Quinyx - RH - Contrôle des plannings avant verrouillage
- Fleur SCHIEL |
- 42 steps |
- 4 minutes
Introduction
**Message adressé aux managers :**
Le service RH vous demande d’attester les semaines de travail au plus tard le mardi suivant à 17h. Un doute sur les points de contrôle ? Suivez le guide :
**Tous les pointages doivent être attestés par le manager,** (CDI, CDD, Extras, stagiaires) et ce même s’il n’y a aucun écart ni aucun problème à traiter\
Pourquoi ? Le manager est le garant du temps de travail réalisé par ses équipes. Un case qui n’est pas cochée = un manager qui n’est pas d’accord, ou n’a pas regardé.\
Vous partez en congés ? Désignez un remplaçant à votre service RH.
Vous devez vérifier que pour chaque membre de votre équipe :
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**Chaque "Pointage manquant"**
- Choix 1 : a été complété par l’ajout d’un pointage.
- Choix 2 : a été remplacé par une absence saisie et approuvée dans Workday
Pourquoi ? Le pointage manquant empêche tout transfert vers la paie car ce n’est pas de la présence, ni de l’absence.
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**Chaque absence "A justifier"**
- Choix 1 : a été remplacée par un motif d’absence valable.
- Choix 2 : a été supprimé, et le planning et le pointage modifiés selon votre décision,
Pourquoi ? Parce que ce motif n’existe pas sur le bulletin de paie, il ne sert qu’à attirer l’attention du manager via la badgeuse , pour signaler un retard ou un départ trop tôt (une anomalie)
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Chaque personne a un temps planifié cohérent avec le planning de modulation de son service, ou son contrat,
Pourquoi ? Parce que ce motif n’existe pas sur le bulletin de paie, il ne sert qu’à attirer l’attention du manager via la badgeuse , pour signaler un retard ou un départ trop tôt (une anomalie)
Faire un filtre pour ne rater aucune anomalie : visualiser en masse dans Quinyx
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Ce contrôle n'est possible qu'en préparant au préalable un filtre, que vous allez enregistrer pour le réutiliser à chaque fois. Ce chapitre n'est à faire qu'une fois.
Utilisez le lien ci-contre pour accéder à <https://web.quinyx.com/dashboard/231977>
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Sur le planning, cliquez sur l'icône filtre.
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Filtre 1 : Dans la partie "Pointages", choisir l'option d'attestation "Approbation du responsable manquante"
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Filtre 2 : Dans la partie "Horaires / Avertissements", choisir l'option d'attestation "Pointage manquant"
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Filtre 3 : Dans la partie "Absences", choisir le type "A justifier" (commencer à saisir, la liste n'est pas dans l'ordre alphabétique)
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Pour sauvegarder la sélection , utilisez l'icône "favori"
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Donnez lui un nom explicite et enregistrez.
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Votre filtre personnalisé "Contrôle périodique" est dans votre liste à la prochaine ouverture du panneau de filtrage, vous n'avez qu'à le sélectionner pour voir les effets.
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Utilisez cette icône pour désactiver le filtrage et voir l'affichage classique.
Contrôlez dans Quinyx
Commencez votre vérification ! L'objectif est de contrôler la période à traiter, unité par unité. Lorsqu'il ne reste plus d'éléments listés ci-dessous, les données pour la paie peuvent être exportées et le verrouillage peut être fait.
Certaines anomalies ne sont visibles / modifiables qu'au niveau de l'unité, il faut donc visualiser l'unité, la section sera choisie via les filtres du planning.
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Choisissez la première unité "Administration"
Votre filtre personnalisé est actif, sachez que vous pouvez encore ajouter des filtres : vous pouvez par exemple visualiser section par section si vous souhaitez faire une capture pour un manager, ou simplement réduire le nombre de personnes affichées à l'écran.
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Pensez à choisir la durée adéquate, la semaine si on a besoin de bien voir les horaires, la période personnalisée :
