Tips & Tricks nr. 60 Eksempler på håndtering af Friplads

Nogle familier har brug for økonomisk støtte i forbindelse med spejder/FDF. Der er mulighed for at få støtte både fra kommuner, fonde osv. Hver kommune/fond har retningslinjer for hvor meget, hvornår og hvordan de yder tilskud. Og hver kommune har retningslinjer for hvordan dette tilskud skal fremgå af regnskabet. I denne vejledning har vi samlet en række eksempler. Du skal altså ikke gøre ALT i denne vejledning - men finde den fremgangsmåde, som passer dig, foreningen, fonden og kommunen.

Monica Ingerslev
|
80 steps
|
11 minutes

Spejdernet

I denne vejledning bruges ordet "Friplads" om alle former for økonomisk støtte. Du bruger naturligvis de ord, der passer for dig.

Opret Friplads som partner i Medlemsservice

Fripladsen kan være en navngiven person, men ofte er det en kommune, en fond, et projekt eller noget helt syvende. I dette afsnit ser du, hvordan du opretter en fiktiv 'person', som du kan bruge i flere forskellige sammenhænge, fx som partner i regnskabet.

Tryk på "Opret medlem"

Skriv et navn.\ Du er velkommen til at udfylde andre oplysninger, fx adresse, men det er ikke et krav.\ Hvis du ønsker at kunne sende E-mails (fx med fakturaer) direkte fra Medlemsservice, så skal der indtastes en e-mailadresse. Tryk "Gem"

Nu står stamkortet i status 'Kladde'. \ Vi må lige 'drille' lidt for at få status skiftet til 'Inaktiv'.

Gå til fanen "Funktioner" Tryk på "Ny funktion"

Giv 'personen' en tilfældig funktion. Vælg én, der ikke kræver medlemskab, børneattest eller andet. Sæt "Start-dato" til i går eller tidligere. Tryk "Opret funktion"

Tryk med det samme på "Afslut funktion"

Sæt "Slut-dato" til i går. Tryk på "Afslut funktion"

Nu er stamkortet i status 'Inaktiv'. Tryk "Gem". Nu er "Friplads-partneren" klar til brug.

Du skal IKKE trykke på Indmeld. Hverken nu eller senere.

Eksempel 1: Fripladsen betaler det fulde kontingent. Fripladsen betaler løbende.

Gå til Medlemmer > Medlemmer > Medlemmer og find det medlem, som det drejer sig om.

Du skal IKKE ændre i medlemmets relationer. Det skal stadig være forældrene, der får mails og SMS'er.

Du skal ændre betaleren fra 'John' til 'Friplads'. Gå til fanen "Kontingent & bidrag" Tryk "Rediger"

Vælg Fripladsen i feltet "Betaler". Tryk "Gem"

Næste gang der dannes en kontingentfaktura, så vil Fripladsen stå som kunde. Det betyder, at forældrene ikke modtager en mail med opkrævning og heller ikke vil modtage påmindelser. Hvis der allerede er en aktiv kontrakt, så behøver du ikke starte en ny. Gå til det grønne tip inden Trin 16.\ Hvis der ikke er en kontrakt, så starter du den på samme måde, som du plejer for andre medlemmer. Se de næste trin.

Tryk på "Kontingentguide"

I "Produkt" vælges kontingentsatsen.\ I "Start-dato" skrives den første dato, som medlemmet skal betale for. Husk flueben i "Stop aktuelle" Tryk "OK"

Du kan se, at der er startet en ny kontrakt for medlemmet. Hvis dato for næste fakturering er overskredet, så dannes fakturaen den efterfølgende nat.

Måske kan Fripladsen betale på samme måde som forældre via linket i den mail, der sendes automatisk for systemet.\ Det vil være en nem løsning for dig, for så skal du ikke gøre mere. \ Men du kan også have brug for selv at danne og sende fakturaen fra din egen mailadresse. Det kan du se i de næste trin.

Dette trin skal gøres inden 'Dato for næste fakturering' er overskredet eller samme dag, som du starter kontrakten. Tryk på "Fakturér nu"

Nu dannes en kladde-faktura. Du kan se, at Friplads står som "Kunde".\ "Fakturadato" er sat til dags dato, men dette kan rettes. Du kan også rette "forfaldsdato" ved behov.\ Under fakturalinjer kan du se fakturaens indhold. Når alt er på plads, så tryk "Bekræft".

Tryk på "Send & print"

Hvis du sætter flueben i "Udskriv", så downloades fakturaen som en PDF på din pc. Den kan du så vedhæfte en mail og sende fra dit eget mailprogram. Hvis du sætter flueben i "E-mail", så sender Medlemsservice fakturaen og den viste mailtekst. Det kræver, at der er registreret en e-mailadresse på Fripladsens stamkort. Tryk på den grønne knap for at sende/udskrive eller begge dele.

Eksempel 2: Fripladsen betaler det fulde beløb. Fripladsen vil betale årligt.

Nogle Fripladser vil betale tilskud én gang årligt og har brug for en samlet faktura for året. \ Måske kræver det, at du opretter en ny kontingentsats til formålet. Her kan du se, hvordan du opretter en ny kontingentsats og får en faktura dannet og sendt af sted.

Gå til Regnskab > Konfiguration > Kontingentsatser

Tryk på "Opret"

Giv kontingentsatsen et sigende "Produktnavn". Det vil være synligt på fakturaen.\ Sæt flueben i "Opkræv fuld periode", så du er sikker på, at det fulde beløb faktureres.\ Sæt "Interval" til 1 - år\ I "Omsætningskonto" angiver du hvilken regnskabskonto indtægten skal bogføres på. Dette er relevant, hvis du bruger Medlemsservice til regnskab. Måske er der retningslinjer fra kommunen eller Fripladsen.\ Under "Gyldig fra" skriver du 1/1 i det år, hvor du tager kontingentsatsen i brug.\ Under "Kontingent pr. periode" skriver du beløbet.\ Tryk "Gem"

Gå til Medlemmer > Medlemmer > Medlemmer og find det medlem, som det drejer sig om.

Gå til fanen "Kontingent & bidrag". Tryk "Rediger"

Vælg Friplads i feltet "Betaler". Tryk "Gem"

Tryk på "Kontingentguide"

I "Produkt" vælges kontingentsatsen.\ I "Start-dato" skrives den 1/1 i det år, som skal opkræves. Husk flueben i "Stop aktuelle" Tryk "OK"

Du kan se, at der er startet en ny kontrakt for medlemmet.\ Du kan se de gamle kontrakter. De vil enten have status 'Lukket' eller 'Annulleret'.

Hvis Dato for næste fakturering er overskredet, så vil der dannes en faktura den efterfølgende nat. Du har sandsynligvis brug for selv at danne fakturaen, så du kan rette den til. Tryk på "Fakturér nu"

Du kan se, Fripladsen står som kunde.\ Sæt Fakturadato og Forfaldsdato til hvad der er relevant. Du kan også rette i Fakturalinjen, hvis det er nødvendigt. Tryk "Gem"

Tjek det hele en ekstra gang. Tryk "Bekræft"

Nu ligger fakturaen åben i Medlemsservice. Hvis du vil sende den med det samme, så tryk på "Send & print". Hop til Trin 36. Hvis du først kan sende fakturaen, når året er gået, så skriv en reminder i din kalender og vend tilbage senere.

Nu er det "Senere" og du skal sende fakturaen af sted. Gå til Regnskab > Kunder > Fakturaer

Find den relevante faktura. (Den ligger nok ikke øverst længere)

Tjek, at det er den rigtige. Tryk "Send & print"

Hvis du sætter flueben i "Udskriv", så downloades fakturaen som en PDF på din pc. Den kan du så vedhæfte en mail og sende fra dit eget mailprogram. Hvis du sætter flueben i "E-mail", så sender Medlemsservice fakturaen og den viste mailtekst. Det kræver at der er registreret en e-mailadresse på Fripladsens stamkort. Tryk på den grønne knap for at sende/udskrive eller begge dele.

Eksempel 3: Fripladsen betaler en del af beløbet.

I dette eksempel betaler medlemmet (forældre) et nedsat kontingent og Fripladsen dækker resten. Forældrene står stadig som betalere og modtager kontingentopkrævning på samme tidspunkter som de øvrige forældre. Fripladsen opkræves via en almindelig faktura.

Vi skal oprette en sats på det nedsatte beløb, som forældrene selv skal betale. Gå til Regnskab > Konfiguration > Kontingentsatser

Tryk på "Opret"

Giv kontingentsatsen et sigende "Produktnavn". Det vil være synligt på fakturaen.\ Sæt flueben i "Opkræv fuld periode", så du er sikker på, at det fulde beløb faktureres.\ Sæt "Interval" til årlig/halvårlig/kvartal alt efter hvor ofte medlemmet skal opkræves.\ I "Omsætningskonto" angiver du hvilken regnskabskonto indtægten skal bogføres på. Dette er relevant, hvis du bruger Medlemsservice til regnskab. \ Under "Gyldig fra" skriver du 1/1 i det år, hvor du tager kontingentsatsen i brug.\ Under "Kontingent pr. periode" skriver du beløbet.\ Tryk "Gem"

Gå til Medlemmer > Medlemmer > Medlemmer og find det medlem, som det drejer sig om.

Gå til fanen "Kontingent & bidrag" og tryk på "Kontingentguide"

I "Produkt" vælges kontingentsatsen.\ I "Start-dato" skrives den 1. i den periode, som skal opkræves. Husk flueben i "Stop aktuelle" Tryk "OK"

Bemærk, at det stadig er en forælder, der står som betaler.

Du skal ikke gøre mere for forældrenes del af kontingentet. Det vil blive opkrævet ligesom for de andre medlemmer. Hvis Dato for næste fakturering er overskredet, så sendes faktura af sted den efterfølgende nat.

Nu skal du danne en almindelig faktura på Fripladsens del af kontingentet.

Gå til "Regnskab" og tryk på "Ny faktura" i boksen "Indtægtsjournal"/"Kundefakturaer"

"Kunde" udfyldes med fripladsen.\ "Fakturadato" og "Forfaldsdato" sættes til noget relevant.\ "Tekst" udfyldes med den tekst, der skal stå på fakturaen. I eksemplet er skrevet medlemmets medlemsnummer. Du kan også skrive medlemmets navn eller andre informationer, som Fripladsen har brug for.\ I "Konto" vælger du hvor du vil have bogført indtægten.\ I "Pris" skriver du beløbet. Tryk "Gem"

Hvis Fripladsen skal betale for flere børn, så kan du tilføje endnu en linje og have alle fripladserne på samme fakturaer.

Tjek det hele en gang til. Tryk "Bekræft"

Tryk "Send & print"

Hvis du sætter flueben i "Udskriv", så downloades fakturaen som en PDF på din pc. Den kan du så vedhæfte en mail og sende fra dit eget mailprogram. Hvis du sætter flueben i "E-mail", så sender Medlemsservice fakturaen og den viste mailtekst. Det kræver at der er registreret en e-mailadresse på Fripladsens stamkort. Du kan rette i teksten eller vælge din egen mail-skabelon. Tryk på den grønne knap for at sende/udskrive eller begge dele.

Bogføring af fripladsen

Hvis du bruger Medlemsservice som regnskabsprogram, så er det nemt at bogføre indtægten via bankimporten. I de næste kapitler viser vi, hvordan du udligner - alt efter om der er faktura i systemet eller ej.

Gå til Regnskab. Importer kontoudtog. Brug Tips & Tricks nr. 27 for at se skærmbilleder. Når kontoudtoget er på plads, så tryk på "Afstem X postering(er)"

Eksempel 1: Fripladsen har overført penge for én eller flere fakturaer, der er dannet i Medlemsservice

Klik på den grå linje i bankimporten, der vedrører indbetalingen fra fripladsen. Find den faktura, som indbetalingen dækker. Du finder fakturaen under "Kunde/Leverandør matching" eller "Diverse matching". Du kan evt. bruge søgefeltet til at finde fakturaen. Tryk på linjen med fakturaen.

Fakturaen flytter sig og står nu under linjen fra banken. Hvis beløbene stemmer, så er knappen "Validér" grøn. Tryk på den. Hvis knappen ikke er grøn, så tænk dig lige om en ekstra gang. Måske har du fat i en forkert faktura? Eller måske dækker indbetalingen over flere forskellige fakturaer?

Hvis indbetalingen dækker over flere fakturaer, så vælger du dem alle på samme måde inden du trykker på Validér. Hvis du ikke kan finde dem, så fjern Friplads i feltet "Partner". Måske er fakturaerne udstedt til forældrene og ikke til fripladsen.

Eksempel 2: Fripladsen har overført penge. Der er ikke dannet fakturaer via Medlemsservice

Der er kommet et beløb i banken, som du fx via mail har fået besked om. Det er tilskud til en eller flere fripladser. Tryk på linjen med indbetalingen.

Der findes ikke en faktura, der modsvarer beløbet. Tryk derfor på "Manuel postering"

I "Konto" vælger du hvor indtægten skal bogføres.\ Vælg evt. en "Dimension". \ I "Etiket" skriver du en tekst, så du senere kan huske, hvad posteringen drejer sig om. Tryk på "Upload din fil" og vedhæft et bilag på samme måde, som når du vedhæfter en fil til en mail. Bilaget kan fx være den mail/støttebrev, som fripladsen har sendt.

Når bilaget er på plads og du har tjekket at alt er rigtigt, så tryk på "Validér"

Eksempel 3: Fripladsen giver et beløb, der bruges til kontingent og ture

Nogle fripladser giver et fast beløb pr. år, som foreningen kan bruge til kontingent, ture, udstyr. I dette eksempel udligner vi først kontingentet med en faktura og "gemmer" resten af beløbet på "partneren". Senere på året bruger vi en del af beløbet til at dække deltagerafgiften for sommerlejren.

Gå til Regnskab og tryk på "Afstem X postering(er)"

Tryk på linjen med indbetalingen fra fripladsen.

Tryk på den faktura, der skal dækkes af fripladsen.

Tjek, at Fripladsen står som partner

"Validér"-knappen er hvid, fordi beløbet ikke stemmer. Når du trykker på den hvide Validér-knap, så sætter du det resterende beløb ind på "balancen" på Friplads-partneren.

Nu er der gået noget tid og det er tid til sommerlejr. Når fripladsen skal dække sommerlejrbetalingen, så skal forældrene ikke tilmelde og betale. I stedet skal en leder hjælpe med tilmeldingen "bagom".

Gå til tilmeldingen.

Gå til "Besvarelser"

Tryk "Opret"

Udfyld oplysningerne om deltageren. Gør det evt. mens forældrene står ved siden af og kan svare. Tryk "Gem"

Gå tilbage til arrangementet

Tryk på "Deltagere"

Find deltageren på listen og tryk på "Rediger: Tilmelding"

Tryk på "Lav faktura"

Nu dannes en kladde-faktura på sommerlejr-beløbet. Tryk "Rediger"

Vælg Fripladsen som "Kunde" og sæt "Fakturadato" og "Forfaldsdato". Sæt den fx til dags dato.

Du kan ændre i fakturalinjen, hvis der er behov.

Tryk "Gem"

Tjek, at alt står rigtigt og tryk "Bekræft"

Du bliver gjort opmærksom på at partneren Friplads har et beløb, som du kan bruge til at dække denne faktura. Det er netop det, vi gerne vil.

I bunden af fakturaen kan du se den udestående kredit.\ Tryk "Tilføj"

Du kan se, at fakturaen nu står som betalt.

Du kan gøre det samme igen med den næste faktura, der også skal dækkes af det tilbageværende beløb. Herunder kan du se, hvordan du tjekker "saldoen", altså størrelsen af det tilbageværende beløb.

Gå til Regnskab > Regnskab > Udligning

Vælg Fripladsen i partner-feltet. Ud for "Åben balance" kan du se det tilbageværende beløb.

Hvis din kommune/fond gør tingene på en anden måde end disse eksempler, så skriv til supporten. 24/5-24\ Monica Ingerslev