Buchungsangebot-Dokument

In diesem Artikel zeigen wir dir, wie du das Buchungsangebot-Dokument erstellst und verschickst. Du kannst dabei auch eine Anzahlung anfordern. Wenn du unsere integrierte Zahlungslösung RaccoonPay nutzt, kannst du alternativ auch eine Kreditkartengarantie anfordern.

Yogan Govender
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42 seconds

Roomraccoon

Reservierungen mit dem Status "Option" sind über deine OTAs und die Buchungsmaschine nicht mehr buchbar für andere Gäste.

So erstellst du dein Buchungsangebot-Dokument

Geh im RoomRaccoon-Konto zum Dokumente-Modul.

Geh zu "Buchungsangebot" und klick auf "Neues Dokument hinzufügen".

Klick ins Feld "Name", um dem Dokument einen Titel zu geben. Das ist auch die Betreffzeile der E-Mail, die der Gast bekommt.

Klick hier, um den Text im Buchungsangebot anzupassen. Du kannst z. B. eine Begrüßung hinzufügen oder dich für die Anfrage bedanken.

Nicht vergessen: Speichern.

So verschickst du das Buchungsangebot

Geh zur Reservierung oder leg eine neue Reservierung an für die Anfrage. Füge unbedingt Folgendes hinzu: - Angaben zum Bucher und/oder Gast - die Reisedaten - wähle eine Rate aus - und ergänze eventuell angefragte Zusatzleistungen.

Wähl im Dropdown-Menü den Reservierungsstatus "Option".

Vergiss nicht zu speichern.

Scroll dann nach unten zur Dokumente-Sektion. Im Dropdown "E-Mail & Dokumente drucken" wählst du dein Buchungsangebot-Dokument aus.

Klick hier, um eine Vorschau anzuzeigen und das Dokument an den Gast zu senden.

Hier siehst du eine Übersicht des Buchungsvorschlags. Falls du eine [**Funktionsblatt** ](https://contact.roomraccoon.com/de/support/solutions/articles/150000199491-das-funktionsblatt)hinzugefügt hast, werden diese Details mit angezeigt.

Klick hier, um eine Anzahlung hinzuzufügen oder anzupassen, falls du möchtest, dass der Gast die Buchung damit sichert. Du kannst einen festen Betrag oder einen Prozentsatz des Gesamtpreises festlegen.

Anzahlungen sind nicht verpflichtend, aber hilfreich, um die Buchung zu sichern, No-Shows zu vermeiden und kurzfristige Stornos zu reduzieren.

Die Kreditkartengarantie ist nur verfügbar für User, die RaccoonPay nutzen. Mit dieser Option kannst du: - eine hinterlegte Karte als Garantie erfassen - oder den Gast direkt bezahlen lassen, z. B. per Bancontact oder iDEAL (je nach Region) - nach dem Aufenthalt zusätzliche Kosten über die Karte abrechnen - dem Gast einen reibungslosen Buchungsablauf bieten – keine Karte? Kein Problem.

Wenn du die Kreditkartengarantie nutzen willst, setz das Häkchen bei "Karte speichern".

Der Gast wird dann zur Zahlungsseite weitergeleitet, sobald er auf "Buchungsangebot bestätigen" klickt.

Hinweis: Für die Speicherung der Karte (Tokenisierung) fällt eine kleine Gebühr an. Damit kannst du die Karte sicher im Gastprofil und der Reservierung speichern und später verwenden – ohne, dass der Gast sie nochmal eingeben muss.

Vergiss nicht, ein Ablaufdatum für das Buchungsangebot festzulegen.

Wichtig: - Wenn du kein Ablaufdatum setzt, wird automatisch 1 Tag eingestellt. - Nach Ablauf kann der Gast die Buchung nicht mehr bestätigen. - Die Reservierung bleibt aber in deinem Kalender, falls du den Gast nochmal kontaktieren oder ein neues Angebot machen möchtest. - Setz dir am besten eine Erinnerung, um das Angebot nachzuverfolgen.

Du kannst die E-Mail-Adresse auch ändern, wenn du das Angebot direkt an den Gast und nicht an den Bucher schicken möchtest. Wenn alles passt: Senden!

Best Practices - Nutze Kreditkartengarantien bei Buchungen, wo Flexibilität gewünscht, aber Zahlungssicherheit wichtig ist. - Kommuniziere klar in den Bedingungen, wann und wie die Karte belastet werden kann (z. B. Stornobedingungen, Zahlungsrichtlinien, AGBs). - Für Gruppen- oder Firmenbuchungen ist das eine unkomplizierte Möglichkeit, die Buchung zu sichern, ohne Vorauszahlung. - Behalte Angebote mit gespeicherter Karte im Auge – über die Reservierung oder das Bucherprofi, für eventuelle Nachbelastungen. - Wenn der Gast komplett per Bancontact/iDEAL zahlt, sind spätere Belastungen nicht möglich, stell sicher, dass das zu deinem Ablauf passt. - Setz ein "gültig bis"-Datum, um automatische Follow-ups in der Reservierung zu erstellen und Zahlung/Buchung im Blick zu behalten. - Leg Erinnerungen für dich und dein Team an, um Buchungsangebote rechtzeitig nachzuverfolgen.