Installare l'app e registrare le spese dei mandanti

Come funziona l'app per i fiduciari, inclusa la scelta dell'utente mandante.

Mike Schälchli
26 steps
11 minutes

Vada su www.expensly.ch

Scorra fino a "Lösung" (Soluzione) e scelga il link App Store o Google Play Store

Nell'App Store, tocchi il pulsante di installazione

Nel Google Play Store, tocchi il pulsante di installazione

Acceda con la Sua e-mail e la Sua password. Non ha ancora un account? "Registrieren" (Registrarsi) apre la registrazione su web.expensly.ch.

Primo accesso dopo un invito: acceda con la password temporanea ricevuta per e-mail, poi inserisca nome, cognome e una nuova password (min. 12 caratteri, maiuscole e minuscole, numero, carattere speciale) e tocchi "Passwort ändern" (Cambia password).

Expensly si carica. Al primo avvio l'app chiede il permesso di inviare notifiche push, alla prima scansione l'accesso alla fotocamera. Consenta entrambi.

**Solo con rimborso:** se la Sua azienda rimborsa le spese tramite Expensly, appare una sola volta la schermata "Rückvergütung Zahlungsangaben" (Dati di pagamento per il rimborso). Inserisca il Suo IBAN e il Suo indirizzo e tocchi "Speichern" (Salva). Senza questi dati non è possibile avviare alcun rimborso.

**Solo se appare questo messaggio:** "Zahlungsdetails aktualisieren" (Aggiorna i dati di pagamento) significa che il periodo di prova o l'abbonamento dell'organizzazione è scaduto. Il responsabile dell'organizzazione deve inserire i dati di pagamento su web.expensly.ch.

Come fiduciario, selezioni prima l'utente del mandante di cui registra le spese: tocchi il cerchio in alto a destra.

Poi tocchi il pulsante "Alle Benutzer" (Tutti gli utenti)

Selezioni l'utente a nome del quale registrare le spese. In seguito il menu mostra il nome dell'utente al posto di "Alle Benutzer". Se tocca un tipo di spesa senza aver scelto un utente, appare "Bitte wähle zuerst einen Benutzer aus." (Selezioni prima un utente).

In "Ausgabe erfassen" (Registra spesa) tocchi il tipo di spesa corrispondente.

Nella finestra "Beleg erfassen" (Registra ricevuta) scelga "Dokument scannen" (scansione con la fotocamera), "Aus Dateien wählen" (selezione dai file, PDF o immagine) oppure "Aus Galerie wählen" (selezione dalla galleria foto).

Appoggi la ricevuta su una superficie a contrasto. Lo scanner la riconosce automaticamente (cornice blu) e la acquisisce, altrimenti tocchi il pulsante di scatto.

La pagina acquisita appare in basso a sinistra. Ricevute di più pagine: scansioni le pagine successive, vengono riunite in un unico PDF. Tocchi il segno di spunta in alto a destra per terminare.

Verifichi o modifichi il tipo di spesa (già preselezionato). Se la Sua azienda utilizza dei riferimenti, ne scelga uno in "Referenz (Kunde, Ort, etc.)".

Inserisca una descrizione (obbligatoria, max. 80 caratteri) e tocchi "Weiter" (Avanti). Durante la lettura della ricevuta appare il messaggio "Transaktion wird analysiert" (La transazione viene analizzata).

Verifichi che data, importo totale e aliquota IVA siano stati letti correttamente.

Qui è possibile modificare importo e valuta

**Solo con il metodo effettivo:** qui è possibile modificare l'aliquota IVA. Il campo è nascosto se la Sua azienda applica il metodo delle aliquote saldo (Saldosteuersatz).

**Facoltativo, seconda aliquota IVA:** tocchi "Steuersatz hinzufügen" (Aggiungi aliquota) per aggiungere una seconda aliquota (ad es. albergo con colazione).

**Solo con due aliquote IVA:** se necessario, la seconda aliquota può essere modificata nel menu a tendina, al massimo due aliquote IVA per ricevuta.

**Solo con due aliquote IVA:** inserisca l'importo della prima aliquota, la seconda viene calcolata automaticamente. La somma deve corrispondere all'importo totale.

Per completare la registrazione, tocchi il pulsante "Erfassen" (Registra)

Se tutto ha funzionato, appare il messaggio "Transaktion wurde verbucht" (Transazione contabilizzata). Trova le Sue transazioni anche su web.expensly.ch. Maggiori informazioni nella guida «Login web e funzioni per i fiduciari».