Ajouter des apprenants à une session par fichier Excel
- Barnabé Chauvin |
- 14 steps
1. Ajouter des apprenants à une session par fichier Excel
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Ce guide vous montre comment importer en quelques clics une liste d'apprenants dans une session de formation à partir d'un fichier Excel.
Votre fichier Excel peut comporter les éléments suivants :
Ce guide fonctionne uniquement pour des commanditaires Entreprises.
Pour importer des Apprenants dans votre CRM, vous pouvez également consulter ce guide : [Importer des données par fichier Excel](https://scribehow.com/shared/Importer_des_donnees_par_fichier_Excel__lMd5IlR9QmeQxi_iAxLz4g).
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Ouvrez l'onglet **Commanditaires** de votre session de formation.
Puis cliquez sur la cellule **Apprenants** d'un Commanditaire Entreprise. (Ce commanditaire doit être [ajouté à la session](https://scribehow.com/shared/Ajouter_des_clients_a_une_session_de_formation__DM_qwxS1QqiTfWlFhB22mA) au préalable).
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Cliquez sur "**Ajouter des apprenants**"
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Puis sélectionnez le deuxième onglet "**Nouveaux apprenants (0)**".
Ce deuxième onglet vous permet d'ajouter des apprenants qui n'existent pas encore dans votre CRM.
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Sélectionnez une cellule du tableau, puis copier-coller (Ctrl-C / Ctrl-V) votre tableau Excel.
Vous pouvez coller une colonne à la fois ou plusieurs colonnes d'un coup.
Si besoin, cliquez sur **Vider le tableau** pour réinitialiser la saisie.
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Une fois collé, vérifiez que les données correspondent bien aux noms de colonne.
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Puis cliquez sur "**Ajouter les apprenants**" pour confirmer l'ajout des apprenants.
De nouvelles fiches seront créées dans votre CRM (une fiche apprenant par ligne du tableau). Et les Apprenants seront [associés à la fiche entreprise](https://scribehow.com/shared/Associer_les_Apprenants_et_les_Contacts_clients_a_des_Entreprises__7oLkED_GQw6vr7xj9zk7OQ) du commanditaire.
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Pour aller plus loin, suivez ce guide pour [détecter les doublons d'apprenants](https://scribehow.com/shared/Detecter_les_doublons_lors_de_limport_dun_Excel_dans_une_Session__fygoK36FTfW0lUQTwaS6Cg) dans votre fichier Excel.
2. Détection des doublons des Apprenants
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La détection des doublons se lance lorsque vous cliquez sur "**Ajouter les apprenants**".
Si des doublons sont détectés, une fenêtre s'ouvre alors.
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Un récapitulatif en haut vous indique le nombre de doublons détectés restant à traiter. Pour finaliser l'ajout de vos apprenants à la session, il est nécessaire de traiter tous les doublons détectés.
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Pour chaque doublon détecté, vous pouvez consulter le détail des fiches Apprenant qui sont détectées en cliquant sur **Voir la fiche**.
Cela vous permet de vérifier s'il s'agit d'un faux positif ou pas.
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Pour chaque doublon détecté, vous pouvez soit :
1. Soit confirmer la création. Vous considérez alors qu'il ne s'agit pas d'un doublon, et une nouvelle fiche apprenant sera créé.
2. Soit annuler la création car le doublon est avéré. Dans ce cas la ligne correspondante du tableau Excel sera tout simplement ignorée et aucun Apprenant ne sera créé pour cette ligne.
Pour confirmer une création, cliquez sur "**Confirmer la création**"
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Pour annuler une création, cliquez sur "**Ignorer ce contact**"
Lorsque vous ignorez un contact car il existe déjà dans votre base, ce dernier ne sera pas ajouté à la session. Vous devrez re-cliquer sur Ajouter des apprenants et sélectionner la fiche Apprenant déjà existante dans votre base.
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Lorsque tous les doublons détectés ont été traités, vous avez un affichage synthétique avec un statut "Contacts à créer" ou "Contacts à ignorer" pour chaque doublon détecté.
Vous pouvez alors cliquer sur "**Ajouter les apprenants**" pour finaliser la création des fiches retenues, et l'ajout des apprenants à la Session.
Tant que vous ne cliquez pas sur **Ajouter les apprenants**, aucune nouvelle fiche n'est créée dans SmartOF