Planifier une session de formation | Scribe

    Planifier une session de formation

    • Barnabé Chauvin |
    • 12 steps
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      Lors de la création d’une session de formation, vous devez spécifier la **Période de formation** (dates de début et de fin). Dans ce tutoriel, nous allons détailler comment définir avec précision les dates et horaires spécifiques de la formation. Dans le jargon de SmartOF, cela correspond à ce que l’on appelle un **Créneau de formation**. Un créneau de formation représente une séquence de formation synchrone. Par exemple, cela peut correspondre à un cours en présentiel de 8h à 12h le matin.
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      Dans SmartOF, il est essentiel que les **Créneaux de formation** reflètent avec précision le déroulement réel de votre formation. Dans le cas d’une journée complète de formation, il est recommandé de créer deux créneaux distincts pour intégrer la pause déjeuner. Par exemple, un créneau le matin et un autre l’après-midi. Cela pour plusieurs raisons : - SmartOF génère une feuille de présence pour chaque créneau de formation, ce qui permet d’avoir une feuille distincte pour chaque demi-journée. - Le **Bilan Pédagogique et Financier** (BPF) est calculé à partir des données des créneaux de formation. Il est donc important de ne pas inclure le temps de pause déjeuner dans le calcul du temps de formation.

      1. Créer des Créneaux de formation

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      Pour planifier vos Créneaux de formation, ouvrez l'onglet "**Planning**" de votre session de formation
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      Cliquez sur "**Ajouter des créneaux de formation**"
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      Commencez par sélectionner les dates et horaires de vos créneaux. Cette interface vous permet de sélectionner une ou plusieurs dates, et un ou plusieurs horaires (en cliquant sur **Ajouter un horaire**). 1. Sélectionnez une ou plusieurs dates dans le calendrier 2. Modifier les horaires : Heure de début et Heure de fin si besoin Cela vous permet de programmer tout une semaine d'un seul coup !
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      Pour gagner du temps, vous pouvez configurer vos horaires par défaut ! Pour cela, contactez le support utilisateur.
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      Dans le cas où vous planifiez plusieurs créneaux d'un seul coup, SmartOF vous indique une prévisualisation des créneaux qui seront créés sur la droite :
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      Vous pouvez indiquer des informations à propos du lieu de la séance (par exemple une salle ou une adresse), ou renseigner une URL de visio-conférence dans le cas d'une classe virtuelle. Ces informations pourront être disponibles aux Apprenants sur leur Extranet ou dans leurs convocations.
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      Renseignez les intervenants sur ces créneaux (champs **Formateurs**) et les stagiaires qui y participeront (champs **Apprenants**). Par défaut ces deux champs sont préremplis avec l'ensemble des Apprenants et Formateurs de votre session. Vous pouvez si besoin changer cette sélection, par exemple si vous planifiez des sous-groupes d'apprenants dans votre session de formation.
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      Si vous n'avez aucun formateur de proposé dans la liste déroulante Formateurs, vous devez d'abord [associer vos formateurs à la Session de formation](https://scribehow.com/shared/Ajouter_un_formateur_a_une_session_de_formation__jAuf2HEjReS9_F87rCMv4Q) depuis l'onglet Formateurs.
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      Cliquez sur "**Ajouter**" pour confirmer la création des Créneaux de formation.

      2. Consulter le planning d'une Session de formation

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      L'onglet **Planning** d'une session de formation indique dans une vue tableau tous les Créneaux de formation de cette session. Cliquez sur **Heures programmées** pour avoir un détail des heures planifiées pour chaque apprenant.
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      Pour obtenir une vue agenda, cliquez sur "**Planning**"
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      La vue Planning vous permet d’apporter des modifications à des créneaux directement par Glisser-Déposer. Vous pouvez également créer de nouveaux créneaux en cliquant sur les horaires souhaités.
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      Pour modifier un créneau de formation, cliquez sur ce créneau (depuis la vue Tableau ou la vue Planning), puis cliquez sur **Modifier le créneau**.