Een aanvraag indienen

Algemene informatie

Subsidiemogelijkheden

Zorg ervoor dat je voor je aan een aanvraag begint goed weet binnen welke subsidiemogelijkheid je een project wil opstarten. Zo'n mogelijkheid wordt ook al 'subsidieactie' of kortweg 'actie' genoemd. Elke actie heeft een specifieke code. Deze letter-cijfer combinatie wordt vaak gebruikt in de online omgeving, ook bij de aanvraag, je houdt ze dus best bij de hand.

Een overzicht van alle mogelijkheden:

Erasmus+ Jeugd:

• accreditatie (KA150) en subsidieaanvragen binnen een accreditatie (KA151)

• groepsuitwisseling (KA152)

• mobiliteit van jeugdwerkers (KA153)

• participatieproject (KA154)

• DiscoverEU (KA155)

• Kleinschalig jeugdpartnerschap (KA210)

• Jeugdpartnerschap (KA220)

European Solidarity Corps:

• solidariteitsproject (ESC30)

• vrijwilligerswerk en -teams: kwaliteitslabel (ESC50) en subsidieaanvragen binnen een kwaliteitslabel (ESC51)

Regels

Elke actie heeft zijn eigen regels of criteria. Er zijn inhoudelijke en administratieve regels waaraan je project moet voldoen. Zorg ervoor dat je hiervan op de hoogte bent voor je je aanvraag start. Je vindt de regels terug in de programmagidsen opgesteld door de Europese Commissie.

De programmagidsen worden elk jaar aangepast, zorg ervoor dat je de programmagids raadpleegt van het jaar waarin je je aanvraag indient.

• Programmagids Erasmus+ Jeugd 2025

• Programmagids European Solidarity Corps 2025

Kijk voor de regels per actie onder "Part B" en selecteer daar de actie waarvoor je een aanvraag wil indienen. De Engelse benaming kan soms verwarrend zijn, een overzicht:

Erasmus+ Jeugd:

• accreditatie (KA150): "Erasmus accreditation in the field of youth"

• subsidieaanvragen binnen een accreditatie (KA151): "Mobility opportunities for accredited Erasmus organisations in the field of youth"

• groepsuitwisseling (KA152): "Mobility projects for young people - youth exchanges"

• mobiliteit van jeugdwerkers (KA153): "Mobility projects for youth workers"

• participatieproject (KA154): "Youth participation activities"

• DiscoverEU (KA155): "Mobility projects for young people - DiscoverEU Inclusion Action"

• kleinschalig jeugdpartnerschap (KA210): "Small-scale partnerschips"

• jeugdpartnerschap (KA220): "Cooperation partnerships"

European Solidarity Corps:

• solidariteitsproject (ESC30): "Solidarity projects"

• vrijwilligerswerk en -teams:

  • kwaliteitslabel (ESC50): "Quality label for volunteering in solidarity activities"

  • subsidieaanvragen binnen een kwaliteitslabel (ESC51): "Volunteering projects"

We creëerden op basis van de programmagidsen factsheets per actie, met daarop de belangrijkste administratieve criteria. Je vindt ze hier terug:

Erasmus+ Jeugd:

• groepsuitwisseling (KA152)

• mobiliteit van jeugdwerkers (KA153)

• participatieproject (KA154)

• DiscoverEU (KA155)

• Kleinschalig jeugdpartnerschap (KA210)

• Jeugdpartnerschap (KA220)

European Solidarity Corps:

• solidariteitsproject (ESC30)

• vrijwilligerswerk en -teams: (ESC50 en ESC51)

Deadlines

Een subsidieaanvraag gebeurt altijd voor een bepaalde deadline, we noemen dit ook soms 'deadlinerondes' of kortweg 'rondes'. De deadlines om een Europees project in te dienen zijn bepaald door Europa. Dit zijn harde deadlines, tenzij er grote technische problemen waren, kunnen wij aanvragen ingediend na de deadline niet meenemen in de selectieprocedure.

De aanvraagformulieren worden altijd een aantal weken voor de deadline opengesteld. Je kan dus niet een jaar op voorhand al starten met een aanvraag. Dit komt omdat er elke ronde kleine wijzigingen kunnen zijn in de formulieren. Je kan je dus wel baseren op een formulier uit een vorige ronde. Een uitzondering zijn de formulieren voor kwaliteitslabels binnen het European Solidarity Corps: die staan het hele jaar open behalve tussen november en januari.

In regel is er altijd een grote deadline in februari en in oktober. De exacte data vind je terug in de programmagidsen en op de website van JINT.

Stap 1: organisatie registreren

Voor je aan de eigenlijke aanvraag kan beginnen, moet je je organisatie registreren en een login aanmaken. In deze handleiding vind je alle stappen:

Ook je eventuele partners zullen deze stappen moeten doorlopen. Ook zij hebben immers een OID nodig.

Stap 2: Aanvraagformulier aanmaken

Nadat je organisatie geregistreerd is, kan je aan aanvraagformulier aanmaken. Eens je aanvraagformulier is aangemaakt, kan je dit altijd terugvinden via de online tool. Je draft wordt telkens opgeslaan als je verder werkt.

Stap 3: Aanvraagformulier invullen

De volgende stap is uiteraard om het formulier in te vullen. Er zijn inhoudelijke en meer technische vragen.

Twijfel je bij inhoudelijke vragen? Je kan tot twee weken voor de deadline altijd feedback vragen aan een JINT-medewerker. Neem hiervoor contact op via [email protected]. We kunnen feedback geven via mail, telefonisch of een online of live meeting inplannen.

De meer technische vragen zijn vaak afhankelijk van de actie waarvoor je een aanvraag indient. Hieronder vind je voor de minder voor de hand liggende velden handleidingen, tips en tricks per actie indien van toepassing. Ook met technische vragen kan je terecht bij [email protected].

Algemeen

Deze vakken zijn bij elke aanvraag in te vullen.

Groepsuitwisseling (KA152)

Een uitwisseling gaat altijd gepaard met een mobiliteit: één of meerder groepen verplaatsen zich van één land naar een ander. Per uitwisseling creëer je een 'activity' en per groep creëer je een 'flow'.

Mobiliteit van jeugdwerkers (KA153)

Een mobiliteit van jeugdwerkers gaat altijd gepaard met een mobiliteit: één of meerder groepen verplaatsen zich van één land naar een ander. Per uitwisseling creëer je een 'activity' en per groep creëer je een 'flow'.

Participatieproject (KA154)

Een participatieproject kan heel veel vormen aannemen. Sommige projecten werken met events, andere met mobiliteiten of soms met beide. Het verschil tussen alle mogelijkheden lees je op de website van Erasmus+ Jeugd. Hoe je alles invult in het aanvraagformulier vind je in de handleidingen.

DiscoverEU (K155)

Het aanvraagformulier voor DiscoverEU bestaat voornamelijk uit inhoudelijke vragen. Het grootste technische deel draait rond de activiteiten:

Solidariteitsproject (ESC30)

Bij een solidariteitsproject kan je subsidies aanvragen voor een coach. Deze kosten worden niet automatisch toegevoegd aan je aanvraagformulier, je moet bepaalde zaken aanvinken en toelichten:

Stap 4: aanvraagformulier indienen

Als je alles correct hebt ingevuld, veranderen alle rode kruisjes in het menu links in groene vinkjes. Als bij elk onderdeel een groen vinkje staat, ben je klaar om in te dienen!

Van zodra je je aanvraag hebt ingediend, gaat het JINT-team aan de slag om alles te verwerken. Er wordt gekeken of je aanvraag voldoet aan de administratieve criteria en externe assessoren beoordelen je aanvraag inhoudelijk. Het resultaat krijg je via mail ongeveer 8 tot 10 weken na de deadline.