Les documents sont générées à partir de modèles de document (aussi appelés “Gabarit de document” ou “templates”).
ℹ️ Sur SmartOF, les modèles de document sont des formats Word (.docx), ce qui vous permet de faire de la mise en page avancée et 100% personnalisée.
Les modèles de document peuvent comporter des “Champs de fusion” (aussi appelés “Balises” ou “Variables”).
Les champs de fusion sont des espaces réservés où les données personnalisées seront insérées. Ils sont généralement indiqués par des balises spéciales, par exemple, {{Nom}}, {{Adresse}}, etc.
Lors de la génération du document, SmartOF créé un nouveau document à partir du modèle, en remplaçant l’ensemble des champs de fusion par vos données.
Un Contexte de document indique à partir de quelles données sera généré un document.
Par exemple le contexte “Formateur” permettra de générer un document lié à un formateur, comme par exemple un contrat-cadre avec le formateur.
ℹ️ Chaque contexte de document propose des champs de fusion différents. Le contexte “Formateur” permet par exemple d’accéder aux données du formateur : Son nom, prénom, etc. Le contexte “Produit” quand à lui permet d’accéder aux infomations d’un produit de formation : l’intitulé de la formation, les objectifs de la formation, etc. Le contexte “Session - Formateur” permet d’accéder aux informations d’un formateur et d’une session : nom, prénom, liste des apprenants, créneaux, etc.
SmartOF propose les contextes de document suivants :
Formateur : Correspond à une fiche formateur
Session - Formateur : Correspond à une fiche formateur + une session de formation, c’est à dire l’ensemble des documents qui peuvent être générés pour un formateur (dont la fiche a été préalablement enregistrée dans SmartOF) dans le cadre d’une session de formation (ex : une lettre de mission)
Produit : Correspond à une fiche Produit de formation (ex : un programme)
Session - Commanditaire Entreprise : Correspond à un commanditaire entreprise dans le cadre d’une session de formation (exemple de document : convention de formation)
Session - Commanditaire Particulier : Correspond à un commanditaire particulier dans le cadre d’une session de formation (exemple de document : contrat de formation)
Session - Apprenant Entreprise : Correspond à un apprenant salarié d’une entreprise (ou pour lequel une entreprise finance la formation) dans le cadre d’une session de formation (exemple de document : attestation de formation)
Session - Apprenant Particulier : Correspond à un apprenant particulier dans le cadre d’une session de formation (exemple de document : attestation de formation)
Session - Feuille d’émargement papier : Correspond aux modèle de feuilles d’émargement papier que vous pouvez générer dans chaque session
Session - Feuille Rapport d’émargement numérique : Correspond aux modèles de feuilles d’émargement faisant apparaitre les signatures dans le cadre de l’émargement numérique
Devis : modèle unique de devis
Facture : modèle unique de facture
Avoir : modèle unique d’avoir
Vous pouvez retrouvez cette liste de contexte dans l’onglet “Configuration des document” de l’espace Paramètres :
Pour modifier un modèle existant sur votre plateforme SmartOF, vous devez d’abord le télécharger sur votre ordinateur. Pour cela, cliquez sur le petit crayon (1) à droite du modèle souhaité, puis cliquez sur le nom du document (2) :
Cela va télécharger un fichier .docx sur votre ordinateur.
Vous pouvez ouvrir ce fichier avec Microsoft Word et y apporter les modifications souhaitées.
⚠️ Attention : vous devez absolument respecter la syntaxe des champs de fusion, sinon le document ne pourra plus se générer et SmartOF indiquera une erreur bloquante ! Nous vous conseillons donc, lorsque vous avez téléchargé le modèle, d’en créer une copie (”enregistrer sous”) et d’effectuer vos modifications sur ce fichier. De cette façon, si une des modifications faite rend impossible la génération du document, vous pouvez recharger le document initial afin de rétablir l’utilisation de votre plateforme. Si vous avez le moindre doute, n’hésitez pas à contacter le support utilisateur qui vous aidera à vérifier le contenu du modèle de document.
Une fois que vous avez appliqué les modifications sur votre ordinateur, il faut désormais importer le nouveau fichier sur SmartOF.
Pour cela, cliquez sur “Modifier le modèle” (1), sélectionnez le fichier modifié sur votre ordinateur puis cliquez sur “Enregistrer” (2) :
⚠️ Vérifiez que vous importez bien le fichier que venez de modifier sur votre ordinateur !
En effet, si importez le modèle initial non modifié, vos modifications ne seront pas disponibles lors des futures générations de document.
Pour ajouter un nouveau modèle, vous devez d’abord préparer un document .docx sur votre ordinateur.
Vous pouvez également ajouter un nouveau template dans un contexte, en cliquant sur (1) “Ajouter un document” :
Cela ouvre une fenêtre qui vous permet (2) d’importer votre template de document au format .docx. Cela va automatiquement pré-remplir le nom du document (3), mais vous pouvez le personnaliser. Vous pouvez ensuite enregistrer le nouveau template (4).
SmartOF vous permet de personnaliser le nom des fichiers générés.
Cela est très pratique pour éviter de devoir les renommer sur votre ordinateur avant de les envoyer à quelqu’un !
Ici par exemple, le nom du fichier est “Convention de formation - Beaux Bâtons.pdf” :
La personnalisation du nom des fichiers générés se fait dans l’onglet de configuration des documents (1) puis (2). Pour y accédez, cliquer sur le petit crayon (3) à droite du modèle de document souhaité :
Vous pouvez alors modifier le paramétrage dans le champ “Nom du fichier généré” :
Une fois la modification effectuée vous pouvez “Enregistrer".
✅ SmartOF vous permet d’utiliser des champs de fusion dans le nom des fichiers générés !
Cela vous permet par exemple de mettre en place les noms de fichier suivant :
Convention de formation - {{Nom de l’entreprise cliente}}
Facture n°{{Numéro de facture}}