Générer un document de Session de formation
- Barnabé Chauvin |
- 11 steps
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Ouvrez votre session de formation depuis l'onglet **Sessions de formation** du menu principal.
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Il existe deux méthodes pour générer des documents dans une session de formation :
1. En passant par l’onglet **[[“Documents”]]**[[ de la session.]]
2. En utilisant les **[[Workflows]]**[[.]]
Ce tutoriel vous présente la première méthode. Accédez à l’onglet **“Documents”** de la session de formation pour commencer.
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L’onglet **Documents** d’une session de formation est divisé en deux sections :
1. **Liste des Modèles de documents disponibles** :
Ces modèles sont organisés par **Contexte**, en fonction du type d’interlocuteur (par exemple, apprenants, formateurs, commanditaires). Pour ajouter ou personnaliser vos modèles de documents, vous pouvez vous rendre dans les **Paramètres** de votre espace SmartOF.
2. **Historique des derniers documents générés** :
Cette section vous permet de consulter et accéder rapidement aux documents récemment créés.
**Explication des “Contextes de document” dans SmartOF**
Dans SmartOF, les **Contextes de document** correspondent aux différents types de modèles disponibles, en fonction de l’interlocuteur auquel le document est destiné. Il existe trois principaux contextes de document :
1. **Apprenant** : Modèles de documents liés aux apprenants (par exemple, attestations de présence, certificats).
2. **Commanditaire** : Modèles destinés aux commanditaires (par exemple, conventions de formation, factures).
3. **Formateur** : Modèles dédiés aux formateurs (par exemple, contrats ou feuilles de route).
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Chaque contexte de document dispose de **variables spécifiques**, adaptées à l’interlocuteur ciblé. Par exemple :
- un modèle pour apprenant peut inclure des variables telles que le nom de l’apprenant, le programme suivi, ou les dates de formation
- tandis qu’un modèle pour commanditaire peut inclure des informations sur l’entreprise et les conditions financières.
Lors de la génération d’un document, il est essentiel de choisir le bon interlocuteur (par exemple, un apprenant pour générer une attestation de présence) afin que les variables correspondantes soient correctement insérées dans le document.
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Pour générer un document, cliquez sur "Générer un document" du modèle souhaité.
Par exemple ici nous générons une **Convention de Formation** pour une entreprise.
Si vous disposez de nombreux modèles de documents, vous pouvez utiliser la **barre de recherche** en haut de la page pour rechercher un modèle par son nom.
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Cliquez sur **APERÇU** pour visualiser un aperçu du document avec les interlocuteurs disponibles.
La liste des interlocuteurs affichée dépend du **contexte** du modèle de document sélectionné (Commanditaires, Apprenants ou Formateurs). Cela vous permet de vérifier le contenu avant de finaliser le document.
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Si l'aperçu vous convient, vous pouvez procéder à la génération du document.
Commencez par sélectionner le ou les interlocuteurs pour lesquels vous souhaitez générer les documents. Si vous sélectionnez plusieurs interlocuteurs, vous pourrez générer plusieurs documents en une seule fois (ce qu'on appelle une **génération en masse**).
Pour sélectionner tous les interlocuteurs en une seule étape, cliquez sur **Tout sélectionner**.
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Une fois vos interlocuteurs sélectionnés, cliquez sur **“Télécharger et archiver”**, puis choisissez le format de document souhaité (PDF ou Word).
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En cliquant sur **“Archiver”**, vos documents sont automatiquement sauvegardés dans la session de formation, en plus d’être téléchargés sur votre ordinateur.
Vous pouvez retrouver l’ensemble des documents archivés dans l’onglet **Documents archivés**.
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Cliquez ici
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Les documents archivés sont automatiquement classés par **Contexte de document** et par **Modèle de document**.
Pour consulter un document, il vous suffit de cliquer sur le nom du fichier.
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Vous avez la possibilité de télécharger un ou plusieurs documents en une seule fois en utilisant les boutons de téléchargement situés à droite.
