Document de proposition de réservation (devis)

Cet article explique comment configurer et envoyer le document de proposition de réservation. Vous avez la possibilité de demander un prépaiement. Si vous utilisez notre solution de paiement intégrée RaccoonPay, vous pouvez également choisir de demander une garantie par carte bancaire.

Yogan Govender
16 steps
43 seconds

Roomraccoon

Les réservations ayant le statut "Option" ne seront pas réservable par d'autres clients via vos OTA ou votre moteur de réservation.

Créer votre document de proposition de réservation

Accédez au module Documents de votre compte RoomRaccoon.

Allez dans "Proposition de réservation" et cliquez sur "Ajouter un nouveau document".

Cliquez sur le champ "Nom" pour renommer le document. Cela sera également l’objet de l’e-mail reçu par les clients.

Cliquez ici pour personnaliser le texte de la proposition de réservation. Ajoutez un message de bienvenue ou remerciez le client pour sa demande concernant votre établissement.

N’oubliez pas d’enregistrer.

Envoyer la proposition de réservation

Accédez à la réservation ou créez une nouvelle réservation pour la demande. Assurez-vous d’ajouter : - les informations du réservataire et/ou du client - les dates du séjour - un tarif sélectionné - et tout add-on demandé.

Sélectionnez le statut de réservation "Option".

N’oubliez pas d’enregistrer.

Une fois enregistré, faites défiler vers le bas jusqu’à la section Documents. Cliquez sur le menu déroulant "E-mail & Imprimer les documents" pour sélectionner le document de proposition de réservation.

Cliquez ici pour prévisualiser et envoyer le document au client.

Vous pouvez voir ici un aperçu de la proposition de réservation. Elle inclura les détails de votre [**fiche de fonction**](https://contact.roomraccoon.com/fr/support/solutions/articles/150000199491-la-fiche-de-fonction) si vous les avez ajoutés.

Cliquez ici pour ajouter ou ajuster un prépaiement si nécessaire pour garantir la réservation. Il peut s’agir d’un montant fixe ou d’un pourcentage du coût total de la réservation.

Le prépaiement n’est pas obligatoire, mais il est utile pour garantir la réservation, réduire les no-shows et limiter les annulations de dernière minute.

L’option de garantie par carte bancaire est exclusivement disponible pour les utilisateurs de notre solution de paiement intégrée RaccoonPay. Cette option permet de : - Collecter une carte bancaire enregistrée comme garantie - OU permettre aux clients de régler le montant total via une méthode alternative (ex. : Bancontact, iDEAL – selon la région) - Activer la facturation post-séjour pour les frais additionnels via la carte enregistrée - Offrir un processus de confirmation fluide et sécurisé — pas de carte ? Aucun problème.

Si vous souhaitez utiliser la garantie par carte bancaire, cochez l’option "enregistrer la carte à la place".

Les clients seront alors redirigés vers la page de paiement lorsqu’ils cliqueront sur "confirmer la proposition".

Avis : Des frais minimes de stockage de carte (tokenisation) s’appliquent. Cela vous permet de stocker la carte en toute sécurité dans le profil du client et dans la réservation pour une utilisation ultérieure — sans saisie répétée.

Pensez à définir une date d’expiration pour la proposition de réservation.

À noter : - Si aucune date d’expiration n’est définie, le système appliquera automatiquement une validité de 1 jour. - Une fois la date expirée, le client ne pourra plus confirmer la réservation. - La réservation ne sera pas supprimée de votre calendrier, au cas où vous souhaiteriez recontacter le client avec une nouvelle offre. - Créez un rappel pour vous-même afin de suivre la proposition.

Vous pouvez choisir de modifier l’adresse e-mail si vous souhaitez l’envoyer directement au client plutôt qu’au réservataire. Une fois prêt, cliquez sur envoyer.

Bonnes pratiques - Utilisez la garantie par carte bancaire pour les réservations où vous souhaitez plus de flexibilité tout en conservant une protection financière. - Soyez clair dans les conditions de la proposition sur la façon et le moment où la carte peut être débitée (ex. : politique d’annulation, conditions de paiement, CGV). - Pour les réservations de groupe ou d’entreprise, cette méthode permet de confirmer l’intention sans paiement immédiat. - Surveillez les propositions avec carte enregistrée depuis la réservation ou le profil du réservataire pour toute facturation ultérieure. - Si le client règle la totalité via Bancontact/iDEAL, aucun débit futur n’est possible — assurez-vous que cela corresponde à votre politique. - Définissez une date de validité afin de générer automatiquement un rappel dans la fiche de réservation pour vérifier le paiement et le statut. - Programmez des rappels pour vous et votre équipe afin de suivre les propositions envoyées.

Document de proposition de réservation (devis)

Yogan Govender
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Roomraccoon

Les réservations ayant le statut "Option" ne seront pas réservable par d'autres clients via vos OTA ou votre moteur de réservation.

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Allez dans "Proposition de réservation" et cliquez sur "Ajouter un nouveau document".

Cliquez sur le champ "Nom" pour renommer le document. Cela sera également l’objet de l’e-mail reçu par les clients.

Cliquez ici pour personnaliser le texte de la proposition de réservation. Ajoutez un message de bienvenue ou remerciez le client pour sa demande concernant votre établissement.

N’oubliez pas d’enregistrer.

Envoyer la proposition de réservation

Sélectionnez le statut de réservation "Option".

N’oubliez pas d’enregistrer.

Cliquez ici pour prévisualiser et envoyer le document au client.

Cliquez ici pour ajouter ou ajuster un prépaiement si nécessaire pour garantir la réservation. Il peut s’agir d’un montant fixe ou d’un pourcentage du coût total de la réservation.

Le prépaiement n’est pas obligatoire, mais il est utile pour garantir la réservation, réduire les no-shows et limiter les annulations de dernière minute.

Si vous souhaitez utiliser la garantie par carte bancaire, cochez l’option "enregistrer la carte à la place".

Les clients seront alors redirigés vers la page de paiement lorsqu’ils cliqueront sur "confirmer la proposition".

Pensez à définir une date d’expiration pour la proposition de réservation.

Vous pouvez choisir de modifier l’adresse e-mail si vous souhaitez l’envoyer directement au client plutôt qu’au réservataire. Une fois prêt, cliquez sur envoyer.