Aanvraagformulier invullen: activiteiten en flows

1. Activiteit aanmaken

1

Klik op "Project Details".

Voor elke uitwisseling of voorbereidend bezoek zal je een activiteit moeten aanmaken. Bestaat jouw project bijvoorbeeld uit een eerste uitwisseling waarbij een Belgische groep naar Spanje gaat en een tweede uitwisseling waarbij de Spaanse jongeren naar België komen? Dan zal je twee activiteiten moeten aanmaken. Groepsuitwisseling: er zijn drie types activiteiten: - Youth exchanges - Member States and associated countries: uitwisseling met programmalanden - Youth exchanges - third countries not associated: uitwisseling met niet-programmalanden - Preparatory visits: voorbereidend bezoek Mobiliteit van jeugdwerkers: er zijn vier types activiteiten: - Professional development activities - Member States and associated countries: uitwisseling met programmalanden - Professional development activities - third countries not associated: uitwisseling met niet-programmalanden - Preparatory visits: voorbereidend bezoek - System development and outreach activities Niet zeker welke landen programmalanden zijn? Kijk op [onze website](https://www.erasmusplusjeugd.be/actie/groepsuitwisselingen/) onder 'waar?'

2

Er is standaard 1 activiteit toegevoegd. Bestaat je project uit meerdere activiteiten? Klik dan op 'Add activity'.

3

Klik bij 'Activity Type' op het juiste type activiteit. (Zie groene kader hierboven)

4

Vul de overige velden in.

5

Om de details aan te vullen klik je op het groene icoontje 'Edit activity'.

6

Je ziet dat de activiteit momenteel nog 'Incomplete' is. Om de aanvraag te kunnen indienen, zorg je dat alle activiteiten volledig zijn. Een activiteit is pas volledig als ook alle '**flows**' aangevuld zijn (zie hoofdstuk 2 in deze handleiding). De cijfers uit de 'flows' worden immer automatisch ingevuld in de activiteit.

7

Per activiteit vul je ook inhoudelijke vragen in.

2. 'Flows' toevoegen

Elke groep vormt bij een uitwisseling een 'flow', zowel de groep van het gastland als de groep die zich verplaatst. Organiseer je bijvoorbeeld een uitwisseling in België, waarbij Italiaanse en Poolse jongeren naar België komen, dan heb je drie 'flows': voor de Belgische, Italiaanse en Poolse groep.

8

Klik links op "Flows and Budget summary" onder de activiteit die je juist hebt aangemaakt.

9

Er wordt automatisch 1 flow gecreëerd. Klik op het potloodje om die te bewerken en alle gegevens aan te vullen.

10

Bij 'Group' selecteer je het nummer van de groep, neem een nummer dat voor jou logisch is.

11

Vul alle aantallen aan. Het gaat hier niet om het totale aantal deelnemers, maar om de deelnemers van specifiek deze ene groep.

12

Vul de start- en einddatum van de activiteit in. Dit zijn de data van de groepsuitwisseling zelf, niet van het hele project. Het project kan bijvoorbeeld lopen van 1 januari 2025 tot 31 december 2026, terwijl de uitwisseling zelf doorgaat van 10 juli 2025 tot 20 juli 2025. Het zijn die laatste data die je hier moet invullen.

13

Als je op een duurzame manier reist (minstens de helft van het traject **niet** via boot, vliegtuig of auto), kan je extra budget aanvragen voor 'Green travel'. Vink dan dit vakje aan. Voor afstanden onder de 500 km wordt verwacht gebruik te maken van duurzaam transport.

14

Selecteer de juiste Distance Band. Dit is de afstand die de groep zal afleggen. Je bent verplicht de officiële [Distance Band Calculator](https://erasmus-plus.ec.europa.eu/resources-and-tools/distance-calculator) te gebruiken voor deze berekening.

15

Vul het aantal reisdagen aan volgens onderstaande regels: - afstand kleiner dan 100 km: 1 reisdag - afstand groter dan 100 km: 2 reisdagen - afstand groter dan 100 km en gebruik van green travel: max. 4 reisdagen. Als dit het geval is neem je best eerst contact op met een JINT-medewerker via [[email protected]](mailto:[email protected]).

16

Als je 'Inclusion support for participants' wil aanvragen, vul je hier het bedrag in. Dit mag ook 0 zijn.