Tips & Tricks nr. 35b Sådan indsender du udlæg for en national arbejdsgruppe/arrangement

Som frivillig i den nationale organisation kan du få refunderet udgifter til transport og andet i forbindelse med møder osv. Du skal indsende dine udlæg umiddelbart efter du har haft udgiften. Udlægsmodulet virker godt på en smartphone og også på en pc.

Monica Ingerslev
|
16 steps
|
2 minutes

Steingabelgaard

Log ind i Medlemsservice.

Har du ikke en kode til Medlemsservice, så tryk på "Nulstil kodeord". Se evt. Tips & Tricks nr. 30

Hvis du har adgang til andre medlemmer, så starter du nok i backend. Gå til "Min side". På mobilen er menuen øverst i venstre hjørne.

Gå til "Udlæg"

Tryk på "KFUM-Spejderne i Danmark"

Almindelige udlæg

Tryk på "Tilføj nyt udlæg"

Tryk på "Vælg fil". Vedhæft billedet af din kvittering på samme måde, som når du sender en mail.\ Hvis du bruger din telefon, så foreslår systemet at åbne kameraet, så du kan tage et billede direkte.

Du må kun sætte flueben i "Der er ikke bilag på udlægget", hvis du har en aftale med bogholderiet på korpskontoret.

Udfyld alle felter Dato: Den dato, hvor du har brugt pengene.\ Beskrivelse: Årsagen til, at du har brugt pengene.\ Køb: Hvad du har købt\ Udlægskategori og dimension: Hvor skal beløbet bogføres i regnskabet? Spørg din leder, hvis du er i tvivl.\ Udlægsenhed: Dem du har brugt pengene for\ Pris: Det nøjagtige beløb, der står på kvitteringen.\ Bemærkninger: Her kan du give en ekstra besked om dit udlæg. Beskeden læses af en medarbejder i bogholderiet.\ Bankkonto: Dit eget kontonummer, hvor du vil have pengene udbetalt. Tryk "Gem"

Tjek, at du har tastet rigtigt.\ Tryk "Indsend"

Tryk "Indsend"

Kørselsudlæg

KFUM-Spejderne refunderer kørsel i egen bil, hvis I har arrangeret fælleskørsel eller hvis offentlig transport ikke er en mulighed.

Tryk på "Tilføj kørselsbilag"

Udfyld alle felter Dato: Den dato, hvor du har kørt.\ Beskrivelse: Årsagen til, at du har kørt. Skriv navnene på alle dem, der var med i bilen.\ Dimension: Hvor skal beløbet bogføres i regnskabet? Vælg "Kørsel" med mindre du har fået tydelig besked om andet.\ Udlægsenhed: Dem du har brugt pengene for

Udfyld "Start" og "Destination" ved at skrive starten på adressen og så vælge fra listen. Tryk på "Tilføj sted" for at angive en rute med flere stop.\ Tryk et andet sted på skærmen og se, at "Samlet pris" opdateres. I "Bemærkninger" skriver du, hvem du havde med i bilen eller årsagen til, at du er kørt i bil og ikke offentlig transport. Tryk "Gem"

Tryk "Returrejse", hvis du kørte nøjagtig samme vej tilbage igen.

Tryk "Indtast afstand manuelt", hvis du har en aftale om at du selv har holdt øje med din triptæller og ikke skal skrive hver enkelt adresse.

Tryk "Indsend"

Status for udlæg

"Skal indsendes" er udlæg, som du er i gang med at oprette og ikke har sendt endnu. "Sendt" er udlæg, som du har sendt ind og som endnu ikke er godkendt. "Godkendt" er udlæg, som er godkendt og endnu ikke udbetalt. "Behandlet" er udlæg, som er udbetalt. Du har fået pengene i din netbank samme dag eller dagen efter. Hvis ikke, så kontakt kontoret. Du kan se historiske udlæg under "Vis/Skjul behandlede udlæg"

Tak for din indsats! 20/5-25\ Monica Ingerslev