Beloningsregister voor uitzenders

Inleiding

Het Beloningsregister is een landelijk platform waar uitzenders en opdrachtgevers samen werken aan transparante en eerlijke beloning. In plaats van aparte portalen per uitzendorganisatie, loggen alle partijen in op dezelfde omgeving. Zo kunnen opdrachtgevers hun beloningsverklaringen veilig delen met verschillende uitzendbureaus die eveneens gebruikmaken van het register. Uitzenders kunnen in het Beloningsregister eenvoudig verklaringen aanmaken, beheren en versturen naar betrokken partijen.

Deze handleiding richt zich op het algemene gebruik van het Beloningsregister en geeft stap-voor-stap uitleg over het aanmaken en versturen van verklaringen. Zo kun je efficiënt en uniform werken binnen jouw organisatie.

In een later stadium wordt het Beloningsregister verder uitgebreid met de mogelijkheid om verklaringen te controleren en te beoordelen. Zodra deze functionaliteit beschikbaar is, zal deze handleiding worden aangevuld met de bijbehorende instructies.

Het doel van deze handleiding is om je te ondersteunen bij het juist toepassen van het Beloningsregister en om inzicht te geven in de huidige en toekomstige mogelijkheden.

⚠️Let op: het Beloningsregister is nog volop in ontwikkeling. Daardoor kan het zijn dat sommige onderdelen nog niet zichtbaar zijn in de huidige omgeving. In deze handleiding geven we dit zo goed mogelijk aan. We raden je daarom aan om de link van de handleiding op te slaan onder je favorieten, zodat je altijd de meest recente versie opent.

Algemeen gebruik

In onze handleiding 'Toegang Beloningsregister' heb je al kunnen zien hoe het account wordt geactiveerd, hoe er kan worden ingelogd en eventueel je eigen wachtwoord kan worden gewijzigd. We gaan nu dieper in op het gebruik van Beloningsregister.

Beloningsregister voor uitzenders bestaat uit 5 modules:

• Dashboard

• Mijn bedrijf

• Aanvragen

• Opdrachtgevers

• Profielen

Hieronder worden deze onderdelen nader toegelicht:

Mijn bedrijf

Zoals aangegeven kun je in 'Mijn bedrijf' je eigen gegevens terugvinden en je contactpersonen wijzigen. We gaan hieronder nader in op het wijzigen van contactpersonen.

Indien een opdrachtgever een verklaring aanlevert naar een contactpersoon wat (nog) niet bestaat, dan zal de 'Aanspreekpunt' beheerder automatisch een melding krijgen. De beheerder kan dan er voor kiezen om de contactpersoon aan te maken of de contactpersoon aan te passen.

Beheerders hebben naast het wijzigen van contactpersonen ook de mogelijkheid om contactpersonen definitief te verwijderen. Dit is alleen mogelijk wanneer de contactpersoon de status ‘in afwachting’ of ‘gedeactiveerd’ heeft. Zodra de contactpersoon één van deze statussen heeft, verschijnt bij de contactpersoon onder de drie puntjes de optie ‘Verwijderen gebruiker’.

Het verwijderen is definitief en wordt vastgelegd in de logging.

Aanvragen

De module 'Aanvragen' maakt het mogelijk voor uitzenders om verklaringen aan te vragen bij opdrachtgevers via het Beloningsregister.

Een uitzender kan twee soorten aanvragen doen:

Hieronder gaan we nader in op de module 'Aanvragen':

Meer over Aanvragen in het hoofdstuk 'Verklaring aanvragen' en 'Verklaring voorzetten' volgen later in de handleiding.

Opdrachtgevers

In het tabblad ‘Opdrachtgevers’ kun je al jouw opdrachtgevers terugvinden waarbij een getekende verklaring is aangeleverd. Je krijgt dus geen opdrachtgevers te zien, zolang er geen verklaring is vrijgegeven. In de onderstaande toelichting lees je meer over de mogelijkheden binnen deze module.

KvK-koppeling

Het Beloningsregister is gekoppeld aan het Handelsregister van de Kamer van Koophandel (KvK). Hierdoor worden bedrijfsgegevens van organisaties automatisch gecontroleerd en bijgewerkt.

Wanneer er een wijziging plaatsvindt in het Handelsregister, bijvoorbeeld een naamswijziging, adreswijziging of uitschrijving, dan wordt dit zichtbaar gemaakt in het Beloningsregister via een KvK-signalering.

Als uitzender kun je deze signaleringen op de volgende plekken zien:

• Overzicht Opdrachtgevers
  In dit overzicht is een kolom 'KvK-signalering' toegevoegd. Hier wordt met een badge aangegeven of er een wijziging is bij een opdrachtgever.

• Detailpagina Opdrachtgever
  Op de detailpagina staat de card 'KvK-gegevens'. Hier worden de actuele gegevens uit het Handelsregister getoond. Deze gegevens zijn alleen-lezen en kunnen niet handmatig worden aangepast.

Via het klok-icoon op deze card kun je de historie van wijzigingen bekijken.

Het systeem kan twee soorten signaleringen tonen:

Informatief (blauw)
Bijvoorbeeld wanneer een bedrijfsnaam of adres is gewijzigd. Deze melding blijft 7 dagen zichtbaar.

Kritiek (rood)
Bijvoorbeeld wanneer een bedrijf is uitgeschreven bij de KvK of niet bestaat. Deze melding blijft permanent zichtbaar.

In het geval van een kritieke melding, is het in het kader van rechtsgeldigheid, niet aanbevolen verklaringen nog langer op deze organisatie vast te leggen. Hierin word je overigens niet belemmerd. Het advies is om samen met de uitzender/inlener te bepalen wat er is veranderd en om eventueel af te spreken volgende verklaringen op een ander KvK te gaan vastleggen.

Profielen

Een profiel in het Beloningsregister wordt gebruikt om de vertaling van verklaringen te versnellen. In een profiel worden de standaardwaarden vastgelegd die worden gebruikt om de gelijkwaardigheid voor een verklaring van arbeidsvoorwaarden te beoordelen. Deze profielen kunnen vervolgens worden gekoppeld aan een opdrachtgever.

Een profiel bevat – nadat het is ingericht – een standaard vertaling van looncomponenten die vanaf 2026 worden gebruikt om gelijkwaardigheid te bepalen. Als uitzendbureau bepaal je zelf hoe een profiel wordt ingericht en welke waarden worden vastgelegd. Er zijn geen vaste spelregels of voorgeschreven methoden, en wij adviseren niet over de inhoud. Je bepaalt dus zelf of je arbeidsvoorwaarden één-op-één wilt vertalen of dat je andere componenten inzet om aan de eisen voor gelijkwaardige beloning te voldoen.

Hieronder vind je meer toelichting over hoe je profielen aanmaakt en koppelt:

Verklaring aanvragen

Om een verklaring aan te vragen bij de opdrachtgever, doorloop je de wizard in Beloningsregister. Via deze wizard verstuur je een e-mail naar het contactpersoon van de opdrachtgever met het verzoek om de verklaring in te vullen.

De wizard kun je op twee manieren starten:

1. Via de Dashboard-module

2. Via het plusteken in de Opdrachtgevers-module of in de Aanvragen-module

In de volgende stappen leggen we uit hoe je de wizard doorloopt en hoe de verzonden e-mail eruitziet.

Vanaf dit punt ligt de actie bij de opdrachtgever. Om je een volledig beeld te geven, zijn dit de stappen die zij dienen uit te voeren.

1. Opdrachtgever ontvangt de email met het verzoek tot aanleveren verklaring.

2. A. Opdrachtgever vult een nieuwe verklaring in en ondertekent deze (automatische vrijgave)
   B. Opdrachtgever geeft een al eerder ingevulde en ondertekende verklaring vrij aan de uitzender.
   C. Opdrachtgever weigert de aanvraag.

Het is ook mogelijk dat de opdrachtgever op eigen initiatief een ingevulde en ondertekende verklaring vrijgeeft aan een uitzender.

Voor meer informatie hoe dit proces er voor de opdrachtgever uitziet, verwijzen we je graag door naar de handleiding 'Beloningsregister voor opdrachtgevers'.

Verklaring voorzetten

Het veld 'verklaring voorzetten' op het dashboard en de module Aanvragen zijn alleen beschikbaar voor gebruikers met de rol 'Aanvragen Verklaring'. Andere rollen hebben hier geen toegang toe.

Hiermee kun je als uitzender een verklaring van gelijkwaardige beloning invoeren en naar de opdrachtgever verzenden. De opdrachtgever hoeft de verklaring hierna alleen nog te controleren en te ondertekenen. Zodra een gekoppelde verklaring de status 'Getekend' heeft, wordt deze automatisch vrijgegeven aan de uitzender en krijgt de aanvraag de status 'Afgerond'.

In de volgende stappen lopen we het proces met je door:

Let op: verklaringen kunnen tussentijds worden opgeslagen en later weer worden opgepakt. Ga hiervoor naar de module Aanvragen, selecteer de betreffende verklaring en klik in het actiemenu op hervatten voorzet. Het is ook mogelijk om een concept verklaring te verwijderen in hetzelfde menu.

Tijdens het proces van het aanmaken of invullen van de voorzetverklaring kan gebruik worden gemaakt van Lexi Help als ondersteuning.

Uitzendbureaus kunnen verklaringen voorzetten naar opdrachtgevers. Hierbij is het belangrijk om te weten dat er een mogelijkheid bestaat dat bedrijfsgegevens bij derden terechtkomen.
Het uitzendbureau dat de verklaring heeft voorgezet, wordt in de verklaring zichtbaar vermeld.

Indien een verklaring wordt voortgezet en met andere opdrachtgevers wordt gedeeld, worden de contactgegevens van de opdrachtgever die de verklaring heeft voortgezet eveneens zichtbaar. Wanneer dit niet wenselijk is, is het niet mogelijk de verklaring voort te zetten.

Voorbeeld

• Uitzendbureau Alpha zet een verklaring door naar Bedrijf Delta.

• Bedrijf Delta zet deze verklaring vervolgens door naar Uitzendbureau Beta.

In dat geval zal in de verklaring worden weergegeven:

Uitzendbureau Alpha heeft deze verklaring voorgezet.

Zo is voor iedere partij die de verklaring ontvangt, duidelijk zichtbaar door wie de verklaring oorspronkelijk is voorgezet.

Communicatie en opvolging

Zodra de verklaring is ingevuld, ontvangt de opdrachtgever automatisch een e-mailmelding.
In de verklaring is duidelijk zichtbaar welke gebruiker de verklaring heeft ingevuld of aangevraagd.

Na het verzenden kan de uitzender pas weer bij de verklaring nadat deze is gecontroleerd en ondertekend. De uitzender behoudt wel toegang tot de PDF-versie van het document.

Als het opgegeven e-mailadres van de contactpersoon niet bekend is binnen het systeem, ontvangt het aanspreekpunt een e-mail waarin wordt gemeld dat de verklaring is verstuurd naar een onbekend e-mailadres.

Verklaring inzien

Wanneer de verklaring is vrijgegeven aan jouw organisatie, krijg je hier een melding van per e-mail. Indien de opdrachtgever een contactpersoon heeft opgegeven die bekend is, ziet deze mail er als volgt uit:

Indien de opdrachtgever een contactpersoon heeft opgegeven die nog niet bekend is in Beloningsregister, zal de notificatie verstuurd worden naar het 'Aanspreekpunt beheerder'. Deze mail ziet er als volgt uit:

In het Beloningsregister kun je vervolgens de verklaringen bekijken die jij hebt aangevraagd en/of zijn vrijgegeven aan jou. In onderstaande toelichting vind je de uitleg hoe je de verklaringen kan inzien.

Inzicht vrijgegegeven verklaringen moeder - dochter structuur

Wanneer een verklaring is vrijgegeven aan één of meerdere entiteiten binnen het bedrijf, is dit zichtbaar voor het moederbedrijf in de module Opdrachtgever → Verklaringen. In het overzicht wordt aangegeven dat de verklaring is vrijgegeven aan 'Meerdere'. Door hierop te klikken, kun je bovendien de status van alle afzonderlijke verklaringen bekijken.

Op de overzichtspagina van de opdrachtgevers kan een opdrachtgever worden uitgeklapt. Hier zie je aan welke entiteiten de verklaring is vrijgegeven door te klikken op 'Meerdere' in de kolom 'Vrijgegeven aan'.

Daarnaast kun je zien om welke vertalingen het gaat door te klikken op 'Meerdere' in de kolom 'Naam vertaling':

Verklaring vertalen naar gelijkwaardigheid

Zodra de verklaring is vrijgegeven, kun je beginnen met het vertalen naar gelijkwaardige beloning. Dit kan op twee plekken. In het onderstaande stappenplan vind je het volledige proces terug. Alleen de contactpersoon met de rol ‘Gelijkwaardige beloning’ heeft toegang tot deze functionaliteit.

Let op! Heb je een verklaring die voor meerdere bedrijven gaat gelden? Dan verschijnt er in de stap ‘Basisgegevens’ een extra optie. Je moet hierin selecteren voor welk bedrijf de vertaling moet worden aangemaakt.

Let er goed op dat wanneer je meerdere vertalingen moet maken, je dit per bedrijf afzonderlijk moet doorlopen. Het is niet mogelijk om meerdere bedrijven tegelijk aan te vinken.

Verklaring niet gebruiken

Staat er een verklaring tussen die nog niet is vertaald en ook niet vertaald hoeft te worden (bijvoorbeeld omdat deze foutief is aangeleverd)? Dan kun je deze verklaring markeren als ‘niet gebruiken’. Dit doe je via de drie puntjes bij de betreffende verklaring.

Wanneer deze actie wordt uitgevoerd op moederorganisatieniveau, geldt dit automatisch voor alle dochterorganisaties. De verklaring krijgt de status ‘Niet gebruiken’. Deze status is definitief en kan niet meer worden aangepast.

Doorzetten naar de ERP applicatie

⚠️ Deze functionaliteit is nog in ontwikkeling en zal op een later moment volgen.