Documento proposta di prenotazione

In questo articolo ti spieghiamo come creare e inviare il documento proposta di prenotazione. Hai la possibilità di chiedere un acconto. Se usi la nostra soluzione di pagamento integrata RaccoonPay, puoi anche richiedere una garanzia con carta di credito.

Marit Hoencamp
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52 seconds

Roomraccoon

Le prenotazioni con stato "Opzione" non saranno prenotabili da altri ospiti tramite le OTA o il tuo Booking Engine.

Crea il tuo documento proposta di prenotazione

Vai al modulo **Documenti** nel tuo account RoomRaccoon.

Vai su “Preventivo” e clicca su "Aggiungi nuovo documento".

Clicca nel campo **Nome** per rinominare il documento. Questo sarà anche l’oggetto dell’email che riceve l’ospite.

Clicca qui per personalizzare il testo nella proposta di prenotazione. Puoi aggiungere un messaggio di benvenuto o ringraziare l’ospite per averci contattato.

Non dimenticare di salvare.

Invia la proposta di prenotazione

Vai alla prenotazione o creane una nuova per la richiesta. Assicurati di aggiungere: - i dati del prenotante e/o dell’ospite - le date del soggiorno - una tariffa - e eventuali add-on richiesti

Nel menu a tendina dello stato della prenotazione seleziona "Preventivo".

Non dimenticare di salvare.

Dopo aver salvato, scorri verso il basso fino alla sezione Documenti. Clicca sul menu a tendina "Email & Stampa documenti" per selezionare il preventivo.

Clicca qui per visualizzare l’anteprima e inviare il documento all’ospite.

Qui puoi vedere una panoramica della proposta di prenotazione. Includerà i dettagli dal tuo [**scheda funzione**](https://contact.roomraccoon.com/it/support/solutions/articles/150000199491-scheda-funzione), se li hai aggiunti.

Clicca qui per aggiungere o modificare un acconto, se vuoi che l’ospite confermi la prenotazione pagando in anticipo. Può essere un importo fisso oppure una percentuale del totale.

L’acconto non è obbligatorio, ma è utile per assicurarsi la prenotazione, ridurre il rischio di no-show e limitare le cancellazioni all’ultimo minuto.

La garanzia con carta di credito è disponibile solo per chi usa la nostra soluzione di pagamento integrata RaccoonPay. Con questa opzione puoi: - Salvare una carta come garanzia - Oppure far pagare all’ospite l’intero importo con un metodo alternativo come Bancontact o iDEAL (in base alla regione) - Addebitare eventuali extra dopo il soggiorno usando la carta salvata - Offrire una conferma semplice e fluida — niente carta? Nessun problema

Se vuoi usare la garanzia con carta, seleziona la casella "salva la carta invece".

L’ospite verrà portato alla pagina di pagamento dopo aver cliccato su "conferma proposta".

Attenzione: c’è una piccola commissione per il salvataggio (tokenizzazione) della carta. Ti permette di salvare la carta in modo sicuro nel profilo dell’ospite e nella prenotazione per usi futuri — senza doverla inserire di nuovo.

Ricordati di impostare una data di scadenza per la proposta di prenotazione.

Importante: - Se non imposti una scadenza, il sistema userà automaticamente una validità di 1 giorno - Se la proposta scade, l’ospite non potrà più confermare la prenotazione - La prenotazione non verrà rimossa dal calendario, nel caso tu voglia ricontattare l’ospite e fare una nuova proposta - Imposta un promemoria per te per seguire la proposta

Puoi anche cambiare l’indirizzo email se vuoi inviarla direttamente all’ospite invece che al prenotante. Quando è tutto pronto, clicca su invia.

Best Practices - Usa la garanzia con carta per prenotazioni dove vuoi flessibilità ma anche una certa sicurezza - Spiega bene nelle condizioni della proposta quando e come la carta potrà essere usata (es. in caso di cancellazione) - Per prenotazioni di gruppo o aziendali, è un buon modo per confermare l’intenzione senza chiedere subito un pagamento - Tieni d’occhio le proposte con carta salvata tramite la prenotazione o il profilo del prenotante - Se l’ospite paga tutto con Bancontact/iDEAL, non potrai fare addebiti successivi — assicurati che sia tutto in linea con le tue regole - Metti una data di validità per generare automaticamente promemoria nella prenotazione e controllare lo stato del pagamento - Imposta promemoria per te e il tuo team per seguire le proposte di prenotazione