Gestion des candidatures dans l'espace professionnel

Ce tutoriel s'adresse aux architectes accompagnateurs de parcours référencés sur France VAE. Il vous présente de manière détaillée la gestion des candidatures qui se réalise via votre espace professionnel, et qui vous permet de : - suivre le parcours et accéder aux informations des candidats ; - transmettre les dossiers de faisabilité et les dossiers de validation aux certificateurs, et recevoir les résultats prononcés. Pour mettre à jour vos paramètres de compte, vous pouvez vous référer au [tutoriel "Paramètres de compte".](https://scribehow.com/shared/Parametres_de_compte_de_lespace_professionnel_AAP__L1t9XG60QgORY97mqc-7tw?back_to=browser) Pour gérer les fins de parcours anticipées, vous pouvez vous référer au [tutoriel "Fin de parcours anticipée".](https://scribehow.com/shared/Tutoriel__Fin_de_parcours_anticipee_France_VAE__NipmmdtiRaSiuc0FOSBIgA)

1 - L'ESPACE PROFESSIONNEL DES AAP

1.1 - Connexion à votre espace

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Rendez vous sur le site : <https://vae.gouv.fr/admin>

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Vous arrivez sur la page de connexion à votre espace professionnel.\ Vous renseignez vos informations de connexion.\ Cliquez sur **"Connectez-vous"**

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Vous trouverez une icône regroupant nos outils d'aide en ligne, en bas à droite de l'écran de votre espace professionnel.

1.2 - Contacter le support

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En cliquant sur l'icône en forme d'ampoule, vous retrouverez tous nos outils d'aide en ligne (notamment l'accès à l'espace documentaire).

A tout moment, vous avez la possibilité de contacter l'équipe France VAE.\ Pour ce faire, vous avez 2 possibilités :\\ - Écrire un email à l'adresse [[[email protected]]] - Nous contacter via l'assistance en ligne présente dans votre espace professionnel et sur le site [[https://vae.gouv.fr.]] L'assistance est accessible en cliquant sur la pastille en bas à droite de l'écran (il faut avoir accepté les cookies du site pour y avoir accès). Pour le paramétrage de votre compte AAP, vous pouvez vous référer à [ce tutoriel](https://scribehow.com/shared/Parametres_de_compte_de_lespace_professionnel_AAP__L1t9XG60QgORY97mqc-7tw?back_to=browser)

2 - GESTION DES CANDIDATURES

2.1 - Les différents statuts d'une candidature

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Le financement des parcours doit dorénavant s’effectuer en dehors de la plateforme France VAE. Les candidatures dont le financement se fait hors France VAE sont identifiables grâce à un badge "**Finançable droit commun**".

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Pour les candidatures "**Finançable France VAE**", vous pouvez vous référer aux étapes présentées à la fin de ce tutoriel, qui détaillent la préconisation du parcours, la demande de prise en charge financière et la demande de paiement dans les cas d'un financement via France VAE.

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Vous recevrez un e-mail, chaque fois qu'une nouvelle candidature parvient dans votre espace professionnel.

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Toutes les candidatures sont listées dans la page d'accueil. Vous pouvez faire défiler cet écran vers le bas pour retrouver toutes les candidatures par état d'avancement. Les nouvelles candidatures apparaissent dans **"Nouvelles candidatures"**, et sont classées par date, de la plus récente à la plus ancienne. Sur la partie gauche de l'écran, vous retrouverez un décompte de toutes les candidatures par état d'avancement.

Explication des différents statuts d'une candidature : **A) Toutes les candidatures actives** 1- Nouvelles candidatures : candidature soumise par un candidat qui n’a pas été consultée, donc non prise en charge. Vous devez cliquer sur la candidature pour que le statut de la candidature change. 2- Candidatures prises en charge : candidature qui a été consultée et/ou en cours de complétude par vos soins. 3- Parcours envoyés : Tous les éléments du parcours ont été co-construit avec le candidat, complétés (RDV pédagogique, préconisation du parcours) et transmis au candidat. 4- Parcours confirmés par le candidat : Le candidat a validé, directement sur son espace, le parcours que vous lui avez transmis. A partir de cette étape, le candidat ne peut plus changer d'AAP. 5- Dossier de faisabilité envoyé : Vous avez envoyé le dossier de faisabilité au certificateur 6- Dossier de faisabilité incomplet : Le certificateur a indiqué que le dossier envoyé était incomplet. Vous recevez un commentaire qui vous permettra de compléter le dossier et de le renvoyer. 7-Dossier de faisabilité recevable : Dossiers de candidature réputés recevables par le certificateur. 8- Demandes de financement envoyées (pour les candidatures concernées) : La demande de prise en charge a été transmise à Uniformation. Vous ne pouvez pas faire de modification à ce stade. 9- Demandes de paiement envoyées (pour les candidatures concernées) : La facturation finale a été réalisée. \ \ **B) Toutes les candidatures "inactives"** 10-Toutes les candidatures non recevables : Dossiers de candidature réputés non recevables par le certificateur. 11-Toutes les candidatures abandonnées : Le candidat a décidé d'abandonner son projet de VAE. Si la candidature est abandonnée, le candidat pourra réaliser une nouvelle candidature sur France VAE la prochaine année civile. 12-Toutes les candidatures réorientées : Le candidat a été réorienté vers un autre diplôme ou un autre architecte accompagnateur de parcours. 13-Toutes les candidatures supprimées : Le candidat a fait une erreur dans son dossier de candidature. Sa candidature est donc supprimée pour lui permettre de réaliser un nouveau dossier avec les informations correctes.

2.2 - Prise en charge d'une candidature

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Pour prendre en charge une candidature, il vous suffit de cliquer sur **"Accéder à la candidature".** Le statut de cette candidature passe alors à l'état de "candidature prise en charge".

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Vous arrivez sur la page dédiée au candidat.\ Ici, vous retrouverez toutes les informations communiquées par le candidat lors de son inscription

Vous devez prendre contact avec le candidat pour : - Vérifier que le candidat dispose d'un plan de financement pour sa VAE - Confirmer les informations de contact du candidat (e-mail, téléphone, département de résidence), et vérifier l’éligibilité du candidat - Clarifier les modalités d’accompagnement souhaitées par le candidat (présentiel, distanciel…) et vous assurer de la compréhension de la VAE par le candidat - Planifier un premier rendez-vous pédagogique et saisir la date de ce premier rendez-vous pédagogique, dans un délai de 8 jours ouvrés. Pour vous accompagner dans la gestion des candidatures, une checklist "**parcours d'accompagnement d'un candidat**" est mise à disposition dans votre espace documentaire.\ Ce document récapitule les points clés à valider à chaque étape du parcours VAE. Bien qu’il ne remplace pas le cahier des charges, il constitue un support pratique pour organiser et superviser vos missions d'accompagnement.\ \ **Important** : Il est impératif que le financement de l’accompagnement soit sécurisé avant la validation du parcours par le candidat. Assurez-vous d’avoir contractualisé l’offre d’accompagnement avant l'envoi du parcours au candidat.\ \ Pour plus d’informations sur le financement de la VAE, vous pouvez consulter[ cet article.](https://vae.gouv.fr/savoir-plus/articles/financer-son-accompagnement-vae/)