Utiliser les actions de Workflow “Envoyer un mail”
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Les actions **“Envoyer un email”** permettent d’envoyer des emails directement depuis SmartOF à vos interlocuteurs : **Clients**, **Apprenants** et **Formateurs**.
Ces actions offrent plusieurs avantages :
- **Utilisation de modèles d’emails** : Les emails sont générés automatiquement avec les informations personnalisées de votre session ou de vos destinataires, vous faisant gagner du temps.
- **Ajout automatique de documents administratifs** : Les documents, tels que des pièces jointes, sont créés et intégrés automatiquement sans aucune intervention de votre part.
- **Suivi simplifié** : Gardez une traçabilité complète des emails envoyés et de ceux restant à envoyer, pour un pilotage optimal.
1. Configurer une action "Envoyer un mail"
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Pour commencer, sélectionnez le type **“Envoyer un email”** lors de la création d’une action.
Si besoin, consultez le tutoriel [Configuration des Workflows](https://scribehow.com/shared/Configuration_des_Workflows__PfneL2NYS6CwlV3rDTWMfg).
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Renseignez le **Nom de l'action** et optionnellement sa **Description.**
La description sert à documenter votre processus, facilitant sa compréhension pour les autres membres de votre équipe.
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La configuration d’une action **“Envoyer un email”** se divise en deux parties :
1. **Le paramétrage du contenu de l’email** : Définir l’objet, le corps de l’email et la signature.
2. **Les pièces jointes éventuelles** : Ajouter les documents à inclure dans l’email.
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Renseignez l’objet et le corps de l’email.
Vous avez la possibilité d’utiliser des **variables dynamiques** pour personnaliser automatiquement l’email avec des données issues du CRM ou de la session de formation. Pour consulter la liste des variables disponibles, cliquez sur **“Structure des données”**.
La signature de l’email [peut être modifiée dans les **paramètres** de la plateforme](https://scribehow.com/shared/Personnaliser_ma_signature_mail__4oje1coxRCWVv3LGew0ytw). Vous pouvez visualiser un aperçu de la signature configurée juste en dessous du corps de l’email. Lors de l’envoi, elle sera automatiquement ajoutée à la fin de votre message.
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Concernant les pièces jointes, vous pouvez ajouter :
1. **Des documents générés par la plateforme** : Ces documents sont automatiquement créés à partir des données de la session.
2. **Des documents libres** : Importez vos propres fichiers depuis votre ordinateur.
Pour ajouter un document généré, cliquez sur **Ajouter un document**.
Pour en savoir plus sur la génération de documents dans les sessions, consultez les tutoriels suivants :
- [**Générer un document de session**](https://scribehow.com/shared/Generer_un_document_de_Session_de_formation__6P-xT_1VSduG0cHBgR052Q)
- [**Paramétrer les modèles de document**](https://www.smartof.tech/documentation/modeles-de-document)
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La liste déroulante qui s’affiche regroupe tous les modèles de documents disponibles pour le type de **Workflow** dans lequel vous vous trouvez.
Par exemple, dans un **Workflow Commanditaire Entreprise**, vous pouvez ajouter un document tel que la **Convention de formation**
***Note*** *: Si votre document n’apparaît pas dans la liste, il est probable qu’il n’ait pas été configuré pour le bon type de **Workflow**. Par exemple, un document destiné au **Workflow Commanditaire Particulier** ne pourra pas être utilisé dans un **Workflow Commanditaire Entreprise**.*
**Astuce** : Dans le cadre d’un **Workflow Commanditaire Entreprise**, il est possible d’ajouter des documents destinés aux **Apprenants**.
Cela vous permet, par exemple, d’envoyer des documents apprenants (comme des convocations) directement au contact RH de l’entreprise.
SmartOF générera automatiquement une pièce jointe distincte pour chaque apprenant concerné.
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Vous pouvez également ajouter plusieurs documents générés dans la configuration de l’email. Pour cela, cliquez simplement à nouveau sur **“Ajouter un document”**.
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Par exemple, vous pouvez ajouter un document de type **“Produit de formation”**, comme le **programme de formation**, en complément de la **convention de formation**.
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Pour ajouter un document en pièce jointe depuis votre ordinateur, cliquez sur **“Importer une pièce jointe”**.
Le document sera ajouté tel quel en pièce jointe aux emails envoyés, sans modification par SmartOF.
Vous pouvez supprimer une pièce-jointe ajoutée en cliquant sur la croix.
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Enfin, cliquez sur "**Enregistrer**" pour créer l'action
2. Envoyer un email dans un Workflow
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Pour envoyer un email dans un Workflow, cliquez sur **Envoyer** dans la cellule correspondant à l’intersection entre le destinataire souhaité et l’email à envoyer.
Pour envoyer plusieurs emails en une seule opération, utilisez la fonction **“Envoi groupé”**.
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La fenêtre qui s’ouvre vous permet de vérifier votre email avant de l’envoyer.
1. **Le corps de l’email**, son objet et ses pièces jointes sont générés automatiquement à partir de la configuration de votre action.
2. **Les destinataires** sont pré-remplis en fonction du type de Workflow.
Vous pouvez ajouter ou modifier les destinataires directement dans la barre **Destinataires** ou en cliquant sur **Base de contact**.
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Dans la **Base de contacts**, sélectionnez le ou les destinataires souhaités, puis cliquez sur **Ajouter**.
Pour un email destiné à une entreprise, les **Contacts clients** associés à cette entreprise apparaissent dans la section **“Suggestions”**, facilitant ainsi leur sélection.
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Pour les pièces jointes ajoutées automatiquement, vous pouvez facilement les **activer ou désactiver** en cliquant sur le **switch** correspondant.
Si vous souhaitez modifier la liste des pièces jointes générées, retournez à la configuration de l’action pour effectuer les ajustements nécessaires.
Vous pouvez également ajouter d’autres pièces jointes depuis votre ordinateur en cliquant sur **“Importer une pièce jointe”**.
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Quand tout est bon, cliquez sur "**Envoyer le mail**"
