Traiter les demandes reçue du Formulaire d’inscription | Scribe

    Traiter les demandes reçue du Formulaire d’inscription

    • Barnabé Chauvin |
    • 20 steps
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      Les formulaires d’inscription de SmartOF simplifient et accélèrent la gestion administrative en permettant aux apprenants d’entrer eux-mêmes leurs informations. Le processus est entièrement dématérialisé, réduisant les erreurs et le temps de traitement. Les formulaires sont personnalisables et s’adaptent aux différents types d’inscriptions (particuliers, RH, etc.), avec des fonctionnalités de gestion des documents et de détection des doublons. Ce tutoriel vous montre comment collecter des documents dans le cadre de l'inscription d'un Apprenant. Pour en savoir plus, découvrez [comment utiliser les formulaires d'inscription.](https://scribehow.com/shared/Utiliser_les_Formulaires_dinscription__OlQSgTbvR2a27kdXUETG3w)

      1. Traiter une demande d'inscription

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      Pour retrouver vos demandes d'inscription, ouvrez l'onglet "**Formulaires d'inscription**" du menu principal. La pastille rouge indique que vous avez des demandes à traiter.
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      Cliquez sur une demande d'inscription pour la traiter. Une fenêtre s'ouvre avec plusieurs étapes à compléter.
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      **La première étape** est la validation de la fiche Apprenant. Pour cela vous avez deux choix : 1. Créer une nouvelle fiche dans votre base de données\ Pour cela, cliquez sur "**Créer une nouvelle fiche**" 2. Utiliser une fiche existante de votre CRM. \ Par exemple dans le cas où l'apprenant a déjà suivi une formation chez vous. Cela vous évite de créer un doublon dans votre base de données !
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      SmartOF vous indique automatiquement toutes les fiches similaires trouvées dans votre base, dans la section **Sélectionner une fiche apprenant** Les fiches similaires sont détectées par rapport au Nom, Prénom ou adresse email de l'apprenant. Si vous constatez que l'Apprenant existe déjà, sélectionnez sa fiche dans la liste.
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      Vous pouvez mettre à jour la fiche de l'Apprenant en cliquant sur "**Comparer avec la fiche**"
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      Si une information a été mise à jour, cliquez simplement sur la flèche pour actualiser votre fiche en base de données.
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      Une fois la fiche de l'apprenant définie, cliquez sur "**Suivant**"
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      La deuxième étape
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      Click here.
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      Click this button.
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      **La deuxième étape** est le traitement des documents soumis. Cette étape est facultative. Pour l'activer, consultez [Collecter des documents dans les Formulaires d’inscription](https://scribehow.com/shared/Collecter_des_documents_dans_les_Formulaires_dinscription__HsV0TKmeSjm9EgcPh9Eh4Q) Pour chaque document, vous pouvez l'accepter ou le refuser. Les documents acceptés seront enregistrés dans la fiche de l'Apprenant. Vous pouvez ensuite cliquer sur **Suivant.**
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      **La troisième étape** est la validation de la Fiche Entreprise. Comme pour l'Apprenant, vous pouvez : 1. Créer une nouvelle fiche Entreprise 2. Utiliser une fiche existante de votre CRM Une fois la fiche Entreprise définie, cliquez sur Suivant.
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      La dernière étape consiste à définir les modalités d'inscription à la session : 1. Création d'un nouveau commanditaire. Pour cela laissez cocher la case **Ajouter un nouveau commanditaire**. Cela créera systématiquement un nouveau Commanditaire Entreprise dans la session. \ Vous pouvez aussi décocher la case pour rattacher l'Apprenant à un Commanditaire existant. (Par exemple si un client entreprise souhaite ajouter un nouvel apprenant au groupe). 2. La sélection du produit de formation. Le produit de formation visé de la session est présélectionné par défaut. 3. L'inscription aux créneaux de formation Cliquez sur "**Valider l'inscription**" pour finaliser l'inscription de l'apprenant à la session.
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      Retrouvez l'historique des formulaires soumis dans l'onglet "**Formulaires individuels - Traités**"

      2. Refuser une demande d'inscription

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      Lorsque vous traitez une demande d'inscription vous pouvez la refuser. Pour cela, cliquez sur "**Classer sans suite**" dans la demande d'inscription.
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      Retrouvez les demandes classées sans suite dans l'onglet "**Formulaires individuels - Traités**"
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      Vous pouvez annuler le refus d'une demande d'inscription. Pour cela, ouvrez la demande d'inscription.