Tips & Tricks nr. 64 Sådan håndteres tilbagebetaling af arrangementsbetalinger

Nogle gange melder en deltager fra og vi vil tilbagebetale deltagerafgiften. Andre gange må vi aflyse et helt arrangement og tilbagebetale alle deltagere. Arbejdsgangen er den samme: Ret deltageren til Afmeldt, opret en kreditnota ud fra deltagerens arrangementsfaktura, udbetal beløbet i netbanken og udlign udbetalingen i banken med den åbne kreditnota.

Monica Ingerslev
17 steps
2 minutes

Pigespejder

"Aflys" et arrangement

Der er ikke en fast regel for, hvordan aflyste arrangementer skal håndteres. I det følgende er det foreslået at redigere titlen på arrangementet og afmelde alle deltagere.

Gå ind under Arrangementer og tryk ind det pågældende arrangement.\ Tryk "Rediger"

Indsæt teksten 'Aflyst' foran arrangementets navn. På den måde kan I huske at arrangementet blev aflyst og I kan søge efter aflyste arrangementer i oversigten. Sæt prik i "Kladde", så der ikke er flere der får tilmeldt sig arrangementet. Tryk "Gem"

Afmeld deltagere

Du kan gøre det for én eller flere deltagere.\ Du skal naturligvis gøre det for alle deltagere, hvis selve arrangementet er aflyst.

Gå ind på Deltagere

Ret status til "Afmeldt" ud for den deltager, som det gælder.

Dan kreditnotaer

Gå ind på "Faktura oversigt"

Tryk på den person, som du vil oprette en kreditnota for og tryk videre ind på fakturaen.

Tryk på "Tilføj kreditnota"

Udfyld feltet "Årsag", så du selv (og revisoren) kan se, hvorfor fakturaen er krediteret.\ Sæt prik i "Specifik", hvis du selv vil vælge en kreditnotadato. Udfyld "Kreditnotadato"\ Sæt prik i "Journal Postering Dato", hvis kreditnotaen skal have samme dato som den oprindelige faktura.\ Lad "Anvend specifik journal" stå til den foreslåede journal (titlen er forskellige fra organisation til organisation) Tryk "Tilbagefør".

Nu står du på en kreditnota-kladde.\ Du kan rette i beløb og andre oplysninger ved behov.\ Når alt står som ønsket, så tryk "Bekræft"

Ny er kreditnotaen bogført.\ Hvis du ønsker at sende en mail med kreditnotaen som en vedhæftet PDF, så tryk "Send & print".\ Hvis du ikke ønsker at sende kreditnotaen, så skal du ikke trykke på noget.

På din regnskabsforside kan du se, at du har en ubetalt faktura med negativt fortegn. \ Det er den kreditnota, som du netop har dannet.

Udbetal beløbet i foreningens netbank. Der er ingen mulighed for at foretage udbetalingen via Medlemsservice.\ Der er ingen mulighed for at tilbagebetale til det kort, der er benyttet ved tilmelding.\ Der er kun den mulighed, at du modtager registreringsnummer og kontonummer fra deltageren (eller forældrene) og udbetaler beløbet i foreningens netbank.

Udligning af kreditnota

Kreditnotaerne udlignes ved næste bankimport.\ \ Tryk på "Afstem X postering(er)"

Tryk på linjen med udbetalingen.

Tryk på linjen med den åbne kreditnota.\ Brug evt. søgefeltet til at finde den rigtige kreditnota.

Tjek, at du har valgt den rigtige.\ Tryk "Validér"

22/7-25\ Monica Ingerslev