Tips & Tricks nr. 27 Bankimport

Bankimporten er rygraden i regnskabsførelsen i Medlemsservice. Her afstemmer du din bankkonto og bogfører indtægter og udgifter. I denne vejledning kan du se, hvordan du importerer en csv-fil og hvordan du afstemmer de gængse indtægter og udgifter. OBS Hvis man benytter online bankimport er det samme måde der afstemmes på. Man slipper blot for at trække CSV filer ud af banken og importere dem i Medlemsservice

Monica Ingerslev
38 steps
5 minutes

Spejdernet

Steingabelgaard

Importer en CSV-fil

Log ind på gruppens/kredsens netbank.\ Gå til den bankkonto, som du vil arbejde med.\ Søg posteringer frem i en bestemt periode.\ Det er op til dig, om du henter for én måned, én uge eller andet.\ Der skal være posteringer på minimum 2 forskellige datoer i din søgning og du må ikke hente for i dag. \ Din søgning skal starte dagen efter den seneste søgning, så du ikke har huller i rækken.\ Hent posteringerne ned på din pc som en csv-fil.\ Du skal IKKE åbne filen eller gøre andet ved den.

Gå til regnskab og tryk på "Import" på din bank-journal. Husk at vælge den rigtige bankkonto.

Tryk "Upload din fil".\ Vælg den csv-fil, som du lige har hentet fra banken.

Tryk "Importer og start udligning"

Nu åbner det importerede kontoudtog og du kan gå i gang med at udligne.

Betalinger fra Medlemsservice skal ALTID på 3035

Alle kontingent- og arrangementsbetalinger, der foretages via Medlemsservice udbetales til gruppen/kredsen én gang om ugen.\ I banken vil der stå "MS kortb. XXX"\ XXX er et fortløbende nummer som fortæller, hvilken udbetalingsfil, der er tale om. Når du bruger Medlemsservice til regnskab, så er dette nummer ikke vigtigt for dig.\ Det vigtigt er at disse indbetalinger ALTID skal posteres på konto 3035. Systemet sørger selv for posteringer af selve kontingentbeløbet, arrangementsbeløbet og gebyrer.\ Det anbefales at sætte en regel op der hjælper med dette. Regler kaldes Udligningsmodel. Se Tips og tricks om dette.

Tryk på "Manuel postering"\ I feltet "Konto" vælger du 3035.\ Der er ikke grund til at ændre i "Etiket" eller andre felter.\ Der er ikke behov for at vedhæfte et bilag. 'Bilaget' findes allerede i systemet, fordi betalingen er dokumenteret her.\ Tryk "Validér"

Registrer et MobilePay-gebyr på en indbetaling

Mange grupper/kredse har en MobilePay-ordning, så forældre kan overføre penge på den måde.\ Der er forskellige gebyrer forbundet med dette.\ Her er et eksempel, hvor Torbens far har overført 100 kr. for en bivuak-tur.\ Der er kun overført 99,25 til gruppens konto, fordi MobilePay har trukket et gebyr på 0,75 kr. \ Vi ønsker at registrere dette gebyr i regnskabet, så derfor bogfører vi en indtægt på 100 kr. og en udgift på 0,75 kr.\ \ Hvis I bruger forskelle MobilePay bokse kan der sættes en udligningsmodel op der hjælper med at få posteret korrekt og der kan i reglen indbygges en beregning af gebyret så det bogføres på gebyrkontoen

Tryk på "Manuel postering"\ I "Konto" vælger du den konto, som indtægten skal figurere på.\ I "Etiket" kan du skrive noget mere sigende end det nummer, som MobilePay leverer.

I feltet "Beløb" retter du beløbet til den fulde indtægt

Nu kommer der en ekstra linje med de manglende 0,75 kr.\ Tryk på "Vælg modpost eller opret afskrivning"

Tryk på "Manuel postering"\ I "Konto" vælger du den udgiftskonto, hvor gebyret skal figurere på.\ I "Etiket" skriver du en tekst om gebyret.\ Tryk på "Validér"

Kontingent der betales direkte på kontoen skal udlignes med den åbne faktura

Det er lettest, hvis forældrene betaler kontingent direkte via Medlemsservice. Det sker dog ind i mellem at en forælder får lov at betale direkte på kontoen.\ Det er vigtigt at denne indbetaling udlignes med den åbne kontingentfaktura.

I banklinjen står der "Kontingent Bertil Bob"\ I Medlemsservice kan vi se, at Bertil Bob har en åben kontingentfaktura, der hedder KTG/000100. Den er udstedt til Kalle Kandersteg, der er Bertils far.\ Tryk på linjen med det åbne kontingent.

Hvis beløbene stemmer overens, så kan du trykke på "Validér"

Hvis beløbene ikke stemmer, så må du hellere undersøge, om du har fat i den rigtige faktura.

En indtægt, der ikke findes i MS

Her er et eksempel, hvor kommunen har overført en del af det årlige tilskud. Denne indtægt er 'bare' dukket op i banken uden at være registreret i Medlemsservice på forhånd. Derfor skal vi uploade et bilag.

Tryk på "Manuel postering"\ i "Konto" vælger du den indtægtskonto, hvor tilskuddet skal figurere.\ I "Etiket" kan du ændre beskrivelsen efter behov.\ Tryk på "Upload din fil" for at vælge et bilag fra din pc.

Til tjek

**Til tjek**\ Bemærk at der er et felt der hedder Til tjek. Feltet kan markeres hvis der er behov for at mærke posteringen så den let kan findes igen for eksempelvis at tilføje bilag\ \ Posteringer markeret til Tjek fremhæves med link på Finans dashboard\ For at fjerne markeingen Til tjek skal du åbne den enkelte postering og fjerne markeringen i At tjekke under Anden info

Når bilaget er på plads, så kan du trykke på "Validér"

En udgift, der ikke findes i MS

På samme måde som med indtægten fra kommunen, så kan vi også nemt uploade bilag på en udgift der er trukket på kontoen eller betalt med gruppens kort.\ Her er et eksempel, hvor vinduespudseren har sendt en regning, som kassereren har betalt. Du kan se, hvordan udgiften bogføres og bilaget uploades.

Tryk på "Manuel postering"\ I "Konto" vælger du den udgiftskonto, hvor beløbet skal figurere.\ I "Etiket" kan du ændre beskrivelsen efter behov.\ Tryk på "Upload din fil" for at vælge et bilag fra din pc. \ Når bilaget er på plads, så kan du trykke på "Validér"

Kredsens kort er brugt til et køb, der skal deles på flere konti

Her er et eksempel, hvor en leder har haft kredsens kort med i Bauhaus. Der er både købt brædder og søm til det næste aktivitetsforløb og en gave. Vi ønsker derfor at udgifterne skal splittes mellem to udgiftskonti i regnskabet.

Tryk på "Manuel postering"\ I "Konto" vælger du den ene af de relevante udgiftskonti.\ I "Etiket" skriver du en sigende tekst om udgiften.\ I "Beløb" skriver du hvilket del-beløb, der skal posteres på denne konto.\ Der dukker endnu en linje op med det resterende beløb. Tryk på "Vælg modpost eller opret afskrivning"

Tryk på "Manuel postering"\ I "Konto" vælger du den konto, hvor denne del af beløbet skal figurere.\ I "Etiket" skriver du en sigende tekst om udgiften.\ I "Beløb" vil der stå det resterende beløb.\ I "Attach file" uploader du bilaget til udgiften. \ Tryk på "Validér"

Udlign et lederudlæg

Ledere og andre udlægsberettigede kan indsende udlæg via Medlemsservice. Kassereren kan godkende og bogføre udlægget inden udbetalingen foretages via netbanken. Dette kan du læse mere om i en anden vejledning. Her kan du se, hvordan du udligner udbetalingen på bankkontoen med det åbne udlæg i systemet.

Tryk på "Diverse matching" for at finde de godkendte, åbne udlæg der står i systemet og venter på udligning.\ Tryk på den linje, hvor udlægget modsvarer udbetalingen i banken. \ Hvis du har mange at vælge imellem, så kan du enten søge efter 'partner' (lederens navn) eller filtrere på andre måder.

Den valgte linje springer op og lægger sig under banklinjen. \ Hvis beløbene stemmer overens, så kan du trykke på "Validér"

Udlign én udbetaling med flere lederudlæg

Det er op til dig og ledergruppen, hvordan I håndterer udlæg. Nogle kasserere udbetaler hver udlæg for sig, så lederne ikke skal have udeståender så længe. \ Andre kasserere 'samler til bunke' og udbetaler fx en gang om måneden for at spare på gebyrerne.\ Her er et eksempel, hvor Frederik har fået udbetalt et beløb, der dækker to indsendte udlæg.

Tryk på "Diverse matching" for at finde de godkendte, åbne udlæg der står i systemet og venter på udligning. Tryk på ét af de relevante udlæg. Hvis du har mange at vælge imellem, så kan du enten søge efter 'partner' (lederens navn) eller filtrere på andre måder.

Nu bliver Frederik valgt som partner og du ser de resterende udlæg for ham. Tryk på det næste relevante udlæg.

Når du har valgt (alle) de relevante udlæg og beløbet stemmer, så kan du trykke på "Validér"

Hvis du har ægtefæller med fællesøkonomi som ledere og de begge indsender udlæg, så husk at du ikke må udbetale det samlet, selvom det er til den samme bankkonto. Du kan ikke udligne én bankudbetaling med udlæg fra forskellige 'partnere'

En indbetaling skal deles på flere konti

Der kommer en indbetaling til bankkontoen på 16.535,00 kr. der skal indtægtsføres på henholdsvis lokaletilskud og Aktivitetstilskud\ \ Man starter med en manuel postering af 4.563,00 som skal på konto 1011 Aktivitetstilskud. Man skriver teksten der skal stå på posteringslinien i det felt der hedder Etiket\ Beløbet der skal på konto 1011 indtastes manuelt

Derefter tager men det beløb der skal på den anden konto.\ I dette tilfælde er det konto 1010 Lokaletilskud\ \ Nu har vi fordelt hele beløbet og kan klikke på Valider, som er blevet grøn

En indbetaling og en udbetaling, der skal udligne hinanden

Afstemning af fejludbetaling i banken

Der er en person, der har indbetalt et beløb på bankkontoen ved en fejl. Beløbet er tilbageført. Nu er der både en debet - og en kreditpost i banken på samme beløb. Disse to skal udlignes med hinanden og skal hverken bogføres som en indtægt eller udgift.

Lav en manuel afstemning til konto 3041 Likviditetsoverførsel\ Skriv i etiketfeltet hvad det drejer sig om \ \ Klik Valider

På den anden postering vælger du nu den linje under Diverse matching der passer på posteringen der skal afstemmes

Tryk på "Validér", der nu er grøn/blå

Afstemning af overførsel mellem to bankkonti der begge har bankafstemning

Når der overføres penge mellem to bankkonti hvor der er bankafstemning på begge konti.\ Man må IKKE afstemme direkte mellem eks 3000 og 3001 da der så går kludder i den anden bankkontos bankafstemning.\ I stedet bruges ovenstående trin 26 til 28\ Trin 26 udføres på konto 3000 og trin 27 og 28 på konto 3001

Pause i bankimporten

Du kan til enhver tid holde en pause i arbejdet. \ Medlemsservice gemmer undervejs og husker hvor du er kommet til.\ Når du er klar til at gå videre, så går du til Regnskab og trykker på "Afstem XX posteringer"

Du skal IKKE uploade den samme csv-fil igen.

Afslutning af bankimporten

Når der ikke er flere linjer til udligning, så får du en rosende besked fra systemet.

Tryk på kontoudtogets navn

Her kan du se hele kontoudtoget.\ Tryk på "Validér" for at afslutte kontoudtoget.

Nyttige tips: Jeg får ingen posteringer frem

**Jeg får ingen posteringer frem**\ Hvis du ikke får de forventede posteringer frem når du er ve dat afstemme er det et filter der kan fjernes.\ Medlemsservice vil gerne hjælpe. Derfor sætters der et filter på hvis der i teksten på bankposteringen genkendes et navn som debitor eller kreditor\ \ Du skal blot slette det som stå i filterruden og så kommer alle åbne posteringer frem.

Ovenstående trick benyttes også hvis en bankpostering skal afstemmes med to posteringer med forskellige partnere (debitorer eller kreditorer)

Nyttige tips: Hvad er de blå posteringslinier?

**Hvad er de blå posteringslinier?**\ Når man får lavet en afstemningsfejl og ophæver udligningen igen så bliver der lavet en skjult tilbageførsel. Du ser ikke disse transaktioner, men de kan ses som blå linier i bankafstemningen så man kan se hvad der har været forsøgt afstemt tidligere. Laves der manuelle posteringer på konti der kan udlignes på, vil disse posteringer også fremgå som blå linier blandt De blå linier skal altså ikke afstemmes. De er blot til information\ Når regnskabsåret er lukket bliver de skjult og man starter altså uden blå linier når det foregående års regnskab er lukket

Nyttige tips: Hvordan retter jeg en fejl i afstemning?

Man må IKKE begynde at klikke på Tilbagefør postering når det har med kontantkassen eller bankkonti at gøre

Hvis du får afstemt en bankpostering forkert så kan fejlen rettes\ Det skal gøres ved at ophæve udligning og derefter afstemme rigtigt 1. Du klikker på den journal på Finansdashboardet som der skal rettes på 2. Dernæst åbner du det bankkontoudtog det vedrører (klikker på det) 3. Klik Ophæv udligning på den eller de posteringer der skal rettes 4. Nu kan du klikke Udlign (Husk at åbne bankkontoudtoget igen hvis du har valideret det)

Nyttige tips: Kan jeg se hvordan der er udlignet på bankkontoudtog?

Du kan se posteringerne der vedrører et bankkontoudtog ved at klikke på Posteringsbilag i øverste højre hjørne Husk at du kan vælge flere eller færre oplysninger ved at klikke på de tre små prikker yderst til højre på overskriftslinien

Giv dig selv et klap på skulderen og del denne vejledning med en ven.\ 3/11-23\ Redigeret 23/10-24\ Monica Ingerslev Revideret 24/1-2026 af Ib Rævdal