Vrijwilligerswerk en -teams (ESC51): Beneficiary Module

Deze handleiding legt uit hoe je vrijwilligers en begeleiders toevoegt in de Beneficiary Module. Om hun registratie in de module te vervolledigen moet je de drie stappen volledig doorlopen.

JINT vzw
|
23 steps

Europa

Surf naar <https://webgate.ec.europa.eu/erasmus-esc/home/>

Klik links onder 'Projects' op 'My Projects' en ga naar het juiste project.

1. Activiteit toevoegen

Klik op "Activities" om een activiteit toe te voegen.

Klik op "Create".

Selecteer een ID voor de activiteit. Welk nummer je hier kiest maakt niet veel uit, kies een nummering die voor jou logisch is.

Selecteer bij 'Activity type' over welke soort activiteit het gaat: 'individual volunteering' of 'volunteering teams'

Vul de titel en de beschrijving aan. De beschrijving hoeft niet uitgebreid te zijn, dit is eerder voor jezelf.

Selecteer de gastorganisatie waar de jongere terecht zal komen. Gaan vrijwilligers bij verschillende organisaties aan de slag? Dan zal je per organisatie een activiteit moeten aanmaken.

Vink de juiste locatie aan.

Klik op 'save' om de activiteit op te slaan.

2. Deelnemers en begeleiders toevoegen

De volgende stap is om elke vrijwilliger en eventuele begeleiders toe te voegen in de BM. Klik hiervoor op 'Participants'.

Klik op 'Retrieve participant(s) from EYP'. De vrijwilligers die in PASS een offer aanvaard hebben zullen nu automatisch worden toegevoegd aan de BM.

Wil je een begeleider toevoegen? Klik dan op "+ Create" in plaats van "Retrieve participant(s) from EYP". Je vult alle gegevens dan handmatig in.

Eens de vrijwilliger verschijnt in de lijst, moet je nog een aantal gegevens aanvullen. Klik hiervoor op het potloodje naar de vrijwilliger.

3. Participations

Vervolgens moet je elke vrijwilliger linken aan een activiteit. Op die manier creëer je 'Participations'. Pas wanneer zo'n 'Participation' volledig is, verschijnt het budget in de BM. 'Participations' creëer je in het tabblad 'participants'.

Zorg er voor dat alle velden zijn ingevuld bij 'Details' in het tabblad links. Als dat niet het geval is zal je een foutmelding krijgen bij het creëren van 'participations.' Hoe je dat tabblad invult zie je [hier](https://scribehow.com/shared/Vrijwilligerswerk_en_teams_ESC51_Beneficiary_Module__details_aanvullen__fSNYrleqTxCsYTgZ5es2FA).

Daar klik je naast een vrijwilliger op de gele cirkel om die te selecteren.

Scroll nu naar boven, je ziet de vrijwilliger(s) die je selecteerde verschijnen in de tabel boven het overzicht met alle vrijwilligers.

Klik daar op "+ Add participation"

Je krijgt nu een lijst van alle activiteiten die je toevoegde bij 'Activities'. Selecteer de juiste activiteit.

Tip! Je kan meerdere vrijwilligers tegelijk selecteren (stap 16). Die kan je dan met één klik aan dezelfde activiteit toevoegen.

Er wordt nu een 'participation' gecreëerd. Vul alle verplichte velden in en klik op 'save'.

In het tabblad "Participations" zie je een overzicht.

Als je helemaal naar rechts scrollt zie je als de participations volledig is of niet (onder 'complete'). Wanneer deze volledig is, verschijnt het budget van deze vrijwilliger onder 'total grant'.

In het tabblad budget zie je het totale budget van alle 'participations' opgeteld.