Envoyer un email aux apprenants d'une session
- Barnabé Chauvin |
- 25 steps
1. Ajouter une étape "Envoyer un mail" à votre workflow
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Ouvrez une Session de formation puis accédez à l'onglet "**Workflows**"
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SmartOF propose trois types de Workflows, selon le type d'interlocuteur que vous souhaitez suivre.
Pour envoyer un email à vos apprenants, ouvrez le workflow "**Apprenants**"
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Cliquez sur "**Modifier le workflow**" afin d'y ajouter une étape.
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Votre Workflow est composé de plusieurs étapes.
Cliquez sur "**Créer une action**" pour ajouter une nouvelle étape.
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Assurez-vous de sélection le type d'action "**Envoyer un email**"
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Renseignez-le **nom de votre action**. Ce nom doit vous permettre d'identifier facilement ce que fait cette action.
Si besoin, vous pouvez renseigner une description.
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Saisissez l'Objet et le Corps de votre mail.
Un aperçu de votre signature mail est affiché en dessous. Si besoin, vous pouvez [personnaliser votre signature mail](https://scribehow.com/shared/Personnaliser_ma_signature_mail__4oje1coxRCWVv3LGew0ytw).
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SmartOF vous offre la possibilité d’ajouter des pièces jointes à vos emails. Vous pouvez joindre deux types de documents :
1.[[ ]]**Documents générés par SmartOF** : Par exemple, des documents comme une convocation peuvent être automatiquement générés par SmartOF et joints à vos emails.
2.[[ ]]**Pièces jointes statiques** : Ce sont des documents que vous téléchargez depuis votre ordinateur. Ils seront envoyés tels quels à tous les destinataires dans le cadre de votre workflow.
Pour ajouter un document généré en PJ, cliquez sur "**Ajouter un document**"
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Sélectionner le modèle de document la liste. Pour ajouter de nouveaux modèles, rendez-vous dans les Paramètres de votre compte, puis dans la section "Documents".
Vous pouvez ajouter un ou plusieurs documents générés à votre mail.
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Pour ajouter des pièces-jointes statiques, cliquez sur "**Importer une pièce jointe**"
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Enfin cliquez sur "Enregistrer" pour sauvegarder votre nouvelle étape de workflow.
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Si besoin, vous pouvez ré-ordonner les étapes de votre workflow par glisser-déposer.
Si vous avez modifié l'ordre des actions, cliquez sur **Enregistrer** puis vous pouvez fermer la fenêtre de configuration.
2. Envoyer un email
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Une fois que votre étape de workflow est configurée, vous pouvez envoyer votre email.
Pour envoyer un email à un apprenant, cliquez sur la cellule qui est à l'intersection de la ligne de l'apprenant, et la colonne de l'étape souhaitée.
Par exemple cliquez ici pour envoyer le mail "**Convocation**" à l'apprenant **Joseph Charpentier**.
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Votre mail s'ouvre, entièrement pré-rempli avec le modèle défini dans l'étape de Workflow.
Si besoin, vous pouvez :
1. modifier le contenu
2. ajouter des pièces-jointes
3. modifier les destinataires. Cliquez notamment sur Base de contacts pour rechercher dans votre CRM
Quand tout est prêt, cliquez sur "**Envoyer**"
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Dès que le mail est envoyé, votre Workflow se met à jour. Le statut Envoyé et la date d'envoi sont automatiquement mis à jour pour la ligne de Joseph Charpentier.
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Vous pouvez consulter le mail envoyé dans un Workflow, cliquez simplement sur la cellule correspondante.
Par exemple ci-dessous, le mail Convocation pour l'apprenant Joseph Charpentier.
Pour aller plus loin : [Suivi des emails envoyés](https://scribehow.com/shared/Suivi_des_emails_envoyes__VawvxziDTLmrcmuExCZCHw)
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Sur l'aperçu du mail envoyé, vous pouvez :
- Consulter le contenu du mail et télécharger les pièces-jointes
- Re-envoyer l'email en cliquant sur **Nouveau Mail**
- Modifier le statut de l'étape de Workflow (si par exemple il a été envoyé hors-SmartOF).
