Tips & tricks nr. 34b Sådan opretter du kørselsprodukter i udlægsmodulet

Læs Tips & tricks nr. 34a for almindelige udlæg. Det er op til den lokale gruppe/kreds, hvordan I håndterer refusion af kørsel i egen bil. Udlægsmodulet kan bruges til at håndtere kørselsrefusion. Den lokale kasserer skal sætte det op og her kan du se hvordan.

Monica Ingerslev
30 steps
2 minutes

Steingabelgaard

Gruppen/kredsen benytter ikke kørselsrefusion

Gå til foreningens stamkort ved at trykke på navnet.

Gå til fanen "Økonomi"

Tjek, at der ikke er flueben i "Tilladte kørselsprodukter".\ Tryk "Gem"

Gruppen/kredsen benytter kørselsrefusion med samme takst som landsorganisationen

Det er muligt at benytte en kopi af det centrale kørselsprodukt. Så er satsen den samme som for nationale frivillige og beløbet bliver automatisk opdateret hvert år.

Gå til Regnskab > Kunder > Varer

Tryk på produktet "Kørselsgodtgørelse (central)"

Tryk på "Rediger konti"

Sæt konti som du ønsker, at udgifter til kørsel skal bogføres i dit regnskab.\ Tryk "OK"

Nu er (en kopi af) det centrale kørselsprodukt tilpasset til brug hos jer.\ De næste trin viser, hvordan du slår det til for jeres frivillige.

Gå til Medlemmer > foreningens stamkort.

Gå til fanen "Økonomi"

Ud for "Tilladte kørselsprodukter" skal du sætte flueben i "Kørselsgodtgørelse (central).\ Tryk "Gem"

Gruppen/kredsen benytter kørselsrefusion med sin egen takst

Gå til Regnskab > Kunder > Varer

Tryk på "Opret"

Giv satsen et navn

Sæt flueben i "Er kørselsprodukt"

Gå til fanen "Attributes & Variant".\ Tryk på "Tilføj en linje"

Sæt Egenskab til "År".\ Sæt Værdier til fx "2025"\ Vælg fra listen, skriv ikke selv. Tryk Gem.

Tryk på "Konfigurer"

Tryk på beløbet i "Værdi pris ekstra"

Sæt "Værdi pris ekstra" til det beløb, som I vil refundere pr. km. Tryk "Gem"

Gå tilbage ved at trykke på satsens navn.

På fanen Generelle oplysninger skal du sætte Salgspris til 0,00.\ Tryk "Gem"

På fanen Regnskab angiver du hvilken konto, kørsel skal bogføres på. Tryk "Gem"

Du kan evt. oprette en konto specifikt til kørsel. Det skal gøres på forhånd via kontoplanen. Følg Tips & tricks nr. 20.

Opdatering af kørselsprodukt når kørselstaksten ændrer sig

Hvert år reguleres kørselstaksten i Landsorganisationen\ Hvis I også regulerer jeres takst skal der tilføjes en ny værdi på linien med år\ Når du klikker på Konfigurer så angiver du taksten for de pågældende år

Der skal altså ikke oprettes flere linier

Nu er der oprettet et lokalt kørselsprodukt.\ \ De næste trin viser, hvordan du slår det til for jeres frivillige.

Gå til Medlemmer. \ Gå til foreningens stamkort ved at trykke på navnet.

Gå til fanen "Økonomi"

Sæt flueben ud for den eller de satser, der skal være tilgængelige for jeres frivillige. Tryk "Gem"

Du kan oprette lige så mange satser, som I har brug for. Alle jeres frivillige vil kunne vælge mellem alle de satser, der er flueben i.

Sådan ser det ud for de frivillige

Den frivillige trykker på "Udlæg"

Tryk på "Tilføj kørselsbilag"

Den frivillige taster adresser og andre oplysninger.\ Systemet beregner selv den samlede pris.\ Tryk "Gem"

Udlægget sendes ind og behandles på samme måde som almindelige udlæg. Se Tips & tricks nr. 35 og 36 for mere info.

26/5-2025\ Monica Ingerslev