Conciliación DIAN.

Mediante esta nueva actualización puedes comparar los documentos recibidos en la DIAN (compras) contra los registrados en tu contabilidad. El sistema te mostrará qué documentos tienes pendientes por ingresar a Begranda, agilizando su causación. Nota: Esta opción está disponible para empresas con el módulo contable activo en su plan. Sigue estos pasos para realizar el Proceso de Conciliación:

Meliza Andrea Alcaraz
75 steps
10 minutes

Begranda

Dian

1.CONFIGURACIÓN

Debes de realizar unas configuraciones iniciales de las cuentas contables que requieres que el sistema utilice al realizar la contabilización de los documentos faltantes ingresa a la pestaña **Utilidades>Conciliación Dian>Configuración.**

1.1 CONCEPTOS

Con click en **Nuevo concepto:** Creas los Conceptos que va a utilizar el sistema para la contabilización de los documentos faltantes con sus respectivas cuentas contables e impuestos.

Diligencias el nombre del concepto ejemplo: Papelería, Claro, Gastos etc. Así mismo de sus cuentas contables.

Selecciona los tipos de impuestos que van a estar ligado al concepto que estas creando.

Selecciona el impuesto de venta que va a estar asociado al concepto que estas creando

En caso de que aplique selecciona el impuesto al consumo que va a estar asociado al concepto que estas creando, si no requieres asociar este impuesto al concepto selecciona la opción **Ninguno.**

Desde esta parte configuras el % del impuesto saludable en caso de que aplique.

Selecciona la cuenta que vas a configurar para la cuenta del inventario o gasto del concepto que estas creando ejemplo: "140500-INVENTARIO"

Selecciona la cuenta que vas a configurar para la cuenta del IVA del concepto que estas creando ejemplo: "24080502-IVA GENERADO EN VENTAS19%"

Selecciona la cuenta que vas a configurar para la cuenta del impuesto al consumo del concepto que estas creando ejemplo: "24080505-IMPUESTO AL CONSUMO 8%"

Selecciona la cuenta que vas a configurar para la cuenta del impuesto saludable del concepto que estas creando ejemplo: "240812-IMPUESTO SALUDABLE"

Selecciona la cuenta que vas a configurar para la cuenta de descuento del concepto que estas creando ejemplo: "421040-DESCUENTOS COMERCIALES CONDICIONADOS"

El sistema trae por defecto esta observación para cuando consultes los informes desde **informes>comprobantes** puedas diferenciar si el documento fue causado desde el Conciliador.

Click "Guardar"

Click "OK"

**Recuerda:** - Puedes crear los conceptos que creas necesarios y parametrizar los impuestos que requieras. - Las cuentas contables que vas a manejar en los conceptos, retenciones y formas de pago deben estar creadas desde **tablas>plan de cuentas.**

1.2 RETENCIONES

Con click en **Nueva Retenciones :** Creas las retenciones que va a utilizar el sistema para la contabilización de los documentos faltantes con sus respectivas cuentas contables :

De la misma forma debes configurar cada una de las retenciones que manejes con sus respectivas cuentas contables y porcentajes.

Selecciona el tipo de Retención que vas a crear

Configura el porcentaje en caso de que aplique y su respectiva cuenta contable.

Click "Guardar"

1.3 FORMAS DE PAGO

Al configurar las Formas de Pago, le sugerimos habilitar únicamente las que utilice con mayor frecuencia en su día a día, en lugar de activar todo el listado disponible.Para comenzar, haga clic en el botón "**Formas de Pago**".

Con click en Nueva Forma de Pago creo las formas de pago con sus respectivas cuentas contables

Selecciona el tipo de forma de pago que estas creando

Selecciona el instrumento del pago de la forma de pago que estas creando

Asignale la cuenta contable a la forma de pago que estas creando ejemplo: "11050501 -CAJA AUXILIAR"

Click "Guardar"

2. ACTUALIZACIÓN PROCESO DE EXTRACCIÓN

Desde la pestaña Extracción inicias el proceso de Conciliación Ten presente que Debes tener acceso a generar el token de la empresa Desde el portal de la Dian <https://catalogo-vpfe.dian.gov.co/User/Login> (recuerda el token tiene un tiempo de Uso).

**Llave de descarga de Begranda:** tomando en cuenta que la plataforma de la Dian presenta novedades hemos implementado la funcionalidad de el código llave de descarga Begranda.

Con click en "**Instalar extension**" vas a poder instalar la extensión que te va a generar el codigo llave desde el portal de la Dian.

Solo puedes instalar esta extensión en los siguientes navegadores; **[[Google Chrome]]** y **[[Microsoft Edge]]**

Con click en añadir confirmas el proceso de instalar la extensión en tu navegador.

posteriormente puedes ingresar a la Dian con el token vigente al informe de **documentos recibidos**

Puedes aplicar los filtros del rango de fechas que deseas consultar ,puedes consultar varios meses sin embargo la recomendación es que filtres por mes.

Luego de aplicar los filtros debes seleccionar la pestaña **"Sincronizar con Begranda"**

recuerda el sistema va a realizar la búsqueda basado en el rango de fechas seleccionadas en el filtro para continuas el proceso con click en **"Confirmar y Descargar"**

Debes esperar que te salga como **proceso terminado** para que puedas cerrar la pestaña y copiar la llave correctamente

Este es el código con el que harás el proceso de extracción "Copiar Llave"

Recuerda asi te debe cargar cuando carga correctamente la información.

Desde esta pestaña pones la llave generada desde la Dian.

Con click en **"Iniciar extracción"** el sistema a validar la información mediante la llave generada ante la Dian tomando en cuenta los filtros realizado en el informe de documentos recibidos

con click en "Si" continuas con el proceso de extracción

En la parte Inferior el sistema te va mostrar el tiempo de espera y el estado del proceso .

cuando termine de cargar la información te va a cargar de la siguiente manera Cuantos fueron los documentos encontrados y documentos descargados.

El sistema solo te va a Descargar la cantidad de documentos que tienes permitidos en tu plan si requieres ampliar la cantidad de documentos lo solicitas desde **Utilidades>Solicitudes**

Con Doble-click en la extracción validas el detalle de los documentos descargados

Click "Detalle Extraccion Documentos" : Acá validas la información obtenida del portal de la Dian

3.CONCILIACIÓN

Desde la pestaña de Detalle extracción podrás validar los documentos extraídos por la Dian y conciliar cual de estos están pendientes por causar en tu contabilidad.

Selecciona los documentos que requieres conciliar

Click "Conciliar"

Click "Si"

El sistema te va a poner en estado **Faltante Contabilidad** a los documentos que no estén registrados en **Begranda**. Desde aquí podrá realizar la **Conciliación Manual**: Si identifica que una compra ya fue causada (pero sufrió algún ajuste o modificación contable), no es necesario que el sistema la genere de nuevo. Simplemente digite el **comprobante y número de documento** donde quedó registrada; así, el sistema actualizará su estado y evitará que se contabilice por duplicado.

Double-click here.

Click "Guardar conciliaciones manuales"

Click "Quitar conciliación manual" lo Usas cuando requieras quitar alguna conciliación manual que generaste

Si No vas a realizar la Conciliación manual lo puedes cerrar sin agregar información sin inconvenientes. Click "Cerrar"

Al extremo derecho puedes validar el estado de los documentos Click "Faltante contabilidad"

4.BORRADOR DE CAUSACIÓN

Desde aquí puedes revisar el borrador generado por el sistema. Gracias a su capacidad de aprendizaje, la plataforma analizará la configuración y los cambios que realices para asociar automáticamente las futuras compras al concepto más adecuado, optimizando tus próximas conciliaciones.

Selecciona solo los documentos faltantes o que requieres Contabilizar en el sistema

Click "Generar borrador de causacion"

Desde esta parte puedes previsualizar como quedaría el borrador de la causación

Desde la previsualización puedes hacer cambios en caso de ser necesario, en cuanto al comprobante, centro de Costos, formas de pago entre otros.

Click "Asignar fecha de hoy a todos" Esta opción te permite asignar masivamente la fecha de los documentos a la fecha en la que estas generando el proceso.

Click "Confirmar y generar borrador" Luego de que hagas los cambios que necesites debes confirmar y generar el borrador.

Click "OK"

Click "Ver Borrador"

Desde Borradores Contables puedes validar como quedo el borrador guardado.

Al extremo derecho puedes validar la interpretación de la Causación contable donde podrás identificar cual es la cuenta de Iva, gasto, etc. en caso de que no tengas conocimiento contable.

5. CONTABILIZACIÓN

Finalmente desde esta pestaña Contabilizas el borrador generado Click "Contabilizar borrador"

Click "Si"

Click here.

Si el sistema identifica que el proveedor no esta creado al momento de contabilizar la causación realiza la creación del tercero de forma automática lo crea con los siguientes datos: **razón social, nombres, apellidos, email, dirección y municipio.**

6. EXPORTAR FORMATOS.

Desde esta pestaña puedes validar las causaciones realizadas puedes aplicar los filtros para reducir la búsqueda Click "Contabilizaciones ejecutadas"

Click "Consultar"

Puedes exportar las causaciones realizadas y organizar el formato en el que requieres descargar la información Click "Exportar Excel"

Seleccionas las columnas que requieres descargar y organizar su orden Click "Subir Columna"

luego le asignas un nombre al formato Click the "Nombre:"

Click "Guardar"

puedes escoger el formato creados, crear los formatos que requieras ,editarlos y eliminarlos en caso de que sea necesario.

Con Click en "Exportar Excel para sistema 1" : Descargas la información de acuerdo a como configuraste al formato.

7. PLAN

Puedes verificar el número de documentos gratuitos que tienes al mes ingresando a **Utilidades > Conciliación DIAN > Plan**. En caso de que necesites procesar una cantidad mayor de documentos por este medio, puedes solicitar la ampliación de tu paquete desde la ruta **Utilidades > Solicitudes**.

Con esto finaliza el proceso de Conciliación de la Dian.

Conciliación DIAN.

Meliza Andrea Alcaraz
75 steps
10 minutes