Ajouter des clients à une session de formation

1. Ajouter un client à une session de formation

1

Pour ajouter des clients à une session, ouvrez l'onglet "**Commanditaires**" de la session de formation.

Dans le jargon de SmartOF, un Commanditaire correspond à la "personne qui passe commande". ***C’est-à-dire votre client***. Un moyen mnémotechnique pour identifier le commanditaire est de se poser la question : **Qui signe la convention de formation ?** Il peut s'agir d'une Entreprise ou d'un Particulier (Un apprenant qui achète la formation en propre, par exemple dans le cas du CPF). Une session de formation peut aussi bien : 1. Accueillir un seul commanditaire. Par exemple une seule Entreprise dans le cas d'une formation INTRA 2. Plusieurs commanditaires pour des formations INTER. Vous pouvez d'ailleurs mélanger des groupes de salariés d'Entreprises ou des particuliers 3. Des cas hybrides : Vous travaillez pour un grand groupe qui a plusieurs filliales et vous fait signer plusieurs conventions. Dans ce cas vous aurez plusieurs commanditaires. ATTENTION : Le commanditaire n'est pas forcément le payeur de la formation. Vous pouvez avoir un commanditaire et un payeur OPCO dans le cas d'un financement en subrogation.

2

Pour ajouter un nouveau commanditaire à votre session, cliquez sur "**Ajouter un commanditaire**"

3

Sélectionnez le type de commanditaire : - **Entreprise** : Votre commanditaire est une personne morale (Entreprise, Collectivité, Association etc) qui forme un ou plusieurs collaborateurs. - **Particulier** : Votre commanditaire est une personne physique. C'est l'apprenant qui est directement votre client.

4

**Dans le cas d'un commanditaire Entreprise (1/2)** : Sélectionnez l'entreprise commanditaire parmi votre Base de Contacts. Il est nécessaire d'avoir créé au préalable la fiche de l'entreprise. Suivez ce tutoriel pour [créer une fiche entreprise](https://scribehow.com/shared/Creer_des_Apprenants_Entreprises_et_Contacts_clients__kFw4gwvET0aTI4DpNUcvcw).

5

**Dans le cas d'un commanditaire Entreprise (2/2) :**\ \ Si vous connaissez déjà la liste des apprenants qui vont participer à la formation, vous pouvez les sélectionner parmi votre base de contacts. Vous pourrez renseigner plus tard la liste exacte des apprenants. Notamment via l'importation d'un fichier Excel.

6

**Dans le cas d'un commanditaire Particulier :** Sélectionnez un ou plusieurs apprenants parmi votre base de contacts. Suivi ce tutoriel pour [créer un nouvel apprenant dans votre CRM](https://scribehow.com/shared/Creer_des_Apprenants_Entreprises_et_Contacts_clients__kFw4gwvET0aTI4DpNUcvcw).

7

Enfin cliquez sur "**Ajouter un commanditaire**"

8

Le tableau "Liste des commanditaires" est un récapitulatif des paramètres contractuels de vos clients : 1. Nom et type du commanditaire 2. Dans le cas des commanditaires entreprises, liste des apprenants rattachés à ce commanditaire (ie à la convention de formation de ce commanditaire). \ Passez la souris sur le numéro pour avoir la liste détaillée des apprenants. 3. Tarif appliqué à la convention de ce commanditaire. 4. Détails du programme de formation. Vous pouvez personnaliser ce tableau avec [des champs personnalisés](https://scribehow.com/shared/Creer_des_champs_personnalises__o0CjkjvwT7ubE1Oh0ou4tw).

9

Dans le cas où vous avez plusieurs commanditaires (par exemple, pour une formation INTER), le tableau affichera la liste complète de ces commanditaires.

2. Définir le tarif appliqué au client

10

Le tarif appliqué à un client est indiqué dans la colonne Tarif (HT) du tableau des commanditaires. Il correspond au coût de la formation pour ce client et à votre futur Chiffre d'Affaires en tant qu'OF. Lorsque vous ajoutez un commanditaire à une session, le tarif appliqué par défaut est le prix catalogue du Produit visé de la session. (En savoir plus ici pour [définir le tarif d'une formation](https://scribehow.com/shared/Definir_le_tarif_dune_formation__J_vMWAn0QOyiG_QkfY38Qw)). Si vous avez créé votre Session de formation, alors le tarif correspond au devis qui avait été réalisé.

11

Vous pouvez modifier le tarif appliqué en cliquant sur la cellule **Tarif (HT)** du commanditaire concerné. Cela vous permet d'appliquer un prix spécifique à ce commanditaire. Par exemple dans un des cas suivants : - Prix remisé pour un client - Le prix dépend de plusieurs facteurs (nombre d'apprenants etc)

12

Pour modifier le tarif appliqué à un commanditaire, vous pouvez : 1. Modifier les lignes existantes 2. Ajouter de nouvelles lignes au tarif (de la même manière qu'un devis de formation)

13

Par exemple si vous souhaitez modifier une ligne, vous pouvez modifier : - L'intitulé de la ligne - Le prix unitaire, la quantité et le taux de TVA - Les paramètres BPF de cette ligne - Le rendu de cette ligne dans les factures qui seront générées (template de facture)

14

Les modifications du Tarif ne seront apportées qu'au commanditaire modifié.

3. Ajouter ou modifier les apprenants

15

Pour modifier les apprenants d'un Commanditaire Entreprise, cliquez sur la cellule **Apprenants** de ce commanditaire dans le tableau des commanditaires.

16

Pour ajouter de nouveaux apprenants, cliquez sur "Ajouter des apprenants" Pour supprimer un apprenant du commanditaire Entreprise, cliquez sur la croix de la ligne de l'apprenant