Brukerveiledning - Administrator

Øyvind Grimsgaard
36 steps
3 minutes

Youwell

Som administrator i Youwell plattformen vil du ha tilgang til alle funksjoner og alle data. Administrator-rolle i Youwell kalles ofte for systemforvalter og systemansvarlig i helseforetakene. For å se alle tilganger og funksjoner som en administrator har, les også brukerveiledningene: - Brukerveiledning - Behandler - Brukerveiledning - Superbruker

Oversikt / Dashboard

**Oversikt / Dashboard** Under "Oversikt" vil du som administrator ha tilgang til de samme fire boksene som en behandler, i tillegg til tre nye: - **Aktivitet sist uke** (tabell)– viser totall antall besøk, samt aktive pasienter fordelt på de ulike programmene - **Aktivitet sist uke** (stolpediagram)– grafisk fremstilling av aktiviteten. Kan filtreres på program øverst i høyre hjørnet. Du kan holde musepekeren over de ulike dagene for å se spesifikasjoner. - **Innhold til gjennomgang** – oversikt over innhold i program som er markert med en merkelapp og/eller status, eksempelvis "Trenger handling", "Under arbeid" eller "Til godkjenning".

Legg til brukere i en organisasjon

For å legge til brukere i en organisasjon går du til "Brukere" i funksjonsmenyen under "Hjem". Dersom du har en administrator-rolle i admin-organisasjonen i databasen, kan du også legge til brukere der (se under i brukerveiledningen).

OBS: For å legge til eksisterende brukere til en organisasjon må du gå til admin-organisasjonen (se under i brukerveiledningen).

Her vil du få oversikt over alle brukere i organisasjonen, og du kan klikke inn på de ulike brukerne for å redigere bruker-detaljer eller fjerne en brukers tilgang. Klikk "+" for å få legge til ny bruker.

Legg inn riktig informasjon og velg rolle under "Legg til".

En bruker kan ha flere roller.

Roller kan ha utløpsdato ved å velge gyldig til "sett inn dato". Dersom feltet står tomt vil rollen *ikke* ha utløpsdato. Velg om brukeren skal motta velkomst-epost med innloggingsdetaljer. Klikk så "Legg til bruker".

Rapportering

**Rapportering** Siden "Rapportering" er delt i to: "Rapporter" og "Data eksport". Under "Rapporter" kan du bygge enkle rapporter. Øverst vil du ha muligheten til å legge inn filtrering: - fra og til dato - program - pasientgruppe

Velg så skjema du ønsker å få en oversikt over.

Besvarelsene vil visualiseres, og du kan holde musepekeren over for å se detaljer. Til høyre vil du kunne se antall besvarelser, antall pasienter og detaljer for skjemaet. Dersom det benyttes element-merkelapper (f.eks. uke 1, uke 2 eller pre- og post-kartlegging), kan du filtrere på de øverst.

Under forløp vil du kunne se gruppering av besvarelser på et eller flere skjemaer. For at "Forløp" skal vises riktig, må samme skjema være lagt inn med ulike merkelapper på de forskjellige tidspunktene. Du vil da kunne se en oversikt over hvor mange pasienter et innhold har blitt tildelt og hvor mange som har fullført.

***Data eksport*** Ved å velge "Data eksport", vil du kunne trekke ut datasett i .csv. Øverst vil du ha en lik filtreringsfunksjon som under "Rapporter".

Rapportene som kan trekkes ut er strukturert i følgende: - **Favoritter** – du kan lagre egne rapporter som favoritt - **Besvarelser** - her kan du eksportere besvarelser på et eller flere skjemaer. For å eksportere alle skjemaer i et program må programmet velges under filtrering. - **Pasienter** – her kan du kunne eksportere pasient-data som pasient-liste og samtykker. - **Aktivitet** – her kan du kunne eksportere ulike aktiviteter, som f.eks. innlogginger, sidebesøk, utsendte varsler osv. Pasient / program oppsummering gir en god oversikt for bruk. - **Registreringer** – her kan du eksportere ulike registreringer fra dagbøker og andre registreringskomponenter.

NB! Pasientlisten som kan trekkes ut fra "Pasienter" inneholder identifiserbare opplysninger og må behandles og oppbevares iht helseregisterloven og/eller personvernforordningen

Innstillinger

**Innstillinger** Under "Innstillinger" vil du kunne se konfigurasjon for organisasjonen på behandling, varsler, innhold og data, funksjonalitet og tekst-maler. - **Pasient** – her kan du skru av-og-på funksjoner som å vise felter for høyde og vekt, kjønn og alder, om pasienter kan slette seg selv o.l. - **Varsler** **og flagging** – her kan du skru av-og-på varsler, sette tidligst og senest tidspunkt for når varsler kan sendes ut, flagge pasienter m.m. - **Innhold og data** –liste over tilgjengelige merkelapper (for merking av innsendte data), lenke til personvernerklæring m.m. - **Funksjonalitet** –her kan du skru av-og-på chat, søvndagbok, aktivitetsdagbok o.l. - **Tekst-maler** - Legge til nøkkel for tekstmal.

Admin

**Admin** Under admin vil du få tilgang til sperre-register, pasient-innsyn log og pasient operasjoner. ***Sperre-register*** Her vil du kunne registrere behandlere som skal ha sperret tilgang til pasient. Legg inn pasient fnr og behandler fnr. Legg inn en eventuell gyldig til dato. Står den tom vil det ikke være en utløpsdato. Klikk så "Legg til ny".

***Pasient-innsyn log*** Under Pasient-innsyn log vil du kunne søke opp en pasient ved å skrive inn navn, fnr eller telefon. Klikk så "Søk etter pasient" og velg pasienten.

Du vil så få opp en liste over alle som har vært inne på pasienten.

Under pasient operasjoner vil du eventuelt kunne utføre administrative operasjoner på alle pasienter i organisasjonen. I dette eksempelet er det mulig å slette alle pasientene i organisasjonen.

Merk at enkelte handlinger under "Pasient operasjoner" er endelige og kan ikke gjenopprettes!

Opprett pasientgrupper

Som administrator kan du opprette og administrere pasientgrupper. Pasientgrupper finner du under hovedmenyen "Pasient" og funksjonsmenyen "Pasientgrupper".

Du kan enkelt legge til nye pasientgrupper ved å skrive inn navn og trykke "+ Legg til ny pasientgruppe".

For å endre navn på eksisterende pasientgrupper, kan du klikke på pennen. For å slette en pasientgruppe klikker du minustegnet. Det vil da dukke opp en boks med spørsmålet om du ønsker å slette pasientgruppen. Da vil alle inkluderte pasienter bli fjernet fra denne gruppen.

Klikk lagre-knappen for å lagre endringene, eller krysset for å gå tilbake uten å lagre endringer.

Legg til nye (program)organisasjoner i databasen

**Legg til nye program(organisasjoner) i databasen** For å sette opp nye organisasjoner (seksjoner) i databasen (installasjonen), må du ha en administrator-rolle i admin-organisasjonen i databasen. Først må du velge riktig rolle. Du endrer til rollen og organisasjon ved å klikke på organisasjonsnavnet øverst til høyre (her vist som "Youwell - admin").

Velg så admin-organisasjonen hvor du er administrator.

Her vil du ha tilgang til to sider i funksjonsmenyen: - **Brukere** – her kan du administrere brukere ved admin-organisasjonen - **Admin** – her administrerer du alle organisasjoner under installasjonen

For å legge til en ny organisasjon skriver du inn navn og RESH id (valgfritt). Klikk så "Legg til ny organisasjon".

***Se og legge til brukere i organisasjoner*** For å se hvilke brukere som ligger under en organisasjon og evt. legge til flere, klikker du på organisasjonen.

Listen over behandlere vil så dukke opp og du kan se når brukeren er sist oppdatert og har logget sist inn.

For å legge til flere brukere, kan du klikke "Legg til ny bruker" eller "Legg til eksisterende bruker" nederst i listen.

Dersom du skal legge til en eksisterende bruker, vil du kunne klikke på "Bruker", for å få opp listen over eksisterende brukere, deretter velge rolle, og så klikke "Legg til ny bruker".

OBS: dersom det er du som har opprettet organisasjonen vil du automatisk bli lagt til som administrator.

***Se programmer i en organisasjon*** Øverst i listen under en organisasjon vil du kunne velge "Programmer" for å se programmene som ligger under organisasjonen.

Legg til program i nye organisasjoner fra bibliotek

**Legg til program i nye organisasjoner / seksjoner** For å legge til et behandlingsprogram i en ny organisasjon, må du først legge deg selv til organisasjonen i admin-organisasjonen. Deretter endrer du rolle til ønsket seksjon / organisasjon.

Gå så inn på "Program"-siden og klikk "Opprett nytt program.

Klikk "Importer".

Velg behandlingsprogrammet fra biblioteket.

Klikk "Importer". Da blir behandlingsprogrammet lagt til organisasjonen. Alt innhold fra programmet vil følge med i importen, og bilder og filer vil bli kopiert.