Créer un accès extranet pour un apprenant | Scribe

    Créer un accès extranet pour un apprenant

    • Barnabé Chauvin |
    • 13 steps

      1. Créer une fiche Apprenant

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      Pour commencer cliquez sur "Nouvel apprenant". Si l'apprenant existe déjà dans votre CRM, vous pouvez passer à l'étape 2.
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      Remplissez le formulaire, puis cliquez sur "**Créer l'apprenant**" Vous devez renseigner une adresse email pour activer l'Extranet Apprenant.

      2. Créer un accès Extranet pour un apprenant

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      Dans la fiche d'un Apprenant, vous pouvez consulter l'état de son accès extranet dans la section **Accès Extranet**. L'indication **Pas d'accès à l'extranet** indique que vous ne lui avez pas encore activé son compte.
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      Cliquez sur "**Inviter à l'extranet**"
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      Puis confirmez en cliquant sur "Inviter à l'extranet". L'apprenant va recevoir un email lui permettant de se créer un compte Apprenant.
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      Une fois l'invitation envoyée, le statut Extranet passe **Invitation envoyée**. Si besoin vous pouvez relancer l'invitation en cliquant sur **Renvoyer une invitation**
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      Si votre apprenant ne reçoit pas les emails d’invitation ou rencontre des difficultés avec l’informatique, vous pouvez définir son mot de passe pour lui. Pour ce faire, cliquez sur "**Forcer l'accès**"
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      Choisissez un mot de passe puis cliquez sur "**Enregistrer**"
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      Assurez-vous de bien mémoriser ce mot de passe, car une fois enregistré, il ne sera plus possible de le récupérer. N’oubliez pas de transmettre le mot de passe à votre apprenant afin qu’il puisse se connecter.

      3. Création du compte Extranet par l'Apprenant

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      L'Apprenant reçoit un mail d'invitation afin de créer son compte extranet. Ce mail comporte un lien **Je crée mon compte**
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      En cliquant sur le lien, l'apprenant arrive sur votre espace SmartOF (charte graphique personnalisable en marque blanche depuis les Paramètres de votre compte). Il doit choisir un mot de passe puis cliquer sur **Enregistrer mon mot de passe**.
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      Une fois son compte créé, l'URL de connexion pour les apprenants est la même que les administrateurs.
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      Une fois le compte activé, le statut passe en "**Compte validé avec le mail : [email protected]**" dans la fiche Apprenant. L'indication du mail est importante, car il peut différer du mail enregistré dans la fiche. Vous avez alors la possibilité de : 1. **Révoquer l'accès**. Cela supprime le compte utilisateur de l'apprenant, et il ne pourra plus se connecter à son espace SmartOF 2. **Réinitialiser le mot de passe** pour l'apprenant. Vous pouvez choisir un nouveau mot de passe pour l'apprenant.

      4. Activer l'accès Extranet à une session de formation

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      Créer le compte Extranet de l'Apprenant n'est pas suffisant pour lui donner accès à vos supports de cours. Vous devez en plus lui activer l'accès aux sessions de formation.
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      Pour cela, accédez à l'onglet "**Extranet**" de votre session de formation.
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      Cet onglet vous permet de gérer les accès de chaque partie prenante à cette session de formation (Formateurs, Apprenants et Clients). La colonne Compte extranet du tableau vous indique si l'apprenant a activé son compte. Puis la colonne **Accès à la session** vous permet d'autoriser la consultation de cette session Apprenant par apprenant.