Envoyer un email aux apprenants d'une session | Scribe

    Envoyer un email aux apprenants d'une session

    • Barnabé Chauvin |
    • 0 step

      1. Ajouter une étape "Envoyer un mail" à votre workflow

      Ouvrez une Session de formation puis accédez à l'onglet "**Workflows**"
      SmartOF propose trois types de Workflows, selon le type d'interlocuteur que vous souhaitez suivre. Pour envoyer un email à vos apprenants, ouvrez le workflow "**Apprenants**"
      Cliquez sur "**Modifier le workflow**" afin d'y ajouter une étape.
      Votre Workflow est composé de plusieurs étapes. Cliquez sur "**Créer une action**" pour ajouter une nouvelle étape.
      Assurez-vous de sélection le type d'action "**Envoyer un email**"
      Renseignez-le **nom de votre action**. Ce nom doit vous permettre d'identifier facilement ce que fait cette action. Si besoin, vous pouvez renseigner une description.
      Saisissez l'Objet et le Corps de votre mail. Un aperçu de votre signature mail est affiché en dessous. Si besoin, vous pouvez [personnaliser votre signature mail](https://scribehow.com/shared/Personnaliser_ma_signature_mail__4oje1coxRCWVv3LGew0ytw).
      SmartOF vous offre la possibilité d’ajouter des pièces jointes à vos emails. Vous pouvez joindre deux types de documents : 1.[[ ]]**Documents générés par SmartOF** : Par exemple, des documents comme une convocation peuvent être automatiquement générés par SmartOF et joints à vos emails. 2.[[ ]]**Pièces jointes statiques** : Ce sont des documents que vous téléchargez depuis votre ordinateur. Ils seront envoyés tels quels à tous les destinataires dans le cadre de votre workflow. Pour ajouter un document généré en PJ, cliquez sur "**Ajouter un document**"
      Sélectionner le modèle de document la liste. Pour ajouter de nouveaux modèles, rendez-vous dans les Paramètres de votre compte, puis dans la section "Documents". Vous pouvez ajouter un ou plusieurs documents générés à votre mail.
      Pour ajouter des pièces-jointes statiques, cliquez sur "**Importer une pièce jointe**"
      Enfin cliquez sur "Enregistrer" pour sauvegarder votre nouvelle étape de workflow.
      Si besoin, vous pouvez ré-ordonner les étapes de votre workflow par glisser-déposer. Si vous avez modifié l'ordre des actions, cliquez sur **Enregistrer** puis vous pouvez fermer la fenêtre de configuration.

      2. Envoyer un email

      Une fois que votre étape de workflow est configurée, vous pouvez envoyer votre email. Pour envoyer un email à un apprenant, cliquez sur la cellule qui est à l'intersection de la ligne de l'apprenant, et la colonne de l'étape souhaitée. Par exemple cliquez ici pour envoyer le mail "**Convocation**" à l'apprenant **Joseph Charpentier**.
      Votre mail s'ouvre, entièrement pré-rempli avec le modèle défini dans l'étape de Workflow. Si besoin, vous pouvez : 1. modifier le contenu 2. ajouter des pièces-jointes 3. modifier les destinataires. Cliquez notamment sur Base de contacts pour rechercher dans votre CRM Quand tout est prêt, cliquez sur "**Envoyer**"
      Dès que le mail est envoyé, votre Workflow se met à jour. Le statut Envoyé et la date d'envoi sont automatiquement mis à jour pour la ligne de Joseph Charpentier.
      Vous pouvez consulter le mail envoyé dans un Workflow, cliquez simplement sur la cellule correspondante. Par exemple ci-dessous, le mail Convocation pour l'apprenant Joseph Charpentier. Pour aller plus loin : [Suivi des emails envoyés](https://scribehow.com/shared/Suivi_des_emails_envoyes__VawvxziDTLmrcmuExCZCHw)
      Sur l'aperçu du mail envoyé, vous pouvez : - Consulter le contenu du mail et télécharger les pièces-jointes - Re-envoyer l'email en cliquant sur **Nouveau Mail** - Modifier le statut de l'étape de Workflow (si par exemple il a été envoyé hors-SmartOF).

      3. Envoyer des emails en masse

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