Guide de demarrage HAMS (FR)

Dans ce guide de démarrage, nous vous donnons un aperçu des différentes fonctionnalités au sein de HAMS.

Pour vous soutenir au mieux, nous partageons ce guide de démarrage. Il est possible que ce guide ne soit pas encore complet, nous sommes en train de le mettre à jour

CONNEXION À HAMS :

À l'aide du guide étape par étape ci-dessous, vous pouvez voir comment vous connecter au système.

Que faire en cas de problèmes ? Si vous rencontrez des problèmes pour vous connecter à HAMS, voici quelques choses que vous pouvez essayer : Vérifiez si vous utilisez le bon nom d'utilisateur et mot de passe. Faites attention aux majuscules et minuscules. Effacez l'historique et les cookies de votre navigateur, puis réessayez. Essayez un autre navigateur internet. Si le problème persiste, contactez l'administrateur du programme HAMS à l'adresse [email protected].

TABLEAU DE BORD

Une fois que vous êtes connecté à HAMS, vous accédez automatiquement à l'écran principal. Dans la partie gauche de l'écran, vous trouverez une barre de navigation. L'écran principal est appelé "Tableau de bord"

L'objectif du tableau de bord est de fournir à l'utilisateur un résumé succinct de ce qui est important pour vous en tant qu'utilisateur.

Il est important de savoir que nous utilisons un code couleur dans le tableau de bord :

• Les éléments qui nécessitent votre attention sont en rouge.

• Les éléments qui sont avertis sont en orange.

• Les éléments qui se déroulent normalement sont en bleu ou gris.

COMPOSANTS DE TABLEAU DE BORD

1 - Les rendez-vous d'aujourd'hui

/Pour l'intégration du calendrier, nous travaillons en collaboration avec ROSA (http://www.rosa.be). Une fois ce composant mis en place, les rendez-vous seront affichés dans la section "Rendez-vous aujourd'hui" du menu de navigation. Pour utiliser et configurer le calendrier, rendez-vous dans le dossier de la section "Barre de navigation - Horaire".

2 - Les notifications

Dans cette matière, des notifications seront affichées qui nécessitent votre attention.

3 - Software

Ce composant affiche les notifications concernant les logiciels externes. Cela peut inclure, par exemple, le logiciel externe pour le lecteur de carte d'identité électronique (eID) ou le logiciel d'intégration NOAH. Les notifications fournies concernent l'installation ou une mise à jour disponible pour ces modules logiciels. Ces logiciels externes sont facultatifs à installer. Si vous ne les installez pas, veuillez noter que : - Vous ne pourrez pas lire les cartes d'identité électroniques. - Vous ne pourrez pas créer ou modifier d'actions NOAH. Nous vous conseillons d'installer ces logiciels pour tirer le meilleur parti de HAMS.

4 - Liens Utiles (INAMI)

Avec ce raccourci pratique, vous pouvez accéder rapidement au portail de l'INAMI et aux dernières circulaires concernant l'audiologie.

5 - En cliquant sur l'icône "casque audio", vous pouvez trouver nos coordonnées de support et contacter notre service client.

6 - À travers l'icône "Cloche", vous pouvez voir les dernières notifications.

7 - À travers l'icône "Profil", vous pouvez consulter et modifier votre profil utilisateur, ainsi que vous déconnecter.

8 - Quick links & KPI's

vous pouvez voir un aperçu des demandes en cours, de remboursement d'assurance (Demandes d'AA), des ventes et des propositions de règlement. La flèche bleue dans le coin supérieur droit sert de lien rapide vers cette section du logiciel.

Les KPI (indicateurs clés de performance) affichent les ventes, les nouveaux patients, les demandes de remboursement d'assurance en cours et les livraisons des 30 derniers jours.

PATIENTS

Le menu 'Patients' est une liste de tous vos patients. Vous pouvez également créer de nouveaux patients, filtrer et exporter des listes.

Via ce menu, vous pouvez accéder à l'écran de détails du patient en cliquant.

Le guide étape par étape ci-dessous vous montre ce que vous pouvez faire dans le menu des patients.

COMMANDES

Dans le menu "Commandes", vous pouvez passer des commandes auprès de vos fournisseurs. Une fois qu'une commande est livrée, vous devez également accéder à ce menu pour enregistrer la livraison.

Si des commandes sont attribuées à des patients, vous pouvez également les retrouver via l'écran de détails du patient. Dans le guide ci-dessous, vous trouverez les différents écrans du menu et ce que vous pouvez y faire.

CATALOGUE DE PRODUITS

Dans le menu du catalogue de produits, vous pouvez retrouver tous les articles créés.

Vous pouvez également définir un nouvel article ici. Vous avez la possibilité de créer à la fois des produits tangibles et intangibles (services).

Dans le guide étape par étape ci-dessous, nous vous expliquons les différents champs du menu et à quoi ils servent.

PRETS

Dans le menu des prêts, vous trouverez tous vos prêts en cours. Vous pouvez également commencer de nouveaux prêts. Les prêts que vous démarrez ici sont ceux des prêts d'appareilles demo, des remplacements, des accessoires (par exemple)

Pour les appareils pour lesquels une contribution de l'assurance sera versée, vous devez démarrer une demande dans le menu "Demandes d'allocation de l'assurance". Les prêts démarrés là-bas sont également visibles dans le menu "Prêts".

Vous trouverez ci-dessous un guide étape par étape de ce que vous pouvez faire dans le menu de prêt :

REPARATIONS

Dans le menu des réparations, vous pouvez créer des réparations pour des patients ainsi que des réparations en vrac. Le menu des réparations offre un aperçu de toutes vos réparations enregistrées. Vous pouvez rapidement accéder aux détails d'une réparation en cours en cliquant dessus dans ce menu.

Voici ce que vous pouvez faire dans ce menu :

DEMANDE D'ARTICLES

Attention, ce menu n'est pas activé dans tous les environnements HAMS.

Ce menu est utilisé lorsque du personnel administratif est employé , pour traiter les commandes. Le menu des demandes d'articles peut donc être considéré comme des réservations/commandes internes.

Dans ce menu, toutes les demandes sont collectées, puis on peut ensuite attribuer ces articles depuis le stock ou commander de nouveaux produits auprès des fournisseurs.

Vous trouverez ci-dessous un guide détaillant tout ce que vous pouvez faire dans ce menu :

DEMANDE D'ALLOCATION D'ASSURANCE

Dans le menu "Demande d'allocation d'assurance", vous pouvez trouver une liste de toutes vos épreuves pour lesquelles une demande d'allocation d'assurance peut être demandée.

Cette liste peut être utilisée pour exporter des données de vos épreuves afin de réaliser certaines analyses sur celles-ci.

De plus, dans ce menu, vous pouvez également modifier les paramètres par défaut et démarrer une nouvelle demande d'indemnisation d'assurance.

Dans le guide ci-dessous, nous passerons en revue les différents boutons et fonctionnalités :

GESTION DE STOCK

Sous le menu de gestion des stocks, vous pouvez trouver toutes les informations relatives à votre stock, y compris le catalogue de produits décrit ci-dessus.

En audiologie, la consignation est largement utilisée. Le flux d'achat des aides auditives suivi dans HAMS est adapté à cela, ce qui signifie qu'un appareil commandé et livré n'est pas immédiatement enregistré comme acheté dans HAMS.

Vous pouvez saisir la date de retour d'un produit afin de pouvoir le retourner au fabricant dans le délai convenu. Cela signifie donc que pour les aides auditives, vous devez effectuer les actions suivantes :

• Passer commande auprès du fournisseur

• Enregistrer la livraison dans votre centre auditif

Retourner ou acheter chez le fournisseur

Dans les parties suivantes, nous décrivons ce que vous pouvez faire dans les écrans de gestion des stocks.

FINANCIER

Sous le menu "Financier", vous pouvez trouver tout ce qui concerne les aspects financiers de votre entreprise. Toutes les actions et transactions effectuées au cours des processus aboutiront à des données dans ce menu.

Le menu est subdivisé en Devis, Ventes, Achats, Comptes clients, États récapitulatifs, Comptes fournisseurs, Paiements, Commissions, Encaissements journaliers et le journal de caisse.

Dans les guides pas-à-pas ci-dessous, nous vous montrons tout ce que vous pouvez faire dans les différents menus :

INTÉGRATION PEPPOL

Dans le menu « Intégrations », vous pouvez retrouver l’intégration Peppol.
En Belgique, la facturation B2B via Peppol devient obligatoire à partir du 01/01/2026.
Au niveau européen, l’obligation générale s’applique à partir du 01/07/2030.

Peppol augmente l’efficacité grâce à l’automatisation de la facturation et à la rapidité du traitement. Il s’agit d’une méthode standardisée qui permet un échange fluide des documents, tant entre entreprises qu’entre pays.

Que pouvez-vous faire dans le menu d’intégration « Peppol » ?

Comment activer la connexion Peppol ?