Como sabemos que tienes un negocio basado en servicios, entendemos lo importante que es para para ti, y tus clientes, que ellos asistan a sus citas. Nadie quiere hacer sentir mal a los clientes, llamando o texteando, para que lleguen a a hora que tienen su reserva - por eso envías recordatorios automáticos con Rezva. Sin embargo, tu trabajo, horario e ingresos sufren cuando tienes ausencias, por ende, una política de cancelación bien elaborada es imprescindible. Muchos profesionales no tienen una política de cancelación, o las publican en sus sitios web - con una letra minúscula - o entregan una copia impresa para que los clientes/pacientes la firmen en sus primera cita - pero no es lo más conveniente. Es una buena idea proporcionar un link a tu política de cancelación en cualquier correo electrónico de recordatorio de cita o mensaje de texto que les envíes a los clientes, pero antes de elaborar la política de cancelación de tu negocio, podría ser útil hacerte las siguientes preguntas:
¿Cobro un depósito de reserva? Y de ser así, ¿quiero dar un reembolso a los clientes/pacientes?
¿Cuánto tiempo antes de la cita deben informarme los clientes/pacientes de que necesitan cancelar o reagendar la cita?
¿Cobro una tarifa de cancelación si la cita no se cancela dentro de un período de tiempo establecido?
Por eso, hemos creado una serie de ejemplos de políticas de cancelación - que puedes usar libremente, y solo necesitas copiar y pegar. Estos ejemplos de políticas de cancelación son útiles para una variedad de negocios, ya sea que tengas un consultorio médico, un salón de belleza, u ofrescas servicios particulares, esperamos que los ejemplos a continuación te sirvan para tu negocio.
Nuestro objetivo es brindar atención médica de calidad a todos nuestros pacientes de manera oportuna. Las ausencias, las llegadas tardías y las cancelaciones son inconvenientes no solo para nuestros proveedores, sino también para nuestros otros pacientes. Tenga en cuenta nuestra política con respecto a las citas perdidas.
Cuando reserva su cita, tiene un espacio en nuestro calendario que ya no está disponible para nuestros otros pacientes. Para ser respetuoso con otros pacientes, llame al Dr/Dra [Nombre del proveedor] tan pronto como sepa que no podrá asistir a su cita. Si necesita cancelar su cita, le solicitamos que llame al menos [Período de tiempo] por adelantado. Las citas tienen una gran demanda y su notificación anticipada permitirá que otro paciente acceda a la hora de esa cita.
Si necesita cancelar su cita, llámenos al [Teléfono] o escríbanos al [Whatsapp/Email] entre las horas de [Horario de Atención]. También puede cancelar su cita electrónicamente dirigiéndose a la parte inferior del correo correo de confirmación. Si es necesario, puede dejar un mensaje de correo de voz detallado. Nosotros le devolveremos la llamada tan pronto como sea posible.
Una cancelación se considera atrasada cuando la cita se cancela en menos de [Período de tiempo] antes de la hora acordada. Una inasistencia es cancelada cuando un paciente pierde una cita sin cancelarla. En cualquier caso, le cobraremos al paciente una tarifa de cita perdida de [Cantidad]. Para las primeras citas de nuevos pacientes, la no presentación o la cancelación tardía resultarán en un cargo total de la tarifa del nuevo paciente.
Sus citas y bienestar son muy importantes para nosotros. Entendemos que a veces pueden ocurrir retrasos inesperados, haciendo ajustes de horario. Si necesita cancelar su cita, solicitamos respetuosamente al menos [período de tiempo] aviso.
Nuestra política:
Cualquier cancelación o reprogramación realizada antes del [Período de tiempo] generará una tarifa de cancelación. El monto de la tarifa será igual al [Porcentaje] de los servicios reservados o al monto de [Cantidad], lo que sea mayor.
Si llega más de [Período de tiempo] tarde a su servicio, es posible que no podamos acomodarlo. En este caso, se aplicará la misma tarifa de cancelación. Haremos todo lo posible para reprogramar su servicio para otro momento que sea conveniente para usted.
Requerimos una tarjeta de crédito para reservar su cita. Las tarifas de cancelación se cargarán a su tarjeta registrada.
En el caso de una emergencia real e inevitable, la totalidad o parte de su tarifa de cancelación se puede aplicar a servicios futuros.
Por favor, comprenda que los horarios de las citas son limitados. Si debe cancelar su cita, solicitamos respetuosamente un aviso de [Período de tiempo]. Las citas perdidas o canceladas sin previo aviso de [Período de tiempo] incurrirán en una tarifa de [Cantidad].
Sabemos que su tiempo es valioso, y el nuestro también lo es. Por respeto a nuestro personal y a nuestros clientes, le pedimos que nos avise con al menos [período de tiempo] si necesita cancelar una cita.
La primera vez que un cliente falte a una cita, haremos una nota en su expediente.
Todas las futuras citas perdidas incurrirán en una tarifa de [Cantidad].
Nuestro lugar tiene asientos limitados y muchos de nuestros [Eventos/Clases] se agotan. Por este motivo, le solicitamos que cancele al menos [Período de tiempo] antes de su [Evento/Clase] programado. Esto nos permitirá ofrecer tu lugar a otro [Estudiante/Cliente]. Puede llamarnos al [Teléfono] o escribirnos a [Whatsapp/Correo] entre las horas de [Horario de Atención] para cancelar. También puede cancelar su cita electrónicamente dirigiéndose a la parte inferior del correo correo de confirmación. Tenga en cuenta que no ofrecemos reembolsos. Si nos notifica al menos [Período de tiempo] de su necesidad de cancelar, acreditaremos su pago para otro [Evento/Clase]. Sin embargo, si no cancela con al menos [Período de tiempo] aviso, perderá los pagos que ya haya realizado.
Las cancelaciones realizadas [Número] días o más antes de la fecha de [Cita/Servicio/Evento] recibirán un reembolso del 100 %. Las cancelaciones realizadas dentro de [Número] días recibirán un reembolso del 50 %. Las cancelaciones realizadas dentro de [Número] horas no recibirán un reembolso.