La fiche de fonction

La fiche de fonction est votre document de référence pour la gestion des événements. Son agenda répertorie tous les détails, tâches et ressources nécessaires à un événement spécifique, comme le service traiteur, la configuration des salles ou les besoins en équipements. Elle est principalement utilisée par le personnel hôtelier impliqué dans la planification et la gestion des événements, y compris les coordinateurs de banquet, le personnel de la réception, les équipes de ménage et la cuisine.

Yogan Govender
14 steps
2 minutes

Roomraccoon

Cliquez sur une réservation dans le calendrier.

Accédez à la carte des modules suppléments dans la réservation et cliquez sur le champ « Suppléments » pour en ajouter un.

Cliquez sur ce menu déroulant pour sélectionner un registre.

Cliquez sur ce menu déroulant pour sélectionner un groupe de revenus.

La sélection du registre et du groupe de revenus pour les modules complémentaires n’est pas obligatoire, mais elle est bénéfique pour le reporting des revenus. Si un élément est facturable, nous vous recommandons de configurer un registre (correspondant à votre intégration comptable) et un groupe de revenus pour un reporting précis et détaillé.

Cochez la case « Ajouter à la fiche de fonction » pour ajouter un élément à la fiche de fonction.

Tous les modules suppléments de la réservation n’ont pas besoin d’être ajoutés à la fiche de fonction. Cette décision dépend entièrement de vous et de votre équipe, selon la façon dont vous souhaitez utiliser et organiser votre fiche de fonction pour chaque réservation ou événement.

Cliquez sur « Ajouter une note et une l'heure » si vous souhaitez ajouter des précisions sur l’heure de mise en place ou de livraison du module complémentaire, ainsi que toute note importante à l’intention de vos équipes.

Cliquez sur ce champ pour ajouter un commentaire. Si le module suppléments est attribué à plusieurs chambres et/ou plusieurs jours, ce commentaire apparaîtra pour toutes les autres occurrences.

Cliquez sur les champs « Heure de début » et « Heure de fin » pour définir une heure exacte de début et de fin.

L’heure prévue et les notes de l’option sont automatiquement ajoutées à la **proposition de réservation**, afin que le client dispose de toutes les informations en toute transparence.

Sélectionnez la ou les chambres auxquelles ce module suppléments doit être ajouté.

Sélectionnez le ou les jours spécifiques dans la fenêtre de réservation de la/les chambre(s) auxquels le module suppléments doit être ajouté.

Cliquez sur « Ajouter et enregistrer » une fois que vous avez terminé la configuration du module suppléments.

En haut de la réservation, cliquez sur « Fiche de fonction ».

Votre fiche de fonction sera générée instantanément, avec tous les détails de la réservation, les informations sur le réservataire et l’agenda, y compris tous les modules suppléments ajoutés à la fiche de fonction, avec leur description, leurs horaires et leurs commentaires.

Cliquez sur « Imprimer » pour télécharger une version PDF de la fiche de fonction ou pour l’imprimer.

**Questions Fréquemment Posées - Fiche de fonction** Existe-t-il un paramètre permettant de s’assurer que certains suppléments sont automatiquement ajoutés à la fiche de fonction lorsqu’ils sont sélectionnés par les clients ? **Actuellement, il n’existe aucun paramètre permettant d’ajouter automatiquement des suppléments spécifiques à la fiche de fonction lorsqu’ils sont sélectionnés par les clients. Si vous souhaitez ajouter un supplément à l’agenda de la fiche de fonction, vous devrez mettre à jour manuellement la fiche de réservation.** Puis-je attribuer des horaires ou des commentaires aux suppléments issus de réservations de groupe ou individuelles ? **Les suppléments ne peuvent recevoir des horaires ou des commentaires que s’ils sont inclus dans la fiche de fonction. Cela permet de garantir des consignes claires et une planification précise de l’agenda de l’événement.** Pourquoi les suppléments sélectionnés lors des réservations clients n’apparaissent-ils pas automatiquement dans la fiche de fonction ? **Lorsqu’un client effectue une réservation via le moteur de réservation — que ce soit de manière individuelle ou dans le cadre d’un groupe — et sélectionne des suppléments, ces derniers ne sont pas automatiquement ajoutés à la fiche de fonction.** **Pour inclure ces suppléments :** - **Ouvrez la fiche de réservation.** - **Accédez au supplément comme si vous souhaitiez le modifier.** - **Cochez la case « Ajouter à la fiche de fonction » pour l’inclure dans l’agenda.** - **Cliquez sur « Enregistrer » pour qu’il apparaisse dans la fiche de fonction.**

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