Tips & Tricks nr. 78 Sådan godkender du udlæg for en national arbejdsgruppe/arrangement

Frivillige i den nationale organisation kan få refunderet udgifter til transport og andet i forbindelse med møder osv. Denne vejledning er til dig, der skal godkende et udlæg for en anden frivillig. Har du selv udlæg, så se i Tips & tricks nr. 35b, hvordan du sender dem ind.

Monica Ingerslev
|
11 steps
|
37 seconds

Steingabelgaard

Log ind i Medlemsservice

Tryk på ikonet for "Aktiviteter" oppe til højre i den blå bjælke.\ Tryk på "Expense Report".

Tryk ind på det udlæg, som du vil håndtere.

Du skal kontrollere alle oplysninger. Særligt:\ Medlem: Er det en person, der gerne må indsende udlæg?\ Udlægsenhed: Er det den rigtige projektgruppe/styregruppe/arrangement?\ Udgiftsdato: Er det den rigtige dato (sådan ca.)?\ Produkt: Er der valgt det rigtige produkt i forhold til jeres budget?\ Bilag: Tryk på lup-ikonet for at se det billede, som er vedhæftet. Tjek, at oplysningerne, særligt pris, stemmer med det indtastede. Tryk på "Detaljer" for at se mere.

Tjek, at Dimension er angivet korrekt i forhold til jeres budget. Ved kørsel:\ Tjek, at der er tastet de korrekte adresser (sådan ca.) Gå tilbage ved at trykke i den blå musesti ("hjemtur i regnvejr")

Tryk på "Godkend", "Anmod om ændring" eller "Afvis". Du skal afvise udlægget, hvis: - Udgiften ikke er brugt på det arrangement eller møde, som der påståes og den frivillige ikke skal have pengene refunderet. Du skal anmode om ændring, hvis: - Der er så mange fejl i indtastningen, at personen må gøre et nyt forsøg.\ eller - Der mangler et billede af et fysisk bilag og dette ikke er aftalt med bogholderiet. Du skal godkende udlægget, hvis: - Udgiften stemmer med jeres budget/regnskab. - Der er et vedhæftet billede og alle oplysninger er korrekte. - Der er et vedhæftet billede og alle oplysninger er næsten korrekte (og det er nemt for dig at beskrive rettelsen)

Uanset, om du godkender eller afviser udlægget, så skal du skrive en kommentar. Når du afviser et udlæg, så skriv tydeligt hvorfor. Skriv tydeligt, om udlægget afvises, fordi udgiften ikke hører til projektgruppen/arrangementet eller om udlægget afvises, fordi indtastningen er fuld af fejl. Når du godkender et udlæg, så skriv tydeligt, hvis der skal rettes småting, fx "Ret dimension fra X til Y" Tryk på "Comment"

Nu forsvinder knapperne til at godkende/afvise. \ Du kan se, at udgiftsrapporten stadig afventer godkendelse, fordi det er sendt videre til næste godkender.

Du kan se processen for udlægget, ved at trykke på "Reviews".\ Her kan du se, hvem der yderligere skal godkende udlægget.

Du kan nu logge af.

Tak for indsatsen! 22/5-25\ Monica Ingerslev