3. EPP - předání a zpracování dokumentů na klienta a BT
Luboš Smejkal
16 steps
2 minutes
Základní informace o sekci
1
Stav sady Vám říká, zda je možné sadu editovat, zda Vám byla vrácena k opravě nebo je již zpracovaná. Otevřeno - sadu je možné editovat a Broker Trustu ji ještě nezpracoval Vráceno k opravě - při kontrole na oddělení zápisu obchodů jsme v dokumentaci našli nedostatky, které je třeba opravit, proto jsme Vám sadu vrátili k opravě Uzavřeno - sada byla již zpracována na Broker Trustu a neobsahuje chyby. V romto stavu již není možné sadu editovat
V rámci stavu vráceno k opravě nemusí být pro editaci dostupné všechna pole. Některá pole už mohou být ze strany Broker Trustu zamčené, jelikož jsou zkontrolované proti smlouvě a není je možné měnit
2
U každého dokumentu můžete vidět jeho stav, případně stav autorizace dokumentu a jeho zpracování na BT Fajfka - dokument je v pořádku, jsou na něm vyplněné všechny údaje, případně byl již autorizován klientem anebo zpracován na BT Klíč - dokument nemá buď vyplněné všechny pole, nebo obsahuje chyby ve validacích Obálka - dokument čeká na podpis klienta nebo zpracování BT
3
Různé typy dokumentů mají různý způsob "autorizace". Některé musí SMSkou autorizovat klient, některé stačí na klienta předat a některé se předávají rovnou na BT (autorizuje jen poradce tím, že pod svým loginem klikne na "Zpracovat dokumenty").
Informační list je typicky dokumentem, který se jen odešle klientovi na email a tím je považovaný za autorizovaný Záznamy z jednání, modelace, atd. jsou dokumenty, které vyžadujeme autorizovat klientem - klientovi po zpracování v EPP odchází email s odkazem do systému, přes který dokumenty odsouhlasí AML dotazníky, interní BT formuláře atd. jsou formuláře, které se po nahrání do EPP předávají elektronicky na BT bez podpisu klienta. Stejně tak dokument smlouvy, který bereme, že je klientem již podepsaný (ideálně online v systému dané instituce)
Odeslání informačního listu
Odeslání informačního listu doporučujeme udělat co nejdříve po založení sady. Odeslání je možné jakmile je dokument validně vyplněný (zde ve správě dokumentů u něj v prvním sloupečku svítí ikonka fajfky)
Informační list je možné odeslat, pokud máte u klienta vyplněné všechny povinné údaje (primárně Jméno, Příjmení, Email a Telefon)
4
Před samotným zpracováním ostatních dokumentů je potřeba klientovi předat informační list přes tlačítko "ODESLAT INFORMAČNÍ LIST"
5
Potvrzení o odeslání informačního listu odklikneme
Pokud po odeslání informačního listu změníte kontaktní údaje na hlavním klientovi, dojde k resetování odeslaného informačního listu a bude potřeba odeslat nový informační list
Přidání dalších dokumentů ke smlouvě
Spolu s povinnými přílohami můžete na BT ke zpracování rovnou předat i další dokumenty, které se váží k danému obchodu - modelace, kalkulace, skeny smluv atd.
Přikládané dokumenty musí mít standard PDF/A a musí být menší než 5 MB. Pro kontrolu zda je dokument ve strandardu PDF/A můžete využít např. - [https://avepdf.com/pdfa-validation](https://avepdf.com/pdfa-validation) Pro případný převod z jiných formátů do PDF/A můžete využít např. - [https://avepdf.com/convert-to-pdfa](https://avepdf.com/convert-to-pdfa) Pro zmenšení PDF můžete využít např. - [https://avepdf.com/compress-pdf](https://avepdf.com/compress-pdf)
V případě, že jste se na záznamu (https://scribehow.com/shared/EPP__prilohy_pro_rizikove_zivotni_pojisteni_FO__T86Hem2yQZm7AeJ5Jq73sg#f3593d07)odvolali na modelaci, tak toto je to správné tlačítko, přes které musíte modelaci přiložit
6
Kliknutím na "PŘIDAT SMLOUVU / DOKUMENTY" můžete přidat další dokumenty, které se týkají daného obchodu
7
Vyberte typ dokumentu, kteří přikládáte
Pokud nahráváte dokument smlouvy ujistěte se, že je podepsaný všemi stranami, jinak Vám bude obchod vrácen k opravě. Pokud přikládáte sken fyzicky podepsané smlouvy - zajistěte prosím co nejdřívější předání této smlouvy na danou instituci
8
Kliknutím na "PŘILOŽIT" se daný dokument přiloží k obchodu
Pokud sjednáváte investiční životní pojištění a potřebujete přidat meziproduktovou analýzu, tak ji přiložíte kliknutím na tlačítko +Přidat meziproduktovou analýzu. Toto tlačítko Vás přesměruje do Metodik Online, kde si vyklikáte jaké produkty a jaké parametry chcete srovnat. PDF Vám následně metodiky rovnou přiloží k sadě.
Předání dokumentů na BT/k SMS autorizaci klientem
Doporučujeme využívat tuto online metodu autorizace a předání dokumentů na BT, jelikož Vám zajistí že BT dostane vždy kompletní dokumentaci. Nicméně pokud byste chtěli záznam z jednání vytisknout, tak máte možnost kliknout na ikonku "Stažení" na řádku záznamu z jednání. Pohlídejte si prosím, že v takovém případě záznam autorizují všechny osoby, které jsou na smlouvě pojištěné a straší 18 let, a že na BT odesíláte opravdu kompletní dokumentaci
9
V případě, že máte připravené dokumenty ve validním stavu a již jste odeslali informační list, tak máte dostupné tlačítko "ZPRACOVAT SADU DOKUMENTŮ", kterým odešleme dokumenty klientovi na SMS autorizaci a předáme zbytek dokumentů na Broker Trust
10
Zde si vyberte, které dokumenty chcete zpracovat (odeslat na podpis/předat na BT) a klikněte na "ZPRACOVAT VYBRANÉ DOKUMENTY"
Doporučujeme nechat zaškrtnuté všechny dokumenty, které je možné zpracovat
11
Potvrzení o odeslání odklikneme
Broker Trust zpracovává obchody jako celek - tzn. primárně čekáme na doručení celé dokumentace nutné pro zápis obchodu (smlouva, informační list, záznam z jednání)
Ověření stavu SMS podpisu
12
To, jaké dokumenty byly odeslané na podpis nebo předané ke zpracování na BT je vidět v rámci stavu jednotlivých dokumentů
13
Pokud potřebujete zjistit stav SMS podpisu, odeslat klientovi znovu email, nebo autorizaci zrušit, klikněte na ikonku očička u dokumentu
14
Zde si pomocí "Zobrazit historii" můžete zobrazit, zda na klienta email odešel, zda klient už email otevřel atd.
Pokud je v tomto logu uvedené, že email na klienta odešel, tak od nás odešel. Ze strany Broker Trustu zde není nic na prověření. Pro vyhledání emailu můžete zkusit návod zde - [https://scribehow.com/shared/Jak_podepsat_povinne_prilohy_SMSkou__nJdY4tpORuSZ7lEfE94DvA](https://scribehow.com/shared/Jak_podepsat_povinne_prilohy_SMSkou__nJdY4tpORuSZ7lEfE94DvA) Pokud ani tak klient email nenašel, tak doporučujeme zkontrolovat, že máte email zadaný správně (často se stane, že v něm máte třeba tečku nebo jiný znak navíc, případně nějaký znak přehozený). Dále je dobré zkontrolovat, že email existuje (např. přes tento nástroj - https://hunter.io/email-verifier) Další možností může být, že má klient emailovou schránku plnou
15
Kliknutím na zrušit autorizaci zneplatníte odkaz v klientově emailu. Následně Vám umožníme udělat další editaci v dokumentaci
Pokud jste odeslali dokumentaci na SMS podpis klientovi jsou v dokumentaci omezené úpravy. Pokud budete chtít nějaký údaj upravit je třeba nejdříve autorizaci zrušit. Jakmile budete mít opraveno, tak kliknete znovu na "Zpracovat dokumetnaci" ve správě dokumentů
16
V případě, že potřebujete klientovi znovu odeslat autorizační email (v rámci 7 denní lhůty pro SMS autorizaci), tak to můžete udělat skrze toto tlačítko
Klient má na autorizaci 7 kalendářních dní. Pokud tato lhůta expiruje je třeba znovu kliknout na "Zpracovat dokumenty". Toto tlačítko by mu pouze znovu odeslalo již expirovaný odkaz.
3. EPP - předání a zpracování dokumentů na klienta a BT
Luboš Smejkal
16 steps
2 minutes
Základní informace o sekci
1
Stav sady Vám říká, zda je možné sadu editovat, zda Vám byla vrácena k opravě nebo je již zpracovaná. Otevřeno - sadu je možné editovat a Broker Trustu ji ještě nezpracoval Vráceno k opravě - při kontrole na oddělení zápisu obchodů jsme v dokumentaci našli nedostatky, které je třeba opravit, proto jsme Vám sadu vrátili k opravě Uzavřeno - sada byla již zpracována na Broker Trustu a neobsahuje chyby. V romto stavu již není možné sadu editovat
V rámci stavu vráceno k opravě nemusí být pro editaci dostupné všechna pole. Některá pole už mohou být ze strany Broker Trustu zamčené, jelikož jsou zkontrolované proti smlouvě a není je možné měnit
2
U každého dokumentu můžete vidět jeho stav, případně stav autorizace dokumentu a jeho zpracování na BT Fajfka - dokument je v pořádku, jsou na něm vyplněné všechny údaje, případně byl již autorizován klientem anebo zpracován na BT Klíč - dokument nemá buď vyplněné všechny pole, nebo obsahuje chyby ve validacích Obálka - dokument čeká na podpis klienta nebo zpracování BT
3
Různé typy dokumentů mají různý způsob "autorizace". Některé musí SMSkou autorizovat klient, některé stačí na klienta předat a některé se předávají rovnou na BT (autorizuje jen poradce tím, že pod svým loginem klikne na "Zpracovat dokumenty").
Informační list je typicky dokumentem, který se jen odešle klientovi na email a tím je považovaný za autorizovaný Záznamy z jednání, modelace, atd. jsou dokumenty, které vyžadujeme autorizovat klientem - klientovi po zpracování v EPP odchází email s odkazem do systému, přes který dokumenty odsouhlasí AML dotazníky, interní BT formuláře atd. jsou formuláře, které se po nahrání do EPP předávají elektronicky na BT bez podpisu klienta. Stejně tak dokument smlouvy, který bereme, že je klientem již podepsaný (ideálně online v systému dané instituce)
Odeslání informačního listu
Odeslání informačního listu doporučujeme udělat co nejdříve po založení sady. Odeslání je možné jakmile je dokument validně vyplněný (zde ve správě dokumentů u něj v prvním sloupečku svítí ikonka fajfky)
Informační list je možné odeslat, pokud máte u klienta vyplněné všechny povinné údaje (primárně Jméno, Příjmení, Email a Telefon)
4
Před samotným zpracováním ostatních dokumentů je potřeba klientovi předat informační list přes tlačítko "ODESLAT INFORMAČNÍ LIST"
5
Potvrzení o odeslání informačního listu odklikneme
Pokud po odeslání informačního listu změníte kontaktní údaje na hlavním klientovi, dojde k resetování odeslaného informačního listu a bude potřeba odeslat nový informační list
Přidání dalších dokumentů ke smlouvě
Spolu s povinnými přílohami můžete na BT ke zpracování rovnou předat i další dokumenty, které se váží k danému obchodu - modelace, kalkulace, skeny smluv atd.
Přikládané dokumenty musí mít standard PDF/A a musí být menší než 5 MB. Pro kontrolu zda je dokument ve strandardu PDF/A můžete využít např. - [https://avepdf.com/pdfa-validation](https://avepdf.com/pdfa-validation) Pro případný převod z jiných formátů do PDF/A můžete využít např. - [https://avepdf.com/convert-to-pdfa](https://avepdf.com/convert-to-pdfa) Pro zmenšení PDF můžete využít např. - [https://avepdf.com/compress-pdf](https://avepdf.com/compress-pdf)
V případě, že jste se na záznamu (https://scribehow.com/shared/EPP__prilohy_pro_rizikove_zivotni_pojisteni_FO__T86Hem2yQZm7AeJ5Jq73sg#f3593d07)odvolali na modelaci, tak toto je to správné tlačítko, přes které musíte modelaci přiložit
6
Kliknutím na "PŘIDAT SMLOUVU / DOKUMENTY" můžete přidat další dokumenty, které se týkají daného obchodu
7
Vyberte typ dokumentu, kteří přikládáte
Pokud nahráváte dokument smlouvy ujistěte se, že je podepsaný všemi stranami, jinak Vám bude obchod vrácen k opravě. Pokud přikládáte sken fyzicky podepsané smlouvy - zajistěte prosím co nejdřívější předání této smlouvy na danou instituci
8
Kliknutím na "PŘILOŽIT" se daný dokument přiloží k obchodu
Pokud sjednáváte investiční životní pojištění a potřebujete přidat meziproduktovou analýzu, tak ji přiložíte kliknutím na tlačítko +Přidat meziproduktovou analýzu. Toto tlačítko Vás přesměruje do Metodik Online, kde si vyklikáte jaké produkty a jaké parametry chcete srovnat. PDF Vám následně metodiky rovnou přiloží k sadě.
Předání dokumentů na BT/k SMS autorizaci klientem
Doporučujeme využívat tuto online metodu autorizace a předání dokumentů na BT, jelikož Vám zajistí že BT dostane vždy kompletní dokumentaci. Nicméně pokud byste chtěli záznam z jednání vytisknout, tak máte možnost kliknout na ikonku "Stažení" na řádku záznamu z jednání. Pohlídejte si prosím, že v takovém případě záznam autorizují všechny osoby, které jsou na smlouvě pojištěné a straší 18 let, a že na BT odesíláte opravdu kompletní dokumentaci
9
V případě, že máte připravené dokumenty ve validním stavu a již jste odeslali informační list, tak máte dostupné tlačítko "ZPRACOVAT SADU DOKUMENTŮ", kterým odešleme dokumenty klientovi na SMS autorizaci a předáme zbytek dokumentů na Broker Trust
10
Zde si vyberte, které dokumenty chcete zpracovat (odeslat na podpis/předat na BT) a klikněte na "ZPRACOVAT VYBRANÉ DOKUMENTY"
Doporučujeme nechat zaškrtnuté všechny dokumenty, které je možné zpracovat
11
Potvrzení o odeslání odklikneme
Broker Trust zpracovává obchody jako celek - tzn. primárně čekáme na doručení celé dokumentace nutné pro zápis obchodu (smlouva, informační list, záznam z jednání)
Ověření stavu SMS podpisu
12
To, jaké dokumenty byly odeslané na podpis nebo předané ke zpracování na BT je vidět v rámci stavu jednotlivých dokumentů
13
Pokud potřebujete zjistit stav SMS podpisu, odeslat klientovi znovu email, nebo autorizaci zrušit, klikněte na ikonku očička u dokumentu
14
Zde si pomocí "Zobrazit historii" můžete zobrazit, zda na klienta email odešel, zda klient už email otevřel atd.
Pokud je v tomto logu uvedené, že email na klienta odešel, tak od nás odešel. Ze strany Broker Trustu zde není nic na prověření. Pro vyhledání emailu můžete zkusit návod zde - [https://scribehow.com/shared/Jak_podepsat_povinne_prilohy_SMSkou__nJdY4tpORuSZ7lEfE94DvA](https://scribehow.com/shared/Jak_podepsat_povinne_prilohy_SMSkou__nJdY4tpORuSZ7lEfE94DvA) Pokud ani tak klient email nenašel, tak doporučujeme zkontrolovat, že máte email zadaný správně (často se stane, že v něm máte třeba tečku nebo jiný znak navíc, případně nějaký znak přehozený). Dále je dobré zkontrolovat, že email existuje (např. přes tento nástroj - https://hunter.io/email-verifier) Další možností může být, že má klient emailovou schránku plnou
15
Kliknutím na zrušit autorizaci zneplatníte odkaz v klientově emailu. Následně Vám umožníme udělat další editaci v dokumentaci
Pokud jste odeslali dokumentaci na SMS podpis klientovi jsou v dokumentaci omezené úpravy. Pokud budete chtít nějaký údaj upravit je třeba nejdříve autorizaci zrušit. Jakmile budete mít opraveno, tak kliknete znovu na "Zpracovat dokumetnaci" ve správě dokumentů
16
V případě, že potřebujete klientovi znovu odeslat autorizační email (v rámci 7 denní lhůty pro SMS autorizaci), tak to můžete udělat skrze toto tlačítko
Klient má na autorizaci 7 kalendářních dní. Pokud tato lhůta expiruje je třeba znovu kliknout na "Zpracovat dokumenty". Toto tlačítko by mu pouze znovu odeslalo již expirovaný odkaz.
