15. Signature électronique
1. Généralités
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SmartOF vous permet de faire **[[signer électroniquement des documents dans vos sessions de formation]]** via notre partenaire EuroSign.
Pour activer la fonctionnalité sur votre espace SmartOF, contactez le support utilisateur à l’adresse [[email protected]](mailto:[email protected])
L’utilisation de cette fonctionnalité peut générer des coûts supplémentaires. Pensez à vérifier les termes de votre contrat.
2 - Paramétrer une signature électronique
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Pour mettre en place une signature électronique, vous devez ajouter une action de type “Signature électronique” dans le Workflow de vos sessions de formation.
Pour ajouter une action, suivez les étapes suivantes dans votre session :
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Puis lors de la création de l’action, **[[(1)]]** sélectionnez le type d’action “Signature d’un document”, puis **[[(2)]]** ajoutez le ou les documents à faire signer :
Pour rendre persistant ce paramétrage, vous pouvez le réaliser dans les paramètres généraux de votre plateforme : ***[[Paramètres de l’Organisme de Formation > Configuration des workflows > Session - Commanditaire Entreprise]]***
De cette manière, l’action de signature électronique sera automatiquement ajoutée à vos nouvelles sessions de formation.
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À noter, votre document doit comporter une balise [[signature]] à l’endroit où votre client doit signer sur le document. Par exemple :
Si vous générez ce document depuis une session de formation sans passer par le workflow et l’étape de signature électronique, cette balise [[signature]] apparaîtra sur le document.
Il est donc fortement conseillé de créer un document spécifique pour la signature électronique : Pour cela, téléchargez le modèle de document que vous souhaitez adapter depuis l’onglet “configuration des documents” (menu “Paramètres de l’organisme de formation”), ajoutez la variable sur le document dans Word puis ajoutez-le comme nouveau document (pensez à préciser dans le nom interne qu’il s’agit du document en signature électronique pour l’identifier lors de la création de l’étape de Workflow) dans SmartOF.
3 - Utilisation de la signature électronique
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Une fois l’action ajoutée à votre Workflow, vous pouvez l’exécuter en cliquant sur la cellule souhaitée :
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La fenêtre qui s’ouvre vous permet de :
**(1)** Consulter ou télécharger les documents à faire signer
**(2)** Ajouter d’autres documents dans l’enveloppe de signature électronique
**(3)** Sélectionner le signataire depuis votre base de contact
**(4)** ou saisir/modifier les coordonnées du signataire
Une fois ces informations saisies, cliquer sur “Envoyer”.
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Une fois envoyée, la fenêtre suivante s’affiche :
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Votre client recevra alors un email de la part d’EuroSign l’invitant à signer électroniquement le document :
4 - Suivi des signatures électroniques
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Le suivi des signatures électroniques se fait depuis le workflow de votre session. Un statut vous indique l’état de votre signature électronique.
Les statuts possibles sont : En attente, Envoyé non signé, Signé
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Une fois l’enveloppe signée par le client, le statut passera automatiquement à “Signé".
Vous pourrez alors consulter plus de détail en ouvrant l’action.
Une fois le document signé par votre client, vous pouvez téléchargez le document signé ainsi que le rapport de signature électronique en cliquant ici :
