Tips & Tricks nr. 34a Forberedelse til regnskab - Sådan opretter du produkter i Udlægsmodulet og angiver udlægsgodkendere

I Udlægsmodulet kan lederne indsende deres kvitteringer elektronisk og kassereren kan godkende, bogføre og udligne udlæggene med få klik. Inden I kan tage udlægsdelen i brug, så skal kassereren oprette en række -'produkter', som lederne kan vælge mellem, når de indsender udlæg. Der er tilføjet et afsnit om hvordan du administrerer udlægsgodkendere. Se Tips & Tricks nr. 34b for at oprette produkter til kørselsgodtgørelse.

Monica Ingerslev
|
15 steps
|
54 seconds

Steingabelgaard

Spejdernet

Udlægsprodukter

Gå til Udlæg > Konfiguration > Omkostninger

Tryk "Opret"

Tryk i feltet "Vareforbrugskonto" og herefter på "Søg flere..."

Nu ser du din kontoplan. \ Gå ned på listen til du finder udgiftskontiene (starter med 2xxx).\ Vælg én af de konti, som lederne skal have adgang til at vælge.\ Det kan fx være "2020 Ture og lejre".\ Tryk på kontonavnet.

Mangler du en konto, så kan du oprette en ny. Se i Tips & Tricks nr. 20

Du kan nu se, at kontoen er valgt i "Vareforbrugskonto".\ Skriv et sigende navn i feltet "Produktnavn". Dette navn kan lederne se på listen, når de skal oprette et udlæg.\ Tryk "Gem"

Nu er produktet oprettet. Tryk på "Opret" for at oprette det næste produkt. Opret de produkter, som der er brug for i din forening.

Her kan du se, hvordan listen ser ud for en leder i udlægsmodulet.

Udlægsgodkendere

I bestemmer selv hvem, der skal have adgang til at godkende udlæg i jeres forening.\ En person skal have funktionen Kasserer, Økonomiassistent eller Udlægsgodkender for at kunne arbejde i udlægsmodulet og godkende udlæg. Når en leder sender et udlæg ind, så sendes en mailnotifikation til dem, der er registreret på 'team udlægsgodkendelse'. Disse to ting skal sættes op hver for sig.

Gå til Medlemmer > Medlemmer > Medlemmer og tryk på den person, der skal kunne godkende udlæg.

Gå til fanen Funktioner og tryk på "Ny funktion"

Vælg den relevante funktion. Tryk på "Opret funktion".

Gå til gruppens/kredsens stamkort.

Gå til fanen "Økonomi"

Tryk på "Udlægs godkendere"

Tryk "Rediger"

Tilføj de personer, der skal modtage notifikation om nye udlæg.\ Tryk "Gem".

Tips & Tricks nr. 35 viser hvordan en almindelig leder opretter et udlæg.\ Tips & Tricks. nr. 36 viser hvordan kassereren håndterer indsendte udlæg. 20/11-23\ Monica Ingerslev