Boekingsvoorstel document

In dit artikel leggen we uit hoe je het boekingsvoorstel document instelt en verstuurt. Je kunt er ook voor kiezen om een vooruitbetaling aan te vragen. Als je onze geïntegreerde betaaloplossing RaccoonPay gebruikt, kun je ook kiezen voor een creditcardgarantie.

Yogan Govender
16 steps
49 seconds

Roomraccoon

Reserveringen met de status 'Optie' zijn niet beschikbaar om te boeken door andere gasten via de booking engine of OTA's.

Maak het voorstel document aan

Ga naar het Documenten-gedeelte in je RoomRaccoon-account.

Navigeer naar 'Voorstel' en klik '+ Nieuw document toevoegen'.

Klik op 'Naam' en geef het document een nieuwe naam. **Dit wordt ook de onderwerpregel van de e-mail die de gast ontvangt.**

Klik hier om de tekst in het boekingsvoorstel document aan te passen. Voeg bijvoorbeeld een welkomstbericht toe of bedank de gast voor de aanvraag.

Vergeet niet op te slaan.

Het boekingsvoorstel document versturen

Ga naar de reservering of maak een nieuwe reservering aan voor de aanvraag. Zorg dat je het volgende toevoegt: - de gegevens van de boeker en/of gast - selecteer de datums - kies een tarief - en voeg eventueel aangevraagde add-ons toe

Klik op de status van de reservering en kies "Optie".

Vergeet niet om op te slaan.

Zodra je opgeslagen hebt, scroll je naar beneden naar het onderdeel Documenten. Klik op het dropdown-menu 'E-mail & Print Documenten' om het voorstel document te selecteren.

Klik hier om een voorbeeld te bekijken en het document naar de gast te sturen.

Hier zie je een overzicht van het boekingsvoorstel. Dit bevat details uit je [**banqueting overzicht**](https://contact.roomraccoon.com/nl/support/solutions/articles/150000199491-het-banqueting-overzicht) als je die hebt toegevoegd.

Klik hier om een vooruitbetaling toe te voegen en aan te passen als dit nodig is voor de gast om de reservering vast te leggen. Dit kan worden ingesteld als een specifiek bedrag of als een percentage van de totale prijs van de reservering.

Vooruitbetalingen zijn niet verplicht, maar zijn wel handig om een boeking veilig te stellen, het risico op no-shows te verkleinen en last-minute annuleringen tot een minimum te beperken.

De optie voor creditcardgarantie is exclusief beschikbaar voor gebruikers van onze geïntegreerde betaaloplossing RaccoonPay. Met deze optie kun je: - Een opgeslagen creditcard gebruiken als garantie - Of de gast laten betalen via een alternatieve methode zoals Bancontact of iDEAL (afhankelijk van regio) - Achteraf kosten aanrekenen voor extra’s via de opgeslagen kaart - Een soepele en gastvriendelijke bevestiging aanbieden – geen kaart? Geen probleem.

Als je gebruik wilt maken van de creditcardgarantie, vink dan het vakje 'kaart opslaan' aan.

Gasten worden dan doorgestuurd naar de betaalpagina zodra ze op 'voorstel bevestigen' klikken.

Let op: Er geldt een kleine opslagvergoeding voor het bewaren van kaarten. Dit zorgt ervoor dat je de kaart veilig kunt opslaan in het gastenprofiel en de reservering voor toekomstig gebruik — zonder dat de gast de kaart opnieuw hoeft in te voeren.

Vergeet niet een vervaldatum in te stellen voor het boekingsaanbod.

Let op: - Als je geen vervaldatum selecteert, kiest het systeem automatisch een vervaldatum van 1 dag voor de reservering. - Als de reservering de vervaldatum overschrijdt, kan de gast zijn reservering niet meer bevestigen. - De reservering wordt niet verwijderd uit je agenda voor het geval je opnieuw contact wilt opnemen met de gast voor een andere aanbieding.

Je kunt ook het e-mailadres wijzigen als je het voorstel liever rechtstreeks naar de gast stuurt in plaats van naar de boeker. Klaar? Klik dan op verzenden.

Best Practices - Gebruik creditcardgaranties voor boekingen waarbij je flexibiliteit wilt geven, maar toch financiële zekerheid nodig hebt. - Wees duidelijk in het voorstel over wanneer en hoe de kaart belast kan worden (denk aan annuleringsvoorwaarden, betaalbeleid of boekingsvoorwaarden). - Voor groeps- of zakelijke boekingen is dit een laagdrempelige manier om intentie te bevestigen zonder voorafbetaling. - Houd voorstellen met opgeslagen kaarten in de gaten via de reservering of het boekersprofiel voor eventuele opvolging. - Als de gast volledig betaalt via Bancontact/iDEAL, zijn latere kosten niet mogelijk – zorg dat dit overeenkomt met je beleid. - Stel een ‘geldig tot’-datum in om automatisch opvolgtaken aan te maken in de reserveringskaart voor betaling en status. - Zet herinneringen voor jezelf en je team om het booking proposal op te volgen.