Beloningsregister voor opdrachtgevers

Inleiding

Het Beloningsregister is een landelijk platform waar uitzenders en opdrachtgevers samen werken aan transparante en eerlijke beloning. In plaats van aparte portalen per uitzendorganisatie, loggen alle partijen in op dezelfde omgeving. Zo kunnen opdrachtgevers hun beloningsverklaringen veilig delen met verschillende uitzendbureaus die eveneens gebruikmaken van het register. Uitzenders kunnen in het Beloningsregister eenvoudig verklaringen aanmaken, beheren en versturen naar betrokken partijen.

Deze handleiding richt zich op het algemene gebruik van het Beloningsregister en geeft stap-voor-stap uitleg over het aanmaken en versturen van verklaringen en het ondertekenen van de akkoord bevonden verklaring. Zo kun je efficiënt en uniform werken binnen jouw organisatie.

Het doel van deze handleiding is om je te ondersteunen bij het juist toepassen van het Beloningsregister en om inzicht te geven in de huidige en toekomstige mogelijkheden.

⚠️Let op: het Beloningsregister is nog volop in ontwikkeling. Daardoor kan het zijn dat sommige onderdelen nog niet zichtbaar zijn in de huidige omgeving. In deze handleiding geven we dit zo goed mogelijk aan. We raden je daarom aan om de link van de handleiding op te slaan onder je favorieten, zodat je altijd de meest recente versie opent.

Algemeen gebruik

In onze handleiding 'Toegang Beloningsregister' heb je al kunnen zien hoe het account wordt geactiveerd, hoe er kan worden ingelogd en eventueel je eigen wachtwoord kan worden gewijzigd. We gaan nu dieper in op het gebruik van Beloningsregister.

Beloningsregister voor opdrachtgevers bestaat uit 4 modules:

• Dashboard

• Mijn bedrijf

• Aanvragen

• Verklaringen

Hieronder worden deze onderdelen nader toegelicht:

Mijn bedrijf

Zoals aangegeven kun je in 'Mijn bedrijf' je eigen gegevens terugvinden en je contactpersonen toevoegen/wijzigen. We gaan nu nader in op het wijzigen/toevoegen van contactpersonen.

Let op: enkel een beheerder kan gegevens aanpassen van een contactpersoon. Het is momenteel niet mogelijk om je eigen gegevens te wijzigen. Het is wel mogelijk om je eigen wachtwoord te wijzigen, dit kan op het inlogscherm middels 'wachtwoord resetten'.

Beheerders hebben naast het wijzigen van contactpersonen ook de mogelijkheid om contactpersonen definitief te verwijderen. Dit is alleen mogelijk wanneer de contactpersoon de status ‘in afwachting’ of ‘gedeactiveerd’ heeft. Zodra de contactpersoon één van deze statussen heeft, verschijnt bij de contactpersoon onder de drie puntjes de optie ‘Verwijderen gebruiker’.

Het verwijderen is definitief en wordt vastgelegd in de logging.

Aanvragen

De module Aanvragen geeft een overzicht van alle ontvangen aanvragen. In deze module kun je snel zien wat de status is van een aanvraag en eventuele handelingen uitvoeren zoals een aanvraag in behandeling nemen of weigeren.

Zie voor meer informatie onderstaande stappenplan:

Wanneer een je als opdrachtgever een aanvraag in behandeling neemt, zijn er drie routes afhankelijk van het type:

Bij weigering (ongeacht het type) doorloopt je een korte wizard waarin een optionele toelichting kan worden gegeven. De uitzender wordt per e-mail genotificeerd.

Zodra een verklaring die gekoppeld is aan een aanvraag de status 'Getekend' bereikt, wordt deze automatisch vrijgegeven aan de uitzender.

Verklaringen

In het tabblad ‘Verklaringen’ kun je al jouw verklaringen terugvinden en de bijbehorende status. In de onderstaande toelichting lees je meer over de mogelijkheden binnen deze module.

KvK-koppeling

Het Beloningsregister is gekoppeld aan het Handelsregister van de Kamer van Koophandel (KvK). Hierdoor worden bedrijfsgegevens van organisaties automatisch gecontroleerd en bijgewerkt.

Wanneer er een wijziging plaatsvindt in het Handelsregister, bijvoorbeeld een naamswijziging, adreswijziging of uitschrijving, dan wordt dit zichtbaar gemaakt in het Beloningsregister via een KvK-signalering.

Als opdrachtgever kun je deze signaleringen op de volgende plek zien:

Overzicht Verklaringen:
In dit overzicht is een kolom 'KvK-signalering' toegevoegd. Hier wordt met een badge aangegeven of er een wijziging is bij een uitzender.

Het systeem kan twee soorten signaleringen tonen:

Informatief (blauw)
Bijvoorbeeld wanneer een bedrijfsnaam of adres is gewijzigd. Deze melding blijft 7 dagen zichtbaar.

Kritiek (rood)
Bijvoorbeeld wanneer een bedrijf is uitgeschreven bij de KvK of niet bestaat. Deze melding blijft permanent zichtbaar.

In het geval van een kritieke melding, is het in het kader van rechtsgeldigheid, niet aanbevolen verklaringen nog langer op deze organisatie vast te leggen. Hierin word je overigens niet belemmerd. Het advies is om samen met de uitzender te bepalen wat er is veranderd en om eventueel af te spreken volgende verklaringen op een ander KvK te gaan vastleggen.

Verklaring aanmaken

Om zelf een nieuwe verklaring aan te maken, doorloop je een aantal stappen via de module ‘Verklaringen’.

Het kan ook zijn dat je door de uitzender wordt gevraagd om een verklaring aan te maken. In dat geval ontvang je een e-mail:

Indien een uitzender een verklaring aanvraagt bij een contactpersoon die (nog) niet bestaat, dan zal de 'Aanspreekpunt' beheerder automatisch een melding krijgen. De beheerder kan dan er voor kiezen om de contactpersoon aan te maken of de contactpersoon aan te passen. Deze e-mail heeft net een andere opmaak:

In beide gevallen doorloop je dezelfde wizard om de verklaring aan te maken. Hieronder leggen we uit hoe deze stappen er uit zien :

Concept Verklaring

De wizards voor het invullen van verklaringen en vertalingen in het Beloningsregister bevatten veel stappen met technische en financiële gegevens. Tot nu toe ging alle ingevoerde data verloren wanneer je de browser sloot, de pagina verliet of een technische storing ervaarde.

Met de nieuwe functionaliteit Concept Verklaring kun je de wizard op elk gewenst moment tussentijds opslaan als concept. Het concept verschijnt vervolgens in het verklaringenoverzicht en kan later worden hervat en afgerond. Het systeem beschermt ook automatisch tegen dataverlies bij crashes en voorkomt dat twee gebruikers tegelijkertijd aan hetzelfde concept werken.

Heb je een concept verklaring niet meer nodig? Dan is het ook mogelijk om deze te verwijderen. Selecteer hiervoor de betreffende verklaring (met de status concept). Klik op knop met drie puntjes en kies voor 'Verwijder concept'.

Voorzetten verklaring

Het is daarnaast ook nog mogelijk dat de uitzender al een verklaring voor je heeft ingevuld en jou verzoekt om deze te controleren en te ondertekenen. Je ontvangt dan de volgende e-mail:

Indien een uitzender een verklaring voorzet bij een contactpersoon die (nog) niet bestaat, dan zal de 'Aanspreekpunt' beheerder automatisch een melding krijgen. De beheerder kan dan er voor kiezen om de contactpersoon aan te maken of de contactpersoon aan te passen. Deze e-mail heeft net een andere opmaak:

Verklaring verwijderen

Het is mogelijk een verklaring te verwijderen. Dit is mogelijk wanneer de verklaring één van de volgende statussen heeft:

• Ongetekend

• Voorgezet

• Geweigerd

• Getekend (niet vrijgegeven)

Een getekende en vrijgegeven verklaring kan niet worden verwijderd.

Hoe verwijder je een verklaring?

Selecteer de betreffende verklaring en klik op de drie puntjes rechtsbovenin. Kies vervolgens ‘Verklaring verwijderen’.

Let op: verwijderen is definitief. Een verwijderde verklaring kan niet worden teruggehaald.

Verklaring ondertekenen

Nadat de verklaring volledig is ingevuld en gecontroleerd, dient deze te worden ondertekend. Binnen jullie organisatie is vastgesteld wie verantwoordelijk is voor deze ondertekening.
Deze persoon ontvangt een melding zodra de verklaring klaar is om te worden ondertekend.

Ondertekening annuleren

Mocht je de ondertekening naar de verkeerde contactpersoon hebben gestuurd, of om een andere reden een ondertekening willen annuleren, dan kan dit als volgt:

Selecteer de betreffende verklaring (let op: deze moet de status ‘In behandeling’ hebben) en klik op de drie puntjes rechtsboven. Je ziet vervolgens de optie ‘Ondertekening annuleren’.

Daarna verschijnt een waarschuwing om de annulering te bevestigen.

Klik op ‘Doorgaan’ om de ondertekening definitief te annuleren. De verklaring keert daarna terug naar de vorige status, waarna het ondertekenproces opnieuw kan worden gestart.

Verklaring vrijgeven

Nadat de verklaring is aangemaakt, gecontroleerd en ondertekend, kan deze worden vrijgegeven aan de uitzender. Dit doe je door de volgende stappen te doorlopen:

Het is mogelijk om dezelfde verklaring aan meerdere uitzenders vrij te geven. Dit proces moet dan per uitzender afzonderlijk worden doorlopen. Het is op dit moment niet mogelijk om meerdere uitzenders gelijktijdig te selecteren en in één keer vrij te geven.