Tips & Tricks nr. 63 Sådan kan du rykke for manglende kontingent

Medlemsservice sender selv påmindelser for manglende kontingent. Det kan dog ske, at der er brug for, at kasseren eller en kontingentansvarlig selv løser opgaven med at få de sidste til at betale. I denne vejledning kan du se et par eksempler på hvordan opgaven kan løses. Det er helt op til dig hvilke værktøjer du tager i brug og hvilken rækkefølge.

Monica Ingerslev
21 steps
2 minutes

Spejdernet

Få et overblik over manglende kontingentbetalinger

Gå til Regnskab > Rapportering > Kontingent oversigt

Tryk to gange på overskriften "kontingent-tilgodehavende". Nu er de medlemmer, der har et udestående, samlet øverst på listen.

I kolonnen yderst til højre kan du se betalers aftalestatus.\ "Ingen aftale" betyder, at der ikke er tilmeldt et kort til automatisk betaling. \ Her er der ikke andet at gøre end at rykke for manglende betaling. "Udløbet" betyder, at der er tilmeldt et kort, men kortet er udløbet. Her er det ofte nok med en SMS til betaleren, om at de skal opdatere deres kort. "Ok" betyder, at der er tilmeldt et kort og at kortet stadig er gyldigt. \ Hvis status er ok, men der ikke er trukket penge ved betalingsfristen, så kan det skyldes en fejl i opsætningen i Medlemsservice - bed betaleren om at tilmelde sit kort igen.\ Det kan også skyldes, at der ikke er dækning på kortet. Her er det bedst at gå direkte til en mundtlig dialog om hvordan der bliver betalt denne gang og i fremtiden.

Undersøg hvornår der sidst er sendt en automatisk påmindelse

Tag udgangspunkt i Kontingent oversigten (Se trin 1-2) Tryk på medlemmet.

Gå til fanen "Kontingent & bidrag" og se hvilket navn, der står i feltet "betaler".

Gå til fanen "Pårørende".\ Tryk på "Gå til pårørende" ud for den pårørendes navn.

Nu er du på den pårørendes stamkort. I besked-loggen kan du se de mails, der er afsendt. I dette eksempel er den sidste påmindelse sendt for 10 dage siden.\ Der er også sendt en for 21 dage siden.

Gå tilbage til medlemmet ved at trykke på navnet i den blå linje.

Gensend en kontingent-faktura

Tag udgangspunkt i Kontingent oversigten (Se trin 1-2) Gå til medlemmets stamkort.\ Gå til fanen "Kontingent & bidrag".

Gå ned under afsnittet "Kontingent opkrævet" tryk på "Åbn faktura" ud for den faktura, som du gerne vil gensende.

Tryk på "Send & print"

Fjern fluebenet i "Udskriv" med mindre du ønsker at downloade fakturaen som en PDF på din pc. Ret evt. i teksten i mailen. Tryk på "Send"

Find betalingslinket til en faktura

Tag udgangspunkt i Kontingent oversigten (Se trin 1-2) Gå til medlemmets stamkort.\ Gå til fanen "Kontingent & bidrag".

Gå ned under afsnittet "Kontingent opkrævet" tryk på "Åbn faktura" ud for den faktura, som du vil finde linket til.

Dette link er betalingslinket til lige netop den faktura. Du kan kopiere linket og sende det til forældrene fra dit private mailprogram, i en SMS eller lignende.

Send mail med Tips & tricks nr. 28 til medlemmernes forældre

Tag udgangspunkt i Kontingent oversigten (Se trin 1-2)\ Sæt flueben ud for de medlemmer, som du vil sende mail til. Tryk Handling > Send mail

I nederste højre hjørne kan du skifte mail-skabelon. Vælg fx skabelonen "Her er en vejledning til at betale kontingent"

Ret evt. i mailen. Tryk "Send".

Send SMS'er

Tag udgangspunkt i Kontingent oversigten (Se trin 1-2)\ Sæt flueben ud for det medlem, som du vil sende en SMS til. Tryk på Handling > Send SMS

Husk at sætte flueben i "Pårørende".\ Skriv teksten i feltet "Indhold". Her kan du se et eksempel på en tekst. I feltet "Planlagt udsendelse" kan du sætte en fremtidig dato. Brug den funktion, hvis du sidder og arbejder på et tidspunkt af døgnet, hvor du ikke har lyst til at sende SMS'er. Hvis feltet er tomt, så sendes beskeden med det samme. Tryk på "Send SMS"

Muligheder uden for Medlemsservice

Print Tips & Tricks nr. 28 ud og giv den med barnet hjem fra spejder.

Ring eller send SMS'er fra din egen telefon.

18/6-24\ Monica Ingerslev