Collecter des documents dans les Formulaires d’inscription | Scribe

    Collecter des documents dans les Formulaires d’inscription

    • Barnabé Chauvin |
    • 17 steps
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      Les formulaires d’inscription de SmartOF simplifient et accélèrent la gestion administrative en permettant aux apprenants d’entrer eux-mêmes leurs informations. Le processus est entièrement dématérialisé, réduisant les erreurs et le temps de traitement. Les formulaires sont personnalisables et s’adaptent aux différents types d’inscriptions (particuliers, RH, etc.), avec des fonctionnalités de gestion des documents et de détection des doublons. Ce tutoriel vous montre comment collecter des documents dans le cadre de l'inscription d'un Apprenant. Pour en savoir plus, découvrez [comment utiliser les formulaires d'inscription.](https://scribehow.com/shared/Utiliser_les_Formulaires_dinscription__OlQSgTbvR2a27kdXUETG3w)
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      Cette fonctionnalité n'est disponible que pour les inscriptions individuelles. (Elle n'est pas disponible pour l'inscription d'un groupe d'Apprenant par un Contact Client).

      1. Configurer votre formulaire d'inscription

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      Ouvrez l'onglet "**Paramètres de l'Organisme de Formation**" du menu principal
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      Puis accédez à l'onglet "**Formulaires d'inscription**"
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      Cliquez sur "Ajouter un document" puis saisissez le nom des documents attendus.
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      Une fois que vous avez renseigné tous les documents à collecter, cliquez sur "**Enregistrer**".

      2. Dépôt de document par les apprenants

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      Une fois le paramétrage effectué, une section Pièces complémentaires apparaît en plus dans le formulaire des inscriptions des apprenants.
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      Pour uploader un document, il suffit de cliquer sur le bouton ci-dessous :
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      Aucun des documents demandés n'est obligatoire. L'apprenant peut soumettre l'inscription sans uploader tous les documents demandés.
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      L'apprenant doit compléter le formulaire puis cliquer sur "**S'inscrire à la session**"

      3. Traiter les demandes d'inscription avec des Documents

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      Le traitement des demandes reçues se fait depuis l'onglet "**Formulaires d'inscription**" du menu principal.
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      Cliquez sur une des demandes reçues pour la traiter.
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      Si votre formulaire comporte des documents, une étape supplémentaire vous permet de les vérifier. Cliquez sur un des documents pour le consulter. Pour chaque document, vous pouvez **l'Accepter** ou le **Refuser**.
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      Les documents acceptés sont surlignés en vert et seront enregistrés dans la fiche de l'apprenant. Les documents refusés sont surlignés en rouge et seront tout simplement ignorés. Cliquez sur "**Suivant**" pour continuer le traitement de la demande d'inscription.
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      Les documents acceptés sont sauvegardés dans l'onglet "**Documents**" de la fiche Apprenant.

      4. Gérer les documents invalides

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      Si vous recevez une demande d'inscription avec des documents invalides, vous pouvez les refuser lorsque vous traitez le formulaire. Cela vous permet de quand même sauvegarder les premières informations fournies par l'apprenant (et donc éviter de lui demander de ressaisir toutes ces informations). En complément, demandez à l'apprenant de vous envoyer les documents manquants.