Le BPF n'a pas encore été traité pour cette session
"Hors BPF" : Cette session est exclue de votre BPF
"BPF OK" : Cette session a été traitée.
Vous pouvez retrouver toutes les sessions BPF "en attente" dans le menu principal "Bilan pédagogique et Financier", onglet "Sessions en attente" :
Deux champs sont à remplir :
Le statut BPF de la session (1). À passer en “BPF OK” une fois que vous avez vérifiez les autres onglets BPF de cette session.
Le type de prestation (2) avec trois valeurs :
En compte propre (valeur par défaut) : Vous réalisez la formation pour le client final.
Sous-traitance (nous sommes le donneur d’ordre) : La formation est réalisée par un prestataire.
Sous-traitance (nous sommes le sous-traité) : Un autre organisme vous confie la réalisation de la formation.
Cet onglet liste tous les produits financiers de votre session de formation. Vous pouvez remplir automatiquement cette liste en cliquant sur "Sync. à partir des factures". Cette action ajoute un produit financier pour chaque ligne de facture de votre session de formation, avec le montant correspondant à la ligne de facture et la date de rattachement.
Après avoir cliqué sur "Sync. à partir des factures" (1), les produits financiers sont ajoutés automatiquement. Si de nouvelles factures sont créées ultérieurement, vous pouvez cliquer à nouveau sur "Sync. à partir des factures" pour ajouter les nouvelles lignes.
Une fois la synchronisation réalisée, vérifiez les informations suivantes :
Date de rattachement (2): Modifiez cette valeur si nécessaire pour rattacher le produit financier à un autre exercice comptable. Par exemple, si votre exercice clôture le 31/12 et que vous avez facturé le 03/01 de l'année suivante pour une formation terminée en décembre précédent.
Provenance (3) : Cette valeur est automatiquement pré-remplie à partir du champ "Provenance BPF par défaut" de la fiche du destinataire. Pour les particuliers, cette valeur est pré-remplie avec "9. de contrats conclus avec des personnes à titre individuel et à leurs frais". Le nom du destinataire est rappelé dans le tableau pour faciliter le traitement.
Si vous n'avez pas facturé votre session de formation dans SmartOF, vous pouvez saisir manuellement vos produits de formation. Dans ce cas, renseignez :
Le montant HT du produit financier.
La date de rattachement du produit.
Pour vous aider à vous y retrouver, remplissez également le champ "Destinataire".
Cet onglet liste les différents intervenants de votre session de formation ainsi que le nombre d'heures de face-à-face réalisées. La liste des formateurs est automatiquement remplie à partir des formateurs ajoutés à la session de formation (cf. onglet "Formateurs" de votre session). Le statut BPF de chaque formateur est rempli automatiquement à partir de la valeur "Statut par défaut" de sa fiche Formateur lors de son ajout à la session.
Pour remplir automatiquement la durée pour chaque formateur, vous disposez de deux options :
Synchronisation à partir des heures effectives (1) : Seuls les créneaux de formation où le formateur est indiqué "Présent" sont comptabilisés. ATTENTION : Cette option nécessite de bien renseigner le statut de présence des formateurs via les émargements numériques ou manuellement.
Synchronisation à partir des heures planifiées (2) : Tous les créneaux de formation où le formateur est inscrit seront comptabilisés. Cette option est recommandée si vous n'utilisez pas le relevé de présence numérique.
💡 Rappel : Le relevé numérique se retrouve créneau par créneau, dans l’onglet “Planning” de la session de formation
Après synchronisation, vous pouvez reprendre manuellement les heures de chaque formateur ou modifier leur statut BPF si nécessaire.
💡 Astuce : Pour gagner en efficacité, vous pouvez effectuer une modification en masse du "Statut BPF" des formateurs en sélectionnant plusieurs formateurs d'un coup, puis en cliquant sur "Modification groupée du Statut BPF".
Cet onglet recense l'ensemble des stagiaires de votre session de formation, et pour chaque stagiaire, le nombre d'heures de formation réalisées. La liste des apprenants est automatiquement remplie à partir des apprenants ajoutés à la session de formation. Le statut BPF de chaque apprenant est automatiquement renseigné à partir de la valeur "Statut par défaut" de sa fiche apprenant lors de son ajout à la session.
Pour remplir automatiquement la durée de formation pour chaque apprenant, vous disposez de deux options :
Synchronisation à partir des heures effectives (1) : Seuls les créneaux de formation où l'apprenant est indiqué "Présent" sont comptabilisés. ATTENTION : Cela implique de bien renseigner le statut de présence des apprenants via les émargements numériques ou manuellement.
<aside> ℹ️ Dans le cas où vous utilisez les émargements numériques partiels, c'est la durée partielle renseignée qui sera prise en compte.
</aside>
Synchronisation à partir des heures planifiées (2) : Tous les créneaux de formation où l'apprenant est inscrit seront comptabilisés. Cette option est particulièrement utile si vous n'utilisez pas le relevé de présence numérique.
Après synchronisation, vous pouvez reprendre manuellement les heures de chaque apprenant ou modifier leur statut BPF si nécessaire.
Astuce : Pour gagner en efficacité, vous pouvez effectuer une modification en masse du "Statut BPF" des apprenants en sélectionnant plusieurs apprenants d'un coup, puis en cliquant sur "Modification groupée du Statut BPF".
Cette section est pré-remplie à partir de la configuration BPF du produit visé de la session.
Synchronisez la configuration BPF en cliquant sur "Synchroniser à partir du produit visé" si besoin, puis modifiez manuellement les valeurs si nécessaire :
✅ Astuce : Le produit visé est normalement sélectionné à la création de la session, et vous pouvez le retrouver dans l'onglet "Configuration de la session".
Après avoir complété les sections "E - Formateurs", "F-1 - Apprenants" et "F-3 - Objectif des prestations", changez le statut BPF de la session en "BPF OK".
Et n’oubliez pas d’Enregistrer !
Votre BPF global se trouve dans le menu principal "Bilan pédagogique et Financier". Il consolide les BPF générés pour chaque session de formation.
Pour obtenir les valeurs de votre BPF, remplissez les dates de votre dernier exercice comptable clos :
"EXERCICE COMPTABLE" (1) : Influence la section "C – Bilan financier hors taxes : origine des produits de l’organisme".
"SESSION" (2) : Influence les autres sections.
Vérifiez que toutes vos sessions de l'exercice comptable clos ont bien été validées via les onglets "Sessions validées" et "Sessions en attente" (3).
Copiez-collez ensuite chaque valeur (4) sur votre espace MAF en ligne pour transmettre votre BPF.
Consultez le détail des calculs de votre BPF via trois onglets :
Onglet "C - Provenance des produits" : Liste de tous les produits de formation déclarés dans les sessions de formation, pour lesquels la Date de rattachement est dans la période "Exercice comptable" sélectionnée.
Onglet "E - Formateurs" : Liste des temps formateurs déclarés dans chaque session de formation.
✅ Astuce : Utilisez les champs de filtre Nom et Statut des formateurs, et téléchargez le tableau au format Excel pour des retraitements avancés.
Onglet "F - Participants" : Détail des apprenants pour chaque session de formation. Filtrez les apprenants par nom et par statut.
Onglet "G - Bilan Pédagogique" : Détail des apprenants pour chaque session de formation, avec filtres par nom et par statut.