Les correspondances : un outil puissant | Scribe

    Les correspondances : un outil puissant

    • Baptiste NILION
      Rendez-vous sur votre compte Progiclean
      Comme l'annonce ce titre évocateur, l'outil de correspondance de Progiclean est puissant. Il permet de fluidifier les communications, historiser des faits, notifier des collaborateurs, insérer des pièces jointes, créer des rappels..
      Pour créer une correspondance, cliquez sur le "+" en haut de votre écran. Pour info, cette barre blanche ne disparaît jamais, sauf si vous ouvrez une fenêtre "pop-up".
      Astuce : Lorsque vous êtes dans la fiche d'un salarié, d'un site, d'un prospect, d'un candidat et que vous cliquez sur le "+", Progiclean choisit automatiquement votre interlocuteur.
      Typez l'événement avec les types non paramétrables disponibles
      Choisissez un interlocuteur. L'interlocuteur est la personne ou la cible concernée par la correspondance. Exemple : Un événement s'est déroulé chez votre client. Votre client est l'interlocuteur.
      Lorsque vous choisissez un interlocuteur, Progiclean vous demande ensuite de préciser l'interlocuteur concerné.
      Le motif est une donnée obligatoire pour saisir votre correspondance. Nous vous conseillons vivement de paramétrer des motifs génériques (Exemple : RH, Clients, Prospects, etc) et d'y associer des sous-motifs (prochaine étape)
      Les sous-motifs vous permettent de préciser le motif choisi. Ils sont paramétrables dans le menu Paramétrages > Général > Sous-motifs
      Vous avez maintenant la possibilité de paramétrer des messages types. Ils vous permettent d'harmoniser le contenu des échanges et de faciliter la transmission des informations en faisant gagner du temps à vos collaborateurs. Ces messages ne sont pas corrélés aux motifs et sous-motifs.
      Vous devez saisir le contenu d'un message dans ce champ "Message".
      Le champ "Date de rappel" vous permet de définir une date et un horaire de rappel. Les personnes et/ou les groupe interne choisis dans le champ "Destinataire" recevront alors un rappel de correspondance sur leur écran d'accueil, lorsque la date de rappel sera échue.
      Ajouter n'importe quel type de pièce jointe, à partir de votre ordinateur ou de votre smartphone.
      La coche "Notifier" vous permet d'envoyer une notification, par email préformaté, aux personnes choisie. Cette fonctionnalité n'est visible et fonctionneklle que lorsque votre base Progiclean est connectée à notre serveur d'envoi d'email.
      Ce champ vous permet de sélectionner les personnes à qui vous souhaitez envoyer cette correspondance.
      Enfin, cliquez sur valider pour confirmer l'envoi de la correspondance.
      Attention : Comme toutes les solutions numériques permettant d'envoyer des messages, vous êtes sous le coup de la RGPD (Règlementation Générale sur la Protection des Données). Il convient donc de rester très factuel dans les message que l'on veut laisser sur Progiclean
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