Présentation des Workflows de SmartOF
1
Les **Workflows de SmartOF** constituent une fonctionnalité essentielle pour configurer, exécuter et suivre vos processus internes de manière structurée et efficace.
**Qu’est-ce qu’un Workflow ?**
Un workflow représente une série d’actions à effectuer dans le cadre d’une session de formation. Ces actions reflètent vos procédures internes, automatisant ainsi leur gestion pour gagner en efficacité et en conformité.
**Types de Workflows**
SmartOF propose trois catégories de workflows adaptées à vos interlocuteurs :
- **Workflow Commanditaires** : regroupe les actions à réaliser avec vos commanditaires, comme l’édition et la signature de la convention de formation.
- **Workflow Apprenants** : se concentre sur les tâches relatives à chaque apprenant, telles que l’envoi d’une convocation ou d’une attestation de formation.
- **Workflow Formateurs** : englobe les étapes à effectuer pour chaque formateur, par exemple la signature de sa lettre de mission.
**Cas Particuliers :** Dans certaines situations, comme avec des **commanditaires particuliers**, les workflows “Commanditaires” et “Apprenants” peuvent être combinés. En effet, l’apprenant peut aussi jouer le rôle de commanditaire, simplifiant ainsi le processus.
1. Comment utiliser les Workflows de SmartOF ?
2
Pour accéder au workflow d’une session, il vous suffit de sélectionner l’onglet **« Workflow »** directement depuis la fiche de la session de formation.\
\
Vous y trouverez des sous-onglets dédiés qui vous permettent de naviguer facilement entre les catégories suivantes : **Commanditaires**, **Apprenants**, et **Formateurs**.
3
**Comment se présente un Workflow ?**
Un workflow dans SmartOF se présente sous forme de **matrice**, facilitant le suivi et la gestion des actions liées à une session de formation.
- **En lignes** : Les différents interlocuteurs. Par exemple, dans un Workflow Apprenant, chaque ligne correspond à un participant de la session.
- **En colonnes** : Les étapes du Workflow. Chaque colonne représente une action spécifique à réaliser ou une étape à suivre.
Cette organisation offre une vue d’ensemble claire et instantanée de l’état d’avancement de votre session de formation, vous permettant de savoir :
- **Ce qui a été accompli**
- **Ce qui reste à faire**
Ce format vous aide à identifier rapidement les points en attente et à garantir que rien n’est oublié.
Pour modifier la liste des interlocuteurs, selon le type de Workflow consultez les tutoriels suivants :
- [Ajouter des commanditaires à la session](https://scribehow.com/shared/Ajouter_des_clients_a_une_session_de_formation__DM_qwxS1QqiTfWlFhB22mA)
- [Ajouter des apprenants à la session](https://scribehow.com/shared/Ajouter_des_apprenants_a_une_session_de_formation__L3NmxxqCQAio3HsflLrSiA)
- [Ajouter des formateurs à la session](https://scribehow.com/shared/Ajouter_un_formateur_a_une_session_de_formation__jAuf2HEjReS9_F87rCMv4Q)
4
**Types d’actions dans SmartOF**
Chaque action dans SmartOF est identifiable grâce à son **icône** et sa **couleur**, ce qui facilite leur reconnaissance rapide.
**Exemples de types d’actions :**
- **Envoyer un email** (violet) : Permet d’envoyer un email, avec ou sans pièces jointes.
- **Statut** (bleu) : Utilisé pour suivre une étape du processus. Par exemple, valider les prérequis avec les statuts **« À faire »** ou **« Fait »**.
- **Signature électronique** (jaune) : Gérer la signature électronique d’un document via notre partenaire **EuroSign**.
Pour en savoir plus, explorez les tutoriels dédiés :
- Utiliser les actions « Envoyer un email »
- Utiliser les actions « Statut »
- [Faire signer électroniquement un document](https://scribehow.com/shared/15_Signature_electronique__nAFASlpXTrOBo3L-uDmsTg)
5
Chaque cellule du workflow vous montre où en est une action pour une personne donnée.
**Vous y trouverez :**
1. **Un statut** : Indique si l’action est réalisée ou non.
2. **Une date (parfois)** : Précise quand l’action a été effectuée.
**Exemple :** Pour l’envoi d’un email, le statut peut être :
- **« En attente »** : L’email n’a pas encore été envoyé.
- **« Envoyé »** : L’email a été envoyé, avec la date d’envoi indiquée.
Les statuts sont colorés ! Cela vous permet de voir rapidement ce qui est fait ou ce qui reste à faire, d’un simple coup d’œil.
6
Vous pouvez **cliquer sur une cellule** pour obtenir plus d’informations détaillées sur l’action correspondante.
**Exemple pratique :** Pour un email envoyé, en cliquant sur la cellule, vous accédez directement au contenu du mail envoyé. Cela vous permet de fournir une preuve concrète lors d’un audit Qualiopi.
**Informations disponibles :**
Une fenêtre s’ouvre et affiche toutes les données essentielles liées à l’action, telles que :
- Le contenu de l’email.
- Les pièces jointes associées.
- Les éventuelles notes ou commentaires.
Cette fonctionnalité vous aide à garder une trace précise et exploitable de chaque étape réalisée.
2. Afficher une description du Workflow
7
SmartOF vous permet d’ajouter une **description** à chaque action de votre Workflow.
**À quoi servent les descriptions ?**
Ces descriptions sont uniquement visibles par vous et votre équipe (utilisateurs administrateurs) et peuvent être utilisées comme **documentation interne** pour préciser les étapes ou fournir des consignes.
**Comment les afficher ?**
- **Pour afficher les descriptions** : Cliquez sur le bouton **« Description »**.
- **Pour les masquer** : Cliquez à nouveau sur ce même bouton.
Cette fonctionnalité facilite la collaboration en offrant un contexte clair sur chaque action, tout en restant discrète lorsque ce n’est pas nécessaire.
8
Pour changer la description d’une action, vous devez accéder à la modification de l’action.
**Comment procéder :**
- **Pour une seule session** : Cliquez sur le **petit engrenage** situé à droite du nom de l’action.
- Modifiez la description dans le champ prévu, puis cliquez sur **« Enregistrer »**.
Pour plus de détails, consultez le tutoriel dédié sur la Configuration des Workflows.
3. Utiliser l'interface des Workflows
9
**Trier votre Workflow**
Dans SmartOF, vous pouvez trier votre workflow selon deux critères :
1. **Nom de l’interlocuteur (par défaut)** : Tri alphabétique basé sur le nom de famille (format Nom/Prénom).
2. **Étape du workflow** : Tri alphabétique en fonction du statut de l’étape.
**Astuce :**
Le tri par étape est utile pour repérer rapidement des actions spécifiques, comme les emails non envoyés pour une étape donnée.
Cliquez sur l’icône **Tri** dans la liste des destinataires ou à côté d’une étape. L’icône active s’affiche en **violet** pour indiquer le tri en cours.
10
**Réduire les colonnes du Workflow**
Pour simplifier la lecture d’un Workflow long avec de nombreuses étapes :
- Cliquez sur la **petite flèche** de l’action pour réduire la colonne.
- Cliquez à nouveau sur cette flèche pour la réouvrir.
Idéal pour un affichage plus clair et organisé !
11
**Exécuter une action dans le Workflow**
Pour exécuter une action :
1.[[ ]]Cliquez sur une **cellule** du Workflow. Vous réalisez alors l’action choisie (colonne) pour l’interlocuteur correspondant (ligne).
2.[[ ]]Lors du survol avec la souris, un **bouton décrivant l’action** apparaît.
3.[[ ]]Selon le type d’action, une fenêtre peut s’ouvrir pour finaliser l’exécution, comme l’envoi d’un email.
12
**Exécuter des actions groupées**
Certaines actions peuvent être réalisées simultanément pour plusieurs interlocuteurs.
**Exemple :**
Pour envoyer un email à tous les apprenants d’une session en quelques clics, utilisez la fonction d’envoi groupé.
**Comment faire :**
Cliquez sur le bouton **« Envoi groupé »** ou **« Modification groupée »**, situé en haut de la colonne concernée.
Un gain de temps précieux pour gérer vos actions en masse !
