1
Når en leder indsender et udlæg, så får du en notifikation på mail, hvis du er kasserer, økonomiassistent eller udlægsgodkender i foreningen.
I mailen er der et link direkte til udgiftsrapporten.
2
Du kan også se alle indsendte udlæg ved at logge ind i Medlemsservice og gå til Udlæg > Udlægsrapporter > Rapporter til godkendelse
3
Her ser du alle udlæg, der er indsendt og endnu ikke behandlet.\
Tryk på det udlæg, som du vil se på.
4
Her kan du se, hvem der har sendt det ind og lederens kontonummer.
5
I linjen under 'Omkostninger' kan du se flere oplysninger om udlægget. \
På "luppen" kan du se det billede, som lederen har indsendt som kvittering for udgiften. \
Du kan rette i alle felter.
Vær især opmærksom på, om lederen har valgt det rigtige produkt (så det bliver bogført på den rigtige regnskabskonto), om billedet er tydeligt og om beløbet stemmer med kvitteringen.
6
Når du har tjekket, at alt ser rigtigt ud, så trykker du "Godkend"
Nu sendes der automatisk en mail til lederen om, at udlægget er godkendt.
7
Tryk "Bogfør journalposter"
8
Nu er udlægget bogført i regnskabet. Du kan se bevægelser ved at trykke på "Postering"
9
Her kan du se, at udlægget har fået et bilagsnummer/posteringsnummer, fx "U/0005". Bilagsnummeret er et fortløbende unikt nummer.\
Nummerkoden ser lidt forskellig ud i de forskellige systemer.\
Længere nede kan du se, at der er dannet en postering på konto 2030, som er den udgiftskonto, der var angivet på udlægget (i feltet Produkt).\
Der er dannet en modpostering på konto 4080, fordi vi nu skylder lederen penge.
10
Nu skal du udbetale pengene fra foreningens netbank. \
Der er INGEN automatisk udbetaling fra Medlemsservice.\
I "Tekst til modtager" kan du med fordel skrive den tekst, som lederen selv har givet sit udlæg. \
I "Tekst til eget kontoudtog" kan du fx skrive det samme eller udlæggets bilagsnummer.
11
Tryk på "Registrer betaling" for at markere udlægget som betalt.
Ja, du må godt trykke på "Registrer betaling". Det måtte du ikke i den tidligere udgave af Medlemsservice, men det er nu ændret.
12
Udfyld alle felter og tryk "Opret betaling"
Nu får lederen automatisk en mail om at udlægget er udbetalt.
Bankimporten
13
Næste gang du udligner din bankimport, så vil udbetalingen til lederen fremgå af bankkontoen. \
Denne udbetaling skal udlignes med det pågældende udlæg.\
Tryk på Diverse Matching og tryk herefter på linjen med det rigtige udlæg. \
Brug evt. søgefeltet til at finde det rigtige udlæg.
14
Tryk "Validér".\
Udbetalingen og udlægget er nu udlignet.
Afslå et udlæg
15
Hvis lederen har indsendt et udlæg, som vedkommende ikke skal have refunderet, så kan du trykke på "Afslå".
