Denne vejledning kan bruges til flere typer af købekonti, købekort osv.
Den beskrevne fremgangsmåde kan også bruges til foreningens rejsekort, hvis I har behov for at kunne postere hver enkelt rejse for sig selv.
1
På bankimporten kan du se det beløb, som I har betalt til butikken.\
Dette beløb dækker over en række kvitteringer fra forskellige ledere.\
Du kan ikke udligne det direkte med de tilhørende udlæg, fordi de vedrører forskellige ledere. Så vi opretter købekortet som en bankkonto, opretter et 'kontoudtog' baseret på den faktura/afregning, som du har modtaget fra butikken, sætter de tilhørende udlæg som betalt via købekontoen og udligner kontoudtoget med disse udlæg. Afslutningsvist 'overfører' vi penge fra bankkontoen til købekontoen. Se med i de næste steps.
Opret Købekortet som en 'Bankkonto'
Dette skal gøres én gang.\
Du opretter købekortet som en 'bankkonto', fordi det jo reelt er en konto henne hos Brugsen, som du betaler fra og indbetaler til.
2
Tryk Regnskab > Konfiguration > Tilføj en bankkonto
3
Du kan bruge jeres kundenummer som 'Kontonummer'\
"Bank": opret evt. et nyt banknavn til formålet.\
Vær meget opmærksom på, at feltet "Journal" er blankt/tomt.
Tryk "Opret"
4
Du får en besked om, at din nye konto er oprettet. Du kan lukke beskeden ved at trykke på "x"
5
Gå til Konfiguration > Journaler
6
Tryk ind på den journal, som netop er oprettet.
7
Tilføj 'Købekortet' eller et andet navn, så du kan se, hvad journalen drejer sig om.\
Tryk "Gem"
8
Gå til den oprettede konto i kontoplanen
9
Tilføj også navnet her.\
Tryk "Gem"
Opret et "kontoudtog"
Dette skal gøres hver gang du har fået et afregningsbilag fra butikken.\
Du opretter manuelt et kontoudtog, fordi du ikke kan importere en csv-fil fra butikken.
10
Gå til Dashboard/regnskabsforsiden.\
Tryk "Opret" i 'flisen' for Købekortet.
11
Giv et sigende navn i "Reference".\
Sæt "Dato" til den dato, hvor regningen er betalt eller en anden dato, som giver mening for dig. Vær opmærksom på at datoen er i det rigtige regnskabsår.\
Lad både "Opstartsbalance" og "Afslutningsbalance" stå til kr. 0,00. Det forudsætter naturligvis, at I hverken har et tilgodehavende eller en restance.
12
Tryk "Tilføj en linje"
13
Nu skal du oprette en linje for hver af de kvitteringer, der er med på afregningen.\
"Dato" sættes til den dato kvitteringen vedrører.\
"Tekst" bruges til at du kan genkende posteringen. I eksemplet er der skrevet et 'Bonnummer', fordi det står på udskriften fra butikken.\
"Beløb" sættes til det, som kvitteringen lyder på. Der skal minus (-) foran de beløb der er betalt. Der skal ikke noget foran de beløb, som er 'modregnet/tilbageført' fx pant.
14
Opret også en linje for det beløb, som er afregnet til butikken.\
Det skal "stå i plus", fordi det svarer til, at du sætter penge ind på jeres købekonto.
15
Tjek, at den beregnede balance er 0,00. Hvis ikke, så har du nok tastet forkert.\
Den beregnede balance står nederst under listen.