Folders 導入手順

この度は合同会社UndertheEdgeが提供する「Folders」をインストール頂きまして、誠にありがとうございます。

導入いただいた皆様に初期設定及び、いくつかの注意点を記載しております。ご確認の上、貴社Salesforceのファイル活用がさらに進む一助になれば幸いです。

新バージョンのご案内 (2025/04/30現在)

Ver 2.0がリリースされています。アップデートは下記から行えます。

本番用 URL : https://login.salesforce.com/packaging/installPackage.apexp?p0=04tGC000007GzGe

Sandbox用 URL : https://test.salesforce.com/packaging/installPackage.apexp?p0=04tGC000007GzGe

1. はじめに

この章ではFoldersの基本的な使い方についてご説明いたします。

Foldersについて

Foldersをインストールすると、レコードの編集ページ上に下記の三つのコンポーネントが表示され配置できるようになります。

インストール後、これらのコンポーネントを配置するだけで、ご利用いただけます。

それぞれのコンポーネントの役割は後述いたします。

2. Foldersの使い方

この章ではFoldersの基本的な使用方法についてご説明いたします。

a. 内部ユーザ向け　ⅰ. 各種コンポーネントの使い方

各種レコードページに各種コンポーネントを配置します。

1.フォルダコンポーネント

フォルダコンポーネントを配置すると、下記のことができるようになります。(いずれも後述の権限がある場合)

• フォルダの閲覧・作成・削除

• フォルダ階層の作成・閲覧

• レコードに添付されたファイルの閲覧・削除・ダウンロード

• ファイルの添付(レコード・フォルダに対して)

※Foldersではフォルダの階層は理論上無限に作成いただけます(管理上3.4階層以上のフォルダ構成はおすすめはいたしません)

配置方法は下記をご覧ください。

フォルダコンポーネントの見方

1. 現在の階層を表示しています。レコードは一番上の階層になり、レコード単位のフォルダにおけるルートフォルダとなります。フォルダの中に入った際は、「レコード/フォルダ名」のようにパス名が表示され、「←」ボタンを押下すると一つ上の階層に戻ることができます。

2. 現在の階層にフォルダを追加できます。

3. 現在の階層にファイルを追加できます。

4. フォルダが表示されます。フォルダをクリックすると、階層内に遷移します。

5. 添付されているファイルが表示されます。クリックすると後述するファイルプレビューコンポーネントにファイルのプレビューが表示されます。

6. ファイルを選択選択するチェックボックスです。選択すると、フォルダ追加横に「選択したファイルを移動」のボタンが表示されます。ボタンを押下すると、フォルダの一覧が表示されますので、移動先のフォルダ名をクリックすると、ファイルがそのフォルダの配下に移ります。

7. フォルダメニュー/選択しているフォルダに対して、下記の動作が可能です。

   1. フォルダ追加

   2. ファイル追加

   3. フォルダ名変更

   4. フォルダ削除(※フォルダを削除すると配下にある全てのフォルダ、ファイルも削除されます)

8. ファイルメニュー

   1. ファイル移動(指定のファイルに選択したファイルを移動します。)

   2. ファイルダウンロード

   3. ファイル名変更

   4. ファイル削除

9. Experienceユーザに対して公開するかどうかを決めます。緑に光っている場合は公開状態になります(※フォルダを公開にすると、配下にあるフォルダ、ファイル全てが一括で公開状態になります。)

2.アップロードコンポーネント

フォルダーコンポーネントと同じようにアップロードコンポーネントを配置いただけます。

1. ここからファイルをアップロードできます。ファイルをアップロード後2の画面がポップアップで表示されます。一括で10ファイルまで添付可能です。

2. 添付したファイルをどのフォルダに追加するかの確認画面です。クリックしたフォルダに対してファイルが配下に配置されます。複数ファイルを添付した場合は順番にこの画面が表示されます。

3.プレビューコンポーネント

フォルダコンポーネントと同じように配置いただくことが可能です。プレビューコンポーネント単体では動作しません、フォルダコンポーネントと組み合わせてご利用ください。

1. フォルダコンポーネントでクリックした、ファイルの名称。

2. フォルダコンポーネントでクリックした、ファイルのプレビュー。(一部表示されないものもございます)

3. 現在表示されているファイルをダウンロードすることができます。

ⅱ.権限関連について

各種フォルダや、コンポーネント内のファイルを操作するにはオブジェクトへの各種権限が必要になります。(システム管理者のみ使用の場合は不要)

Foldersでは「Foldersユーザー」という権限セットをあらかじめ用意しております。この権限セットに含まれるのは、下記の権限です。

• 参照権限

• 作成権限

• 編集権限

• 削除権限

ファイルを削除させたくない、ダウンロードはさせたくない場合、「Foldersユーザー」権限セットをコピーし、権限を変更したものを割り当ててください。

権限セットの割り当て方法はこちら

権限セットのコピー、編集方法はこちら

割り当てが完了したら、次はコンポーネントを配置します。

b. 外部ユーザ向け　ⅰ.初期設定

ExperienceCloudを使用している場合、フォルダやファイルを共有することができます。ファイル単位での共有はもちろんですが、フォルダ単位で、フォルダの中にあるすべてのファイルを一括で共有設定することができます。

1. 権限セットについて

Foldersではデフォルトで下記の権限セットが含まれています。

1. Foldersコミュニティユーザー

   1. フォルダの参照権限

   2. ファイルの参照権限・作成(アップロード可能)権限

2. Foldersコミュニティユーザー(参照のみ)

   1. フォルダの参照権限

   2. ファイルの参照権限

Foldersコミュニティユーザーはアップロードが可能ですが、参照のみは他のユーザが作成したフォルダもしくはファイルを参照(ダウンロードは可能)が可能です。

2.共有設定

外部公開にあたり、組織の共有設定を変更いただく必要がございます。下記に方法を示しておりますので、ご確認いただき設定ください。

※この設定により、内部ユーザが作成したレコードが公開状態になる為、Foldersに関連するオブジェクトページを見せることは非推奨になります。フォルダコンポーネントを正しくご使用いただいている限り、安全にデータを保護する設計となっております。お客様ご自身が弊社提供の機能以外でカスタマイズを実施された場合、そのカスタマイズに起因するセキュリティリスクについては、弊社では一切の責任を負いかねます。そのため、個別の要件に基づいたカスタマイズを実施される際は、十分にご検討いただき、慎重に対応くださいますようお願い申し上げます。

ⅱ.Folders設定

内部ユーザ向けのフォルダコンポーネントのみ、外部公開のトグルボタンを出すことが可能です。下記の設定方法を記載しております。

ⅲ.各種コンポーネント

各種コンポーネントの構成は内部ユーザと同じです。2024/11/18現在、ExperienceCloud上で、アップローダコンポーネントを配置するのは非推奨です。アップロード権限を付与する場合は、フォルダコンポーネントからのアップロードをご利用ください。

ExperienceCloudのサイトの作成方法はSalesforce標準の機能になりますので、Salesforceのサクセスナビなどを参考にしてください。

3.自動Folder作成機能(Ver1.30以上でご利用いただけます。)

Ver1.30が12/4 にリリースされました。

ここではあらかじめ設定しておいたフォルダ構成が自動で各レコードに作成される方法を記載いたします。

4.Google Drive連携設定方法

ご契約方法

本番環境とSandboxで流れが変わります。

GoogleDrive連携の設定

GoogleDriveConnectコンポーネントを置くことで、すぐにご利用いただけます。どんな標準、カスタムオブジェクトでも配置可能です。FoldersGoogleDrive連携は各ユーザごとの権限でそれぞれのGoogleDriveを操作することが可能です。

デフォルトフォルダの設定方法

レコードの初期表示はユーザごとのマイドライブとなります。レコードに対して、ルートフォルダを組織で設定すると、別のユーザが同じレコードを開いた際もルートフォルダが設定されます。